用友财务软件初始设置解析

（江苏联合职业技术学院扬州分院 江苏扬州225002）

一、引言

初始设置是财务人员使用财务软件的一项基础性工作，是保证整个财务软件系统正常运行的基本条件。初始设置是将手工会计业务数据移植到计算机系统中的一系列准备工作，需要输入有关的基础数据和信息，并根据企业特点完成一些基本的参数设置。因账套建立和各系统初始设置工作只能进行一次，除个别参数后期可以修改外，大部分参数一旦使用则不能进行修改，因此初始设置工作必须根据企业实际情况考虑周全，并适当给企业预留出发展空间，防止出现企业规模发展和业务变化而会计软件不相适应的问题。

一旦初始设置工作出现失误，轻者造成各系统间对账数据不平，无法顺利进行记账工作，进而影响企业日常经济业务的处理；重者因考虑不周导致后期使用过程中维护难度加大，严重的可能致使整个初始账套报废。鉴于此，本文以用友T3教育专版为例，对软件各系统初始设置进行分析，以期对企业的会计信息化工作有所帮助。需要说明的是，公共基础档案设置是系统初始化最重要的内容之一，虽然其包含的内容较多，但操作并不复杂，故本文未涉及，而是着重讨论各系统相关账务数据的初始化设置。

二、各项初始设置工作

（一）总账系统。为了保证企业业务处理的连续性，在进行总账系统初始设置时，应将经过整理的总账启用日期前一个月的手工账期末余额输入计算机系统，并以此为起点继续本月及未来的日常经济业务核算，其主要工作是输入各科目余额，包括最末级科目余额和辅助核算账余额，总账科目余额根据账户勾稽关系自动计算。具体包含四项数据，即各科目年初余额、建账当前月止的累计借方发生额、累计贷方发生额、期初余额（即建账前一个月的期末余额），实际操作时，只需要录入各科目借方累计、贷方累计和期初余额，年初余额根据公式“年初余额+累计借方-累计贷方=期初余额”由系统自动计算。如果企业选择年初建账，因各科目均无累计借方发生额和累计贷方发生额，所以只需要录入各科目期初余额即可。

具体操作步骤是执行“总账→设置→期初余额”功能，进入总账期初余额录入窗口，系统用不同的颜色区别显示三种不同性质的科目，显示白色的单元格表示该科目为末级科目，可以直接输入金额；显示黄色的单元格表示该科目为非末级科目，在用户输入末级科目余额后该项目自动汇总生成；显示蓝色的单元格表示该科目设置有辅助核算，需要双击此单元格进入辅助账期初余额录入窗口，输入该项目详细信息后保存退出，总账界面相应期初余额自动生成。期初余额全部输入完成后，单击工具栏上的“试算”按钮进入科目余额的试算平衡，是否符合会计恒等式 “资产=负债+所有者权益”，以保证初始数据的正确性。

（二）工资系统。使用用友软件处理工资业务之前，必须进行相应的初始设置，主要包括建立工资账套、设置工资项目和定义计算公式等，建立工资账套时可以根据建账向导分四步进行，即参数设置、扣税设置、扣零处理和人员编码定义。需要注意的是工资类别个数的选择，如果企业对所有人员的工资进行统一管理，且工资项目和计算公式全部相同，可以选择“单个”工资类别，以提高系统的运行效率；如果企业分别对在职人员、退休人员、离休人员的工资进行核算，或分别对正式工、临时工的工资进行核算，或每月多次发放工资而在月末统一核算，并且工资项目和计算公式不尽相同，此时可以选择“多个”工资类别，分别对各工资类别进行单独的核算处理。

工资项目设置时，系统已预置了一些固定项目，如应发合计、代扣税、扣款合计、实发合计等，其余项目可根据企业实际情况进行定义，如基本工资、奖励工资、奖金、津贴、请假扣款、病假扣款、三险一金等，具体操作步骤为执行“工资→设置→工资项目设置”，分别增加相应的工资项目，需要注意的是在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目，各工资类别的工资项目只能在此基础上通过“参照”增加。

工资项目设置完成后，再根据项目之间的关系进行计算公式定义，如“应发合计=基本工资+奖励工资+奖金+津贴-请假扣款-病假扣款”“实发合计=应发合计-扣款合计”等，需要注意的是计算公式要符合逻辑，运算符、关系符、函数的运用必须通过系统的合法性检查，所有计算公式要注意先后顺序，即先得到的数据先设置公式，否则会导致工资数据计算混乱。

最后执行“工资→业务处理→工资变动”操作，录入工资项目中的固定项目，如基本工资等，再进行工资分摊设置，如工资分配、计提五险一金、计算工会经费及职教经费等。工资项目初始设置完成后，在进行日常业务处理时，只需要在工资变动中根据职工实际工作或业绩情况输入工资变动数据，系统则根据设置的计算公式对工资数据进行计算和汇总，最后再通过工资分摊设置生成相关核算凭证传递至总账系统，完成工资业务的处理。

（三）固定资产系统。固定资产系统主要进行固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化，并自动计提折旧，同时生成相应凭证。该系统初始设置包括固定资产参数设置、基础数据设置和固定资产原始卡片录入等。

进行固定资产参数设置时，为了严格控制系统间的平衡，应执行“固定资产→设置→选项”操作，进入后单击“与账务系统接口”选项，勾选“与账务系统进行对账”，并设置相应的对账科目为“1601.固定资产”和“1602.累计折旧”。为了保证固定资产历史资料的连续性，必须将建账日期以前的固定资产原始数据录入到系统中，具体操作步骤为“固定资产→卡片→录入原始卡片”，依次录入全部固定资产原始卡片，最后执行“固定资产→处理→对账”功能，通过设置的对账科目“固定资产”和“累计折旧”将固定资产账套与总账系统数据进行核对，以保证数据平衡。

（四）采购系统。采购系统期初设置主要包括物流和资金流两个方面，其中物流是指采购业务期初余额的录入，包括期初暂估业务和期初在途业务两种。期初暂估业务是将启用采购系统前没有取得供应商采购发票、不能进行采购报账的入库单以暂估形式输入系统，形成采购管理期初数据，以便后期取得发票后进行采购结算，具体操作步骤为执行“采购→采购入库单”操作，增加期初采购入库单。期初在途业务是启用采购系统前已取得供应商采购发票而货物没有入库、不能进行采购报账，而将该发票以期初采购发票形式输入系统，以便后期货物入库后进行采购结算，具体操作步骤为执行“采购→采购发票”操作，增加期初采购发票（普通发票或专用发票）。

物流期初数据录入系统后，要手工与总账进行核对，其中暂估入库数据与总账“应付账款——暂估应付款”科目核对相符，在途业务与总账“在途物资”科目核对相符，便于以后进行会计核算，保证账务数据的连续性、系统性。采购系统中的期初资金流是指因采购业务而形成的应付未付的供应商货款，为便于以后核销账务，应将该部分数据以相应单据形式录入到系统，由于应付款项形成的原因不同，单据可以采用采购专用发票、采购普通发票、预付单及其他应付单等形式，具体操作步骤为执行“采购→供应商往来→供应商往来期初”操作，增加相应单据。

需要注意的是，为了便于和总账系统进行对账，在输入单据时，必须在“科目编码”栏输入与总账系统核对的会计科目，且要求这些科目在总账科目设置中将其属性设为“供应商往来核算”，并受控于“应付系统”，这样在全部单据录入完成后，可以在“期初余额”窗口单击“对账”按钮，查看采购系统的资金流期初与总账系统的期初余额是否平衡。

（五）销售系统。在启用销售系统时，可以对销售业务处理进行限定，根据企业特点和核算要求进行业务处理控制参数的设置，主要包括业务范围、业务控制参数、系统参数、价格管理和应收控制参数的设置。为了便于以后核销账务，还需要将以前未处理完的单据全部录入到系统中，作为系统的期初余额，主要指企业已形成的应收款项到目前为止尚未收到的余额，由于应收款项业务形成的原因不同，导致相应单据也有所区别，包括销售专用发票、销售普通发票、预收单及其他应收单等，用户可根据不同情况进行选择，具体操作步骤为执行“销售→客户往来→客户往来期初”操作，增加相应单据。

需要注意的是，与采购系统期初资金流数据录入系统一样，为了能与总账系统进行对账，在输入单据时，必须在“科目编码”栏输入与总账系统核对的会计科目，且要求这些科目在总账科目设置中将其属性设为 “客户往来核算”，并受控于“应收系统”，这样在全部单据录入完成后，可以在“期初余额”窗口单击“对账”按钮，查看销售系统与总账系统的期初余额是否平衡。

（六）库存及核算系统。库存系统和核算系统往往同时使用，此时各个仓库的存货期初数据是相通的，即只要在其中一个系统中输入，另一个系统将自动获得相应数据。以库存系统为例，期初数据的操作步骤为执行 “库存→期初数据→库存期初”操作，进入“期初余额”窗口，按仓库分别增加存货的期初数据。

需要注意的是，必须将库存期初数据与总账系统中存货相应数据进行对账，即“原材料”“周转材料”“库存商品”等账户，以保证各系统间期初数据平衡。当库存和核算期初数据录入完成后，必须进行期初记账，将录入的各类存货期初数据记入相应账簿中，记账后才能开始处理本月日常业务。