国企档案管理的重要性及工作措施探讨

2016-01-19朱红宇

中国有色金属 2016年19期

朱红宇|文

本文基于笔者自身的实际工作与学习经验，站在国有企业的角度上，首先简单分析了国企档案管理的重要性，然后主要对做好国企档案管理工作的关键措施提出了部分探讨性意见，以期能提升国企档案管理工作的质量与有效性，促进国企良好、长远、稳定发展。

在知识经济时代下，企业档案的价值意义不可小视，对企业的发展具有极大的影响，因此国有企业必须要重视自身的档案管理工作开展，不断提升自身档案管理工作的质量与有效性。本文基于笔者自身的实际工作与学习经验，站在国有企业的角度上，首先简单分析了国企档案管理的重要性，然后主要对做好国企档案管理工作的关键措施提出了部分探讨性意见，以期能提升国企档案管理工作的质量与有效性，促进国企良好、长远、稳定发展。

国企档案管理的重要性分析

企业档案信息资料的形成，来源于其管理、运营和生产等各个方面，记录了企业的成长与发展历程。值得一提的是，企业档案虽然属于是一种历史性的记录材料，对于企业而言具有历史价值，但其价值还远不止于此。在当前的社会市场环境和技术条件下，企业档案内容的形式多种多样，除了传统的文字档案外，还包括图片、录音、录像和其他各种专业化的图纸等等，这些档案内容记录了企业在过去的一切历史活动，对于企业的未来发展可以作为凭证、参考和指导。

例如，在企业的行政管理工作当中，可以基于相关的档案资料，来拟定管理计划、做出管理决策，提高行政管理的科学性、可操作性，提高行政管理工作的水平和效率；在企业的经济运营过程当中，可以参考过往的财务档案，制定经济财务风险管理方案，保证企业经济财务的健康稳定；在企业的文化建设过程当中，可以通过对档案资料的总结，来提炼企业精神、思想，让所有人铭记企业的发展历程，不忘本，增强企业的凝聚力、竞争力；最后，在企业的法律活动当中，有了档案的存在，便能提供出有力的凭证，帮助企业抵御市场法律风险。总之，通过做好企业档案管理，可以对企业各方面的工作开展起到积极的推动作用，有利于企业实现更加良好、长远、稳定的发展。

做好国企档案管理工作的关键措施

1.加快完善企业档案管理信息化

信息化是档案管理工作在未来的必然发展趋势，这一点已经非常的明确，通过实现信息化的档案管理，可以显著提升档案管理的质量和效率。当前，国企已经实现了基础水平的信息化档案管理，为什么说是基础呢？因为还大多停留在用计算机存储档案信息资料这一水平上，信息化技术的更大效用还没有在国企档案管理工作当中发挥出来，例如国企可以利用云计算、大数据等先进的信息技术，来扩大档案资料的收集范围，建立更加高效的档案共享途径，挖掘更加深层次的档案价值，提升对企业档案的利用效率等等。

为此，国企必须要加快完善企业档案管理信息化，加强硬件平台和软件平台的构建，为档案管理信息化奠定良好的平台基础。同时要加快对云计算和大数据技术的融合应用，从本质上提升档案管理信息化水平，将国企档案管理信息化推上一个新的台阶。最后还需要加强对相关人才的培养，要求档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理业务技能，还要能够对档案管理信息化技术进行熟练的操作应用，这样才能确保企业档案管理信息化的有效推进。

2.规范文书档案管理

国企在日常的管理、运营和生产过程当中，会产生大量的文书档案，这些文书档案虽然烦琐，但是价值意义却非常大，在某些特定的时刻，可以为企业提供参考、指导。由于文书档案量大、烦琐，为了确保其管理效率和管理质量，我们必须要从严格、规范的角度出发对其进行管理。

例如公文用纸的尺寸、质量、排版、装订等，必须要符合相关的统一规范，内容字迹必须要清晰易辨，文种必须要合理，格式不能有出入，行文更要流畅。同时，要制定和实施文书档案管理的规范化制度，从收集、整理到编号、归档和价值鉴定，都必须要有明确的规范依据，让企业文书档案管理工作有章可循，防止因为档案资料量大、烦琐，而导致管理混乱的情况出现，科学、有序、规范的推进企业文书档案管理。

3.抓好重大项目建设工程档案管理

但凡涉及重大项目建设工程，国企必须要做好对应的档案管理工作，一是为企业自身积累档案资料和知识财富，方便今后的工程使用和管理，二是为了向国家和社会提供证明材料，使建设工程透明化、阳光化。

为抓好重大项目建设工程档案管理，首先是要做到建设项目文件材料收集与工程建设管理流程同步进行，确保档案材料信息的即时性、完整性、准确性、客观性，避免发生材料信息遗漏，或是一次性堆积过多的材料信息，增加收集、整理的工作压力，降低工作质量；其次是要利用项目建设业务流程控制和规范档案材料归档管理流程，让档案管理能够在内容上、进度上、形式上与项目建设保持一致，这能够使档案资料信息在未来最大化的还原工程建设实际情况，提升档案管理的质量与有效性。