精益管理在档案工作中的应用初探

王红月北方光电科技防务有限公司 陕西西安 710043



精益管理在档案工作中的应用初探

王红月
北方光电科技防务有限公司 陕西西安 710043

[摘要]精益管理是一种文化，它源于发达国家的一种企业管理理念，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低成本为主要目的的管理方式，其最终目标是在为顾客提供满意的产品与服务的同时，把浪费降到最低程度。本文作者通过对近几年精益管理在本单位产品档案工作中应用的观察与思考，粗略的总结出企业档案工作在精益管理中存在的问题，并提出了几点浅薄的改善意见。

[关键词]精益管理；企业；档案工作；应用

精益管理是一种理念、一种文化，它源于发达国家的企业管理理念，是社会分工和服务质量的精益化，是现代管理的必然需求，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低成本为主要目的的管理方式，其精髓就是以最小资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供及时的服务。随着精益管理活动的不断深入，“精益管理”理念已经植入到企业的日常生产经营活动之中，档案工作作为企业生产经营活动不可或缺的组成部分自当跟进推动，并行实施。

一、档案工作问题分析

1、档案收集工作针对性不强 节点不明

目前执行的档案管理制度对归档工作要求比较模糊，对文件材料的归档时间结点、归档材料内容及归档责任单位均表述模糊，存在针对性不强，不易操作的实际问题。

2、建档规范不能满足建档工作需求

随着企业在生产、经营、管理、科研等方面规模的不断扩大，特别是近年来上级机关对产品的工程化管理程度越来越高，行业建档规范的粗线条划分分类标准已造成很多文件材料分类时无标可靠的局面，不能满足企业的建档工作需求。

3、档案利用程序繁琐 影响工作效率

由于笔者所在单位是国防企业，保密工作抓得较紧，档案利用控制较严，程序相当繁琐，这种不分利用对象、利用类别，采用单一利用程序的做法不仅不利于活化档案资源，还更使提高工作效率。

4、档案立卷工作案头工作繁重 工作耗材偏高

笔者所在单位档案立卷工作是在实体外包档案卷皮，档案管理者需在卷皮上填写档号、文件题名、密级等诸多著录项，案头工作相当繁重，另外制作档案卷皮也是一笔不小的耗材开支。

二、改善措施与实践

1、理顺归档渠道 制定归档计划

档案收集是积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象，是档案工作的基础环节，收集工作做得好坏直接影响档案工作的质量。因此，档案管理人员应对本单位各类文件材料的形成部门和归档渠道进行摸查和梳理，总结归纳本企业各类文件材料的形成部门和归档责任单位。

档案收集固然重要，但也不可有文必档，不能只求量不保质，资料再多质量不高、甄选不当不但对企业生产经营无益，还会造成经营成本的消耗和浪费。为杜绝有文必档、有档必归的不科学工作作风，档案管理人员应依据本企业的生产计划、科研计划结合企业生产经营活动实际编制年度“归档工作计划”，对本企业各大门类档案的文件材料内容、归档时间结点、归档责任单位等作出详细明确的计划措施，并要求各相关部门遵照执行。

2、制定建档规范 规范档案管理

每个企业的档案材料都有其独特的个性与特点，行业规范的粗线条分类标准造成很多文件材料分类时无标可靠的混乱局面，很大程度上影响建档工作的工作效率和案卷质量，为使建档工作更趋合理、规范，档案管理人员应对本企业生产经营活动中形成的文件资料的特点、类型进行摸查，在不违背行业标准的前提下，结合本企业实际情况编撰“XX企业档案建档规范”，明确各类文件材料分类编号，在保证案卷质量的基础上提高工作效率。

3、建立用户档案 提高档案利用工作效率

档案工作不能直接创造经济价值，它是通过对档案中蕴含的信息资源再利用来创造经济效益的，所以说档案工作的根本目的是提供利用服务，是充分发挥档案的作用为企业的生存和发展提供信息资源。档案只有与企业的生产经营管理活动的需求发生关系才能体现其存在的价值，就算有再多的馆藏资料如果不被需求和利用就毫无价值可言，档案工作也就失去了其存在的意义。

为活化档案资源，提升档案工作的存在价值，档案管理者应主动深入基层调查研究，了解利用者的工作方向和涉密等级，针对文件材料形成部门也是主要利用部门的特点，结合实际工作需求建立“主要客户”档案，对“主要客户”利用档案信息资源在做好监督工作的基础上适当简化查阅手续，例如省却书面申请与各级签字环节，档案管理人员只需核查利用者上岗证件并确认身份属实后即可提供利用，从而缩短档案利用周期，提高档案利用工作效率。

4、降低档案工作耗材 提高工作效率

为减轻工作强度和节约档案工作耗材，着眼于科技文件材料首页大多包含文件题名、图册号（或文号）、密级的共同特点，借鉴文书档案的立卷方式，决定在文件首页右上角加盖“档号专用章”，取代“档案卷皮”。

改良前后对照表档案卷皮　档号章　效果手工操作1、包卷皮2、装订3、填写密级4、填写档号5、填写件号6、抄录文件材料题名7、抄录图号或文号8、填写保管期限1、装订2、填写档号3、填写件号4、填写保管期限以每完成一份文件材料建档工作减少耗时5分钟计算，全年产品档案约1600份共节约8000分钟，约16.5个工作日。耗材　档案卷皮　无　以每张卷皮0.85元计算，全年降低工作耗材费用1360元

由上表可以明显看出，改良后档案管理人员从大量的手工抄录工作中解放出来，这样不但提高了工作效率还节约了工作耗材，使档案管理成本大幅降低。

三、结语

实践是做好档案工作的丰腴沃土，档案工作的新方法、新思路亦须在丰富的实践中去体现。精益管理做为目前最先进的管理方式，必将在人类文明发展的阶段中发挥其重要的作用，.我们应运用“精益理念”在档案工作中不断挖掘、探索，将精益管理的精髓逐渐地渗透于日常的档案工作当中，相信精益管理一定会给我们带来意想不到的收获。

参考文献

[1]覃兆刿.企业档案的价值与管理规范,2014

[2]赵克强.精益实践在中国,2013

[3]周林兴.公共档案馆管理研究,2012