知识经济时代背景下建立名中医档案的意义及方法探析

徐莉娅　陈燕溪　杨林芬

云南省中医医院，云南　昆明　650021



知识经济时代背景下建立名中医档案的意义及方法探析

徐莉娅陈燕溪*杨林芬

云南省中医医院，云南昆明650021

【摘要】名中医档案是名中医在社会活动中直接形成的原始记录，建立名中医档案，既有利于名中医学术经验的全面继承和创新，又有利于中医文化的传承，还为中医药事业的发展提供了宝贵的历史资料，针对名中医档案工作中存在的宣传力度不够、档案意识不强、制度不健全等问题，要从宏观和微观两方面予以解决，做好名中医档案的收集整理与开发利用，充分发挥名中医档案的价值。

【关键词】名中医档案；收集整理；开发利用

在知识经济时代，知识和人才成为最大的资产和发展推动力，医院的创新和发展关键在于人才，对学术造诣精湛、实践经验丰富的名中医的学术继承和发扬是医院业务发展的重要推动力。通过做好对名中医档案的收集、整理、开发利用工作，不仅有利于名中医学术经验的全面继承和创新，更能让年青一代在业务治学精神上得到帮助和激励，强化中医药文化传承。

1建立名中医档案的必要性

名中医，顾名思义即有名的中医，指多年从事中医临床工作，具备深厚的中医药理论造诣,学术思想或技术经验独到,技术精湛,年诊治人数在当地领先,临床疗效突出、经验丰富，在群众中享有较高声誉的中医药人员。名中医档案，是指名中医在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。它记载了名中医在从事治病救人、科学实践等各种活动的情况、成果、经验和教训，是医疗活动的重要参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材。中医院作为科技事业单位，名中医是中医院发展的重要生产要素，对提升医院社会效益和经济效益，助推医学事业发展具有重要意义[1]。

1.1有利于扩大医院知名度，提高医院核心竞争力一方面，市场竞争首先是人才的竞争，面临医疗卫生体制改革的严峻挑战，医院在人才争夺、设备竞赛、服务出新等方面的竞争日益激烈，通过展示记录名中医精湛技术和高尚医德的名中医档案，宣传医院，利用名人效应树立医院在广大患者中的良好形象和信誉，进而扩大医院的知名度，吸引患者前来就医。另一方面，在名中医档案资料的收集、整理过程中，进一步调动医务人员钻研业务的积极性，激励他们不断提高医术、医德和服务态度，满足患者身心健康的需求，形成比学赶超、见贤思齐的良好氛围，从而促进广大医务人员医疗技术、医德医风的提高，提高医院的竞争力。

1.2有利于中医药学历久弥新,永葆活力名中医是将中医药学基本理论、前人经验与当今实践相结合,解决临床疑难问题的典范,代表着当前中医学术和临床发展的最高水平,他们的临床思维模式、诊疗规律和经验是中医药学术特点、理论特质的集中体现。与浩繁古板的古籍文献相比,他们的经验更鲜活生动,更具有现实的指导意义。通过建立名中医档案，便于研究与继承其临床经验和学术思想。使名中医医德医风、医方医术、医学思想得到继承和发展，世代相传。

1.3是抢救保护珍贵医疗资源的有效途径名中医档案是个人、 医院和国家重要的知识、文化资源，通过收集、整理名中医参与医疗等社会活动的资料，进行规范化管理和有效的开发利用，实现名中医档案的社会价值，有利于避免宝贵医学资源的散失。

1.4是教学和科研活动的重要查考资料一方面，当代名中医是中医药学术发展的杰出代表, 是联系中医传统和现代发展的灵魂,名中医丰富的临床经验不仅能丰富中医学的理论体系,还能推动中医药学术进步，名中医的经验传承是培养和造就新一代名中医的重要途径，名中医档案的建立有利于通过多种方式和途径，开展针对社会不同群体传统文化的教育,引导全社会重新认识民族文化的重要价值；另一方面，中医学科研档案作为一种信息资源，在中医药科研中发挥了不可估量的作用，名中医档案的建立有利于扩充这一资源库。开发利用名中医档案，还可为现实研究工作提供可靠借鉴，不断完善研究成果，提高科研水平。

1.5为编史修志提供丰富详实的素材通过名中医档案，不仅能了解名中医的成长过程、名中医学术方法、学术精神和学术思想，还能知晓某医院或某学科从无到有逐渐发展壮大的历程，以及历届医院领导的管理思想，可为是编史修志提供丰富翔实的素材。

2名中医档案建立过程中存在的主要问题

2.1宣传力度不够，归档意识不强目前多数医院宣传名中医主要是为了发挥名医效应，扩大医院的知名度，名中医档案只是老中医个人信息、获得荣誉的简单记录，反映名中医医疗学术、科研成果方面的文字和实物资料, 大部分由本人保管。随着时间的流逝, 这些体现着他们学术思想和诊疗水平, 同时也反映着医院科研管理水平的珍贵资料也随之丢失。加之单位对名老中医档案重要性的宣传力度不够，造成归档意识不强，且出于“个人财产”、“知识产权”等方面的考虑，名中医不愿意或不主动将珍贵资料交档案部门保管，使名中医档案的建立较困难。

2.2归档制度不健全，归档资料不齐全完整名中医档案内容丰富多样，包含了老中医参与公务活动、私人活动中的资料。由于目前多数医院关于名中医归档方面的制度不健全，对名中医的归档范围、归档时间、归档要求没有作出明确规定，对已故名中医的临床经验、秘方从来没有进行收集、整理,造成大量宝贵经验财富的丢失及断代。名中医档案及医院其他档案里也没有他们的学术思想、临床经验、师带徒、专病专方、中医手法治疗、科研等资料;退休名中医也没有名中医档案。

2.3征集方式单一，调查和指导不够多数档案管理部门在名中医档案收集过程中，主要采用“坐等上门”的方法，积极主动服务、调查“开源”不够，而名中医档案“私有”的特殊性，使“坐等”这种服务态度很难达到预期目的，使档案收集更为困难；医院领导对名中医档案建立的重视程度不够，调研指导较少，人力、物力、财力投入不足。

2.4开发利用不足，不利于发挥中医人才资源的价值在宣传名中医,开发中医医疗技术、专方、秘方和科研等方面没有充分利用名中医档案资源, 一定程度上影响了名中医人才资源和重要作用的发挥。

3名中医档案收集整理的方法步骤

3.1宏观对策

3.1.1加大宣传力度，增强档案意识一方面，充分利用医院网站、宣传栏、微信等平台，大力宣传建立名中医档案的必要性和重要意义，增强广大职工、名中医的档案意识，积极配合做好建档工作；另一方面，加强名中医档案的收集、整理、编研和开发利用，通过展板、医院网站、微信等展示名中医档案整理成果，使名中医感到“交出的少，得到的多”，从而更乐于归档，这对收集工作非常有利。

3.1.2建立健全管理制度，加大投入，改善管理条件一方面，各级各类医院要根据国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》、《机关档案工作条例》等指导性法规，结合名中医档案性质及医院实际，制定切实可行的名老中医档案归档制度、名中医档案管理办法，对归档范围、归档时间、归档要求、所有权保护、利用权限定等做出明确规定，使名中医档案的收集、整理、保管和利用工作有章可循、有法可依，维护好名中医权利。另一方面，医院领导要重视名老中医档案的建立工作，加大资金投入，从硬软件配置、人员配备等方面为名中医档案的建立提供支持和保障，改善名中医档案管理条件。

3.1.3转变方式，积极征集，确保归档材料齐全完整一方面，档案管理部门在收集名中医档案资料过程中，要持积极的态度，主动“开源”，不断丰富馆藏；另一方面，关注名中医信息，加强与名中医及其家属的沟通联系，向他们宣传相关法律法规以及建立名中医档案的重要意义，必要时，邀请他们参观档案库房，使其了解档案保管的安全性、保密性，消除疑虑，增强他们移交档案资料的积极性、主动性和自觉性。此外，档案管理部门还可采取抓典型、以点带面的方法进行征集，如可选择一两名影响较大的名中医，为他们建立齐全完整的档案，发挥引领和示范作用，促使其他名中医积极主动投入到名中医档案建立工作中来。

3.2微观对策

3.2.1界定建档对象收集名中医档案资料的前提是要确定具体的征集对象，医院要根据所在省、市的《名人档案管理办法》，制定详细可行的名中医档案征集管理办法，成立名中医鉴定委员会，准确界定名中医，一般名中医的范围包括为中医药事业建设和发展做出突出贡献的中医医生；获得国家级省市级名中医称号的中医医生；享受国务院特殊津贴的中医医生；在社会上公认的、深受患者欢迎的专家；学科带头人，在中医学某个领域有着较高造诣，技术精湛，医德高尚的人员等。

3.2.2明确收集范围收集是名中医档案工作中极为重要的一个环节，为名中医档案工作提供实际的管理对象。名中医在工作、学习、生活中直接形成的，具有查考利用价值的各种载体的材料均应列入搜集范围，根据人物全宗内档案的分类，名中医档案收集范围主要包括以下十个方面：①生平传记材料类：反映名中医一生经历及其主要活动的材料，如自传、履历表、回忆录、日记等。②学术成就类：如科研课题和成果、著作、学术论文、科普文章、译文、名中医的医案原稿、手稿、讲稿、讲义、工作总结、学术报告等。③国际交往类：反映名中医参加国际交往活动的文字材料和音像材料，如出国访问、学习考察、参加国际学术会议和援外医疗队、接待外宾等的原始记录、证书、照片(含底片)、录音、录像及与国际友人来往信件、礼品等。④聘书证书类：国内外卫生、医疗、学术机构 、学校 、社会团体组织等发来的聘书，以及毕业证书 、资格证书、学历证明等。⑤荣誉类：各类荣誉证书 、奖状 、奖章 、奖牌 、光荣册等。⑥社会活动类：反映名中医不同时期参加各种重要社会活动的文字、音像和实物，如请柬、出席证、代表证、委员证、照片(含底片)、录音带、录像片等。⑦评价材料类: 别人所写和收集的关于纪念、评述和回忆名中医的文章，以及国内外各种报纸、杂志、书刊对名中医成就介绍、先进事迹报道、学术研究评价的材料。⑧业务考核类: 如技术职务评审表、业务考绩档案、年度考核表等。⑨亲属材料类：包括名中医的直系亲属(父母、配偶、子女等)和其他主要亲属能够反映和说明名中医生平、活动、经济等方面的材料。⑩其他材料类：除以上九种类别以外的其他材料。[2]

3.2.3采取多种收集方法作为一种特殊类型的档案，名中医档案是名中医人生经历的记录，伴随着名中医的生活轨迹，档案形成的周期与其生命周期是同步的，且档案时间跨度比较大，内容丰富，载体形式多样，要坚持全面、可持续的观点，多措并举收集名中医档案资料。具体有：①文献型名中医档案资料的收集：可通过接收、征集、复制、捐赠、寄存等方式收集。如从人事档案中收集名中医各时期的履历表、党团组织关系材料、政治头衔、职称评定、聘任立功、嘉奖、受处分、离退休资料等；通过电子处方、病人病历收集名中医学术经验方面的资料；从学生处获得的临床医案学生笔记和医药心得等记载名老中医诊疗思路、辨证处方、个人用药特色及诊疗注意事项；拜访名中医本人得到行医日记、论文、讲学讲稿、本人从师带徒经过等。②实物型名中医档案资料的收集：档案工作人员可采取参观或参加各种实物展览，或者现场参观和观摩名医工作室，通过与名医沟通交流，促使其自愿捐赠实物型资料。③鲜活型名中医档案资料的收集：一方面，要充分发挥现代科技的声像、光电等技术优势，依托名医工作室，全方位多角度记录名老中医的学术成就、专题讲座、示范性诊疗活动和中医临床带教的全过程，及时编辑、 整理、 归纳为情景资料和数据库文件；另一方面，可采取交谈、采访、社会调查，参与各类学术报告会、演讲会、培训班等方式，现场录音、录制视频收集名中医鲜活性资料。

3.2.4对名中医档案进行科学整理名中医档案的整理要遵循名中医档案材料形成的客观规律，保持各类文件材料的历史联系，坚持便于保管和利用的原则，客观、真实反映名中医工作、学习和生活的原始面貌，名中医档案的种类繁多，有文书、科技、声像、实物等形式，因此在整理时应采取不同的方式，并按声像档案、文书档案、实物档案不同的保管要求分别进行保管，最大限度延长档案寿命。总体来说，可遵循以下方式进行科学整理：①建立全宗，编制全宗号。名中医档案的整理可参照人事档案的整理方法进行，以人物为单位建立全宗，编制全宗号，用4位代码标识，第一位采用名中医姓氏首位字母，后三位采用阿拉伯数字，按照名中医档案建立的先后顺序流水编制，如S0001，G0002等。②对全宗内档案进行分类，编制类别号。按照以上十种分类方法进行全宗内档案的分类，以盒为保管单位，编制类别号，如生平传记材料类可编制类别号SPZJ·01等。③对类内文件进行组卷，编制案卷号。把类内反映同一主题或内容的文件材料组合成一个案卷，如同一科研项目的材料组成一个案卷；采用流水顺序法编制案卷号，用3位以内的阿拉伯数字标识。④对卷内文件进行排列，填写卷内文件目录。一般按照时间顺序对卷内文件进行排列，保持正文与复文、正文与附件、同一文件的不同稿本之间不可分离的联系。卷内文件排列好后，按照统一方法编制页码，固定次序，便于查找和利用，同时，填写卷内文件目录。

为保证名中医档案对社会有利用的价值，应成立征集名中医专家档案的工作委员会，对征集到的名中医专家信息进行鉴定，确保信息材料的真实可靠。

4做好名中医档案的开发利用

名中医档案的开发利用是档案管理的最终目的，开发利用的程度、效果直接反映收集、整理等基础工作成果，也对名中医档案工作能否有序发展产生决定性的影响。因此要充分借助现代科学技术手段，采取多种方式做好名中医档案的开发利用工作。

4.1加强名中医档案信息资源的数字化建设一方面，建立名中医档案数据库，将名中医科研成果、发表论著、学术论文，擅长治疗的疾病等资料录入数据库，设定著录项目和检索条目，建立科学完善的检索体系，逐步实现现代化的档案信息检索系统，为利用者的借阅、查询提供优质、快捷的服务。另一方面，利用计算机技术、网络技术，公布可开放的名中医档案信息，实现资源共享，使名中医档案资料公开化、社会化，不仅达到了宣传名中医，提高名中医知名度的目的，也维护了广大患者的知情权等合法权利。

4.2开展名中医档案的编研，满足社会利用需求一方面，将整理好的名中医档案资料选编成册出版，为教学和科研工作提供优秀的教材、参考资料。另一方面，通过组织人员、邀请专人指导等途径对名中医档案进行系统地研究，编写名中医档案参考资料，如学术成果或名中医系列丛书，将“隐性知识”转换成为“显性知识”，在为医学界提供学术借鉴的同时也使精湛的医疗技术得以传承。

4.3多措并举，开放名中医档案通过举办名中医档案展览，在微信、网站设立名中医档案信息专栏，以及利用电视、广告屏、宣传栏、报刊、广播等方式公布名中医档案信息，使名中医档案走出馆(室)，既方便医务人员学习，也为前来就诊的广大患者提供便捷服务，无形中将名中医档案转化为医院的社会效益和经济效益。

总之，建立名中医档案是一项长期的工作，需要付出大量的人力、物力和财力，才能将散存在各处的珍贵档案资料相对集中起来。建立名中医档案，对其进行保管的最终目的是充分挖掘名中医档案的价值，为医院及社会各方面提供利用，因此要加强名中医档案资料的开发利用，使整个社会所共享。

参考文献

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[2]陈航平.医院应重视名医档案的建立[J].浙江档案，2000(5):21.

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[6]郑开.浅谈名医档案的开发利用[J].医疗装备,2012(7):49-50.

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[8]陈兆祦,和宝荣,王英玮.档案管理学基础[M].3版.北京：中国人民大学出版社，2005:131-168.

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[10]任晓.加强名中医档案的开发和利用[J].城建档案,2010(2):51-52.

[11]李娜.加强名老中医档案管理[J].管理观察,2014(9):185-186.

作者简介：徐莉娅，女，硕士，馆员，云南省中医医院副院长，研究方向：档案管理、医院管理。

通信作者：陈燕溪，女，硕士，副研究馆员，云南省中医医院党委书记，研究方向：档案管理、医院管理。

【中图分类号】G275.9

【文献标志码】A

【文章编号】1007-8517(2016)12-0186-03

(收稿日期：2016.05.02)

AnalysisonSignificanceandMethodsofEstablishingArchivesofFamousTCMDoctorsundertheBackgroundofKnowledgeEconomyEra

XULiyaCHENYanxiYANGLinfen

YunnanProvincialHospitalofTCM，Kunming650021,China

Abstract:Archives of famous TCM doctors are the original records which are directly formed in their social activities. Establishment of Archives of famous TCM doctors is good not just for the entire inheritance and innovation of academic experience from them but also for cultural heritage of TCM. In addition, it provides precious historical materials for TCM development. Against problems of insufficient propaganda intensity , weak archives consciousness and imperfect system existing in the work of Archives of famous TCM doctors, we should solve it from macro and micro aspects, accomplishing collection, organization, development and utilization of Archives of famous TCM doctors and giving full play to the value of Archives of famous TCM doctors.

Key words:Archives of Famous TCM Doctors; Collection and Organization; Development and Utilization