论档案管理在疾病控制中心的重要性及实践策略

2016-01-27崔涛

科学中国人 2016年33期

关键词：档案资料管理人员资料

崔涛

济宁市妇幼保健院

论档案管理在疾病控制中心的重要性及实践策略

崔涛

济宁市妇幼保健院

信息技术的发展给我国很多行业都带来了新的挑战，疾病控制中心的档案管理也不例外。现阶段的外界环境需要档案管理的方式得到相应的更新，但目前我国很多控制中心在这方面还有很多欠缺，管理人员还没有充分认识到档案管理的重要性，从而使得其很难在实际管理工作中取得相应的效果。基于此，本文先介绍了档案管理的重要性，深层次的阐述了其在控制中心的实践策略。

档案管理；疾病控制中心；管理设备；管理制度

疾病控制中心本身就具有预防、控制各类重大疾病、残疾等重要使命，在保证社会稳定、提高公民保障等各个方面都有着不可替代的作用。而档案管理在疾病控制中心是一项非常基础的工作，虽然工作本身比较繁琐，但是其保存的很多疾病资料也非常珍贵。而我国档案管理的推行和应用本身就比较晚，再加上一些经济发展层次较低的区域缺乏必要的设备和人才，使得档案管理在总体上还有很多不足的地方，阻碍了其进一步发展。

一、档案管理在疾病控制中心的重要性

档案管理对于疾病控制中心的各项工作是非常重要的。首先，档案管理给疾病控制中心提供了最基础的资料支撑。疾病控制中心的各项研究性工作的开展需要往年的资料作为初始信息，而科学有效的档案管理能够将这些信息分类存放，在使用的时候快速的调动出来，给相应的研究工作提供最优质的基础信息服务。其次，档案管理能够大大增加疾病控制中心的效率。现阶段的档案管理不同于传统档案管理，特别是随着信息技术和计算机技术的不断发展，当前的档案管理也是信息化技术高度应用的管理活动。这种模式不仅大大增强了档案管理工作本身的效率，同时也带动了控制中心其他工作的信息化融入，从而加快了新型技术在控制中心的推广使用。最后，档案管理能够改善档案管理人员的综合素质。目前我国各个地区疾病控制中心的管理人员素质参差不齐，而强化档案管理工作能够提高控制中心对管理人员的需求标准，并将更多的资源投入到管理人员的培训等各个方面，从而大大增强了管理人员的综合素质。

二、档案管理在疾病控制中心实践中存在的问题

（一）管理设备相对落后

虽然说近几年来我国各地的疾病控制中心的规模有了显著的扩大，档案的类型和数量也有了较高层次的提升。但是这种变化同时也给档案管理带来了较大的负担，即目前控制中心的很多设备都非常陈旧，新型设备的数量非常少。特别是在当前信息化技术和计算机技术发展速度非常快的时代，档案管理技术的更新速度非常快。但目前很多控制中心都没有相应的设备来支撑档案管理工作，这也是现代化管理方法难以推行的重要原因。

（二）档案管理机制有所欠缺

档案资料是档案管理的主要对象，但目前很多疾病控制中心对于资料的收集都有较大的欠缺，资料的整理工作也不完善。出现这种现象的主要原因就是疾病控制中心的档案管理机制有较大的欠缺，仅仅对一些重要的资料做出了详细的归档要求，但对于其他档案资料的收集和整理的约束还远远不够。这也使得疾病控制中心在使用一些资料的时候，才发展这些资料还没有进行归档，从而大大延误了工作的效率。

（三）档案管理人员素质不高

管理人员素质的高低已经成为了档案管理工作效率的主要保障，但疾病控制中心的高层管理者并没有充分的认识到这一点，不重视人员素质建设，认为在工作中只做好资料的收集和保护就行了，其他方面不用花费太多的人力和物力。事实上，这种想法的存在还是因为管理者本身对于档案管理重要性的认识不足，也就不会花费精力去建设高素质人才队伍。

三、档案管理在疾病控制中心的实施策略

（一）引进先进管理设备

前文已经分析过，档案管理对于疾病控制中心来说是非常重要的。因此，控制中心应该真正重视档案管理，并加强其基础性设施建设。比如针对档案管理设置专门的办公室、存档库房、温湿度设备等。另一方面，在推行和使用新设备、新技术的时候，疾病控制中心还要专门分派一些管理人才去专门掌握这些设备和技术的使用方法，从而保障其能够在实际管理工作中充分得到使用。其次，疾病控制中心还要看到信息技术对于档案管理的提升价值，在档案管理工作中全面的推行信息化技术和设备，从而一步步的应用现代化管理技术完善档案管理工作。

（二）完善档案管理的机制

档案管理的机制是管理工作有效展开的基础保障，因此疾病控制中心在接下来的工作中必须要先对档案管理机制进行全面的完善。首先，控制中心应该逐步完善档案管理的基础规章制度，并不断的约束管理人员本身的言行举止，增强员工本身对于档案资料的重视程度，从而将更多的精力放在档案管理上，避免档案资料因为管理人员工作缺失而出现丢失。其次，为了更好的进行档案资料的收集和整合工作，疾病控制中心应该针对所有的档案资料进行相应的评级工作。对于重要的资料进行强化保护，确保每一项工作都能够得到深入的实施；对于基础性的资料要不定期的检查，保障这些资料都能够成功归档。

（三）提高档案管理人才队伍的综合素质

首先，疾病控制中心的高层管理者应该认识到档案管理的重要性，并在后续的工作中，针对员工队伍群体加强档案管理的宣传工作。在这之中，管理者可以将档案管理划入到控制中心工作议程中，定期进行档案管理的专项会议讨论。其次，疾病控制中心还应该不断的提高管理人才队伍的综合素质。这方面要从两个层面展开。第一，利用社会招聘来吸收一些高素质人才，并且提供一些较高的福利来留住人才；第二，在控制中心内部建立一个相对完善的人才培训体系，定期的对档案管理人员进行针对性的教育培训。