浅论高校科研经费信息化管理

吕晓芹

摘 要：随着国家科教兴国战略的逐步实施，高校成为科技力量的主力军，承担了越来越多的科研任务。提高高校科研经费管理水平，变得益发重要。新的高校财务制度要求，财务管理应精细化、信息化和科学化。传统的科研经费管理模式已不能适应科研经费管理的需要。文章初步探讨科研经费管理信息化的必要性和可行性以及具体的设想和内容构建。

关键词：高校科研经费 信息化 管理

中图分类号：F234；G64 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）12-107-02

随着国家经济和社会发展的需要及高校科研水平的蓬勃发展，高校承担的科研经费呈逐年增长态势，科研收入成为高校的重要资金来源。科研经费来源渠道不断拓宽，除国家、地方政府拨入的纵向科研经费外，还包括企事业单位的横向科研经费。经费来源广、数额大，对科研经费管理提出了更高的要求。传统的科研经费管理模式已远远不能适应科研经费发展的需要，迫切需要搭建信息化网络平台，充分利用现代信息化技术，实现科研经费的信息化管理。

一、高校科研经费管理现状

随着国家对科研经费监管力度的不断加强，各高校越来越重视科研经费的管理。很多高校成立了专门的科研管理机构，出台了各种科研管理制度，从项目的申报、经费的使用和监管实行全过程管理。但在信息化建设方面，重视程度不够，处于初级阶段。没有充分利用互联网，借助现代信息化的平台，充分共享资源，整合科研管理业务。

（一）科研管理系统和财务管理系统相互封闭，形成信息孤岛

高校科研经费采用科研部门、项目负责人和财务部门分级管理的机制。科研管理部门负责项目的管理，协助项目负责人申报项目、填报预算、签订合同和办理结题。财务部门负责科研经费的管理和核算，包括项目的经费立项、经费的使用、经费的汇总、经费的报表、经费的监管。

科研管理部门使用的是项目合同管理系统，财务部门使用的是经费管理系统，两个系统均属封闭系统，系统之间没有对接，数据不能交互利用，资源没有进行充分共享，形成信息孤岛。负责项目管理的科研部门不了解经费的使用情况，负责经费管理的财务部门不了解项目的研究状态。

科研部门注重的是项目合同管理，主要以国家批复的课题编号和签订的合同号为基础进行管理的，而财务部门注重的是经费管理，按项目的财务编号来管理，财务编号与项目编号没有一一对应，项目信息不对称。

（二）资源共享不够，科研管理流程落后，工作重复，效率低下，信息不准确

科研部门、财务部门之间没有搭建一个信息共享平台，信息传递不畅。受其影响，科研管理流程落后，工作重复，效率低下。如某些高校在科研项目立项时，科研人员不仅要在科研管理系统中提交项目信息，获得科研部门审核，还要到财务部门现场办理经费立项。财务部门经费立项时，按科研部门审核单逐笔入账，并逐笔冲销科研到账款。这种模式下的管理流程非常落后。一是工作重复，浪费人力和时间，二是系统之间的信息会有偏差，不利于同步管理。

（三）科研人员与财务部门信息沟通渠道不畅，不能即时了解经费的使用情况

科研人员是科研经费的主要责任人，对经费的使用负直接责任。现有的管理模式，没有提供供科研人员自主获取经费使用情况的平台。科研人员不能即时了解经费的当前余额，已使用经费的执行情况；不能随时知道经费的预算执行情况，不知道哪些预算已执行完毕，哪些预算还有结余。

（四）科研人员与财务人员对经费管理的理解，角度不同，沟通困难，难于达成共识

每一项科研经费管理都有其特殊性，同一笔科研经济事项，科研人员与财务人员理解有偏差。财务人员核算时，会考虑每一项科研任务的特殊性，根据财务制度要求，合理进行经费的核算和归类，这就需要科研人员向财务人员提供项目预算资料和信息。目前很多高校还没有将项目的资料和信息纳入到财务信息平台，科研人员只向财务人员提供纸质资料，不便于财务人员操作，也不利于科研经费的预算管理。

二、科研经费信息化管理的必要性和可行性

高校科研信息化管理是高校科研工作发展的重要保障，也是高校财务管理的必然趋势。加强科研管理信息化建设，能适应财务管理的精细化和科学化要求，提高科研经费管理水平和管理效率，把财务人员从繁重的人工账务中解脱出来；加强科研信息化建设，能提高对科研经费的管理和控制能力，有效规范科研经费的使用，使得经费的使用与预算一致；加强科研管理信息化，能促进科研经费管理信息的公开化，科研人员通过网络平台，能实时了解科研项目经费的使用情况，当前余额和每一笔支出的预算控制余额。

近年来，现代化信息技术和管理技术得到了长足的发展，各高校领导非常重视校园数字化建设，校园信息建设为财务管理信息化提供了良好的平台。校园信息建设将学校的教学、科研、后勤、人事、学工等资源整合起来，部门之间的信息沟通变得顺畅了，为财务部门与其他部门数据交换提供了便利。

三、科研经费管理信息化的设想和构建

科研经费管理信息化的构建，首先应梳理科研经费管理和控制流程，利用信息一体化平台，使科研项目管理系统与财务管理系统对接起来，实现信息共享，加强各部门之间的协作管理，实现各部门之间的数据交换。财务部门对科研人员开放信息平台，方便科研人员网上自助报销，随时查询项目经费使用情况、项目经费余额、项目额度结余和打印结题报告。

（一）实现科研经费立项信息化

1.经费到账数据对接给科研管理部门。财务部门从银校互联系统中下载科研经费到账清单，传输给科研管理系统，实行系统对接，数据共享。

2.科研管理系统中的立项登记。科研项目负责人登录科研管理系统，填写立项信息，包括项目编号、项目负责人、经费分解明细等信息，提交科研管理部门审核。科研管理部门审核后，定期数据返回给财务部门。

3.财务部经费立项处理。财务部门接收反馈的数据，按类自动编制财务编号，导入到财务系统中批量处理，自动生成凭证，完成科研经费立项。

上述立项流程，科研管理单位和课题负责人，按承担的责任，分工共同完成立项工作。体现了管理的科学性，分清了责任。所有的立项工作都在网上完成，节省了课题负责人现场办事的麻烦。两系统数据对接，保证了科研信息的同步，提高了立项的准确性。财务数据批量处理，提高了工作的效率。

（二）推行网上报销模式，实现经费的自动控制

所谓网上报销，就是搭建、利用一个网络信息平台，让报账人在信息平台上填写报账信息，由财务人员直接从信息平台上获取数据，自动生成凭证。

高校科研经费数量多、金额大、来源广，每类科研经费都有各自的管理办法，各类科研经费的开支范围和核算管理模式也千差万别，允许报销禁止报销的规定细致繁多。为了缓解财务人员报账压力，推行网上报销模式，根据每类科研经费的管理制度、开支范围和口径，将开支范围对应的会计科目植入到每类科研经费报账模块中，通过各种设置，将经费的管理办法用信息化方式控制起来，用电脑计算替代人脑记忆，从而起到提高效率减少差错的作用。

科研经费报销模块的设立，首先按科研经费的来源划分成不同的类别，再按照各类经费对应的管理办法，归纳出开支范围。按开支范围的不同分类，制作相应的报账模块，如973、863支撑计划分属不同经费来源，但管理办法的开支范围相同，适用的报账模块相同。将报账模块赋予给每一科研项目，每一个项目对应着相应的报账模块。科研人员登录财务报账系统，在财务系统指定的报销范围内报销经费。

网上报销系统，除了限定每个项目的报账口径之外，还应控制每一项支出的预算控制，保证网上报销给科研人员带来便利的同时，也加强了经费管理和预算控制。

（三）开放信息化平台，科研人员自主在网上提交财务部门所需的信息资料

大多数科研项目在申报时都有严格的预算，每一类经费的支出都必须在预算范围内，我们通常将经费的支出预算称之为额度控制。为了保证项目每一项经费的支出按预算控制执行，多数高校都会利用核算系统的预算控制系统，将每一个科研项目的预算额度录入预算控制系统，控制每一项经费使用的额度。通行的做法是，由财务人员在经费立项时，将预算控制额度录入系统中。需要变更预算时，科研人员将变更说明交由财务人员操作变更。

建立科研管理信息化，财务部门可以开放信息平台，由科研人员自主将经费预算和变更预算录入到财务管理系统中。并将科研项目的具体预算上传给财务部门，方便财务人员对经费的管理和控制。

（四）开通网上适时查询功能，供科研经费参与主体实时获取财务信息

传统的科研经费管理，财务系统对外封闭，科研项目的收支情况和预算执行数据存在财务管理系统中，科研部门与科研人员不能实时获取相关财务数据，不利于科研管理部门对科研项目的全面了解和掌握，也不利于科研人员及时了解经费使用情况。

财务部门应建立信息查询平台，开通网上查询功能。查询平台提供的信息应及时、全面、多维度，应涵盖全过程信息需求，包括科研到账经费查询平台、经费余额查询平台、经费的使用情况、网上报账信息、经费使用情况汇总表、经费的额度结余情况等等。

科研经费管理信息化建设是一个长期的过程，需要领导的重视，需要财务人员的不懈努力，更需要学校各部门和科研人员的大力配合。

参考文献：

[1] 教育部、财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见.教财[2012]7号

[2] 王海红.高校科研经费信息化管理初探. 会计之友，2013（10）

[3] 乔志芳，冯妍.以信息化手段助推科研经费管理——以××大学为例.中国管理信息化，2014（07）

[4] 张兴乾.浅析信息化环境下的高校科研经费过程管理.现代经济信息，2015（12）

[5] 董文凤.高校科研经费精细化管理探讨.会计之友，2011（33）

（作者单位：武汉大学财务部 湖北武汉 430070）

（责编：纪毅）