高校行政秘书的素质能力建设

◎罗浩



高校行政秘书的素质能力建设

◎罗浩

高校办公室既是服务领导、服务教学、服务师生的综合职能部门，也是沟通上下左右、联络四面八方的桥梁和纽带。办公室行政秘书工作能力和水平的高低，将直接关系到整个办公室工作的开展和运转。因此，在经济社会发展的新任务、新常态下，对高校行政秘书的素质能力又提出了更高的新要求，加强和提高行政秘书的素质能力建设势在必行。

高校办公室既是服务领导、服务教学、服务师生的综合职能部门，也是沟通上下左右、联络四面八方的桥梁和纽带。由于办公室处于学校的中枢部位，所以办公室工作是否高效运行，直接关系到学校行政工作的开展和工作质量的优劣，甚至影响到学校对外的形象和声誉，其工作的重要意义不言而喻。行政秘书作为办公室中的一支中坚力量，不仅承担着日常的办文、办会、材料撰写、协调沟通等日常事务，而且还需拥有扎实的理论知识、坚定的政治立场和应对新形势、新动向、新政策的敏锐性和洞察力，在复杂的环境事务中，当好领导的参谋和助手。因此，行政秘书素质能力的建设和提升显得尤为重要，如何成为一名素质硬、能力强的行政秘书，笔者认为，必须提升“三种能力”，强化“三个创新”，抓好“三项建设”。

努力提升“三种能力”

一是组织学习能力。在现代知识社会和日新月异的发展变化下，“学习化生存”既是个人存在方式的一种体现，又是实现个人发展和社会进步的一种需要。高校是知识的聚集地，人才的培育园，作为一名办公室的行政秘书，更应该要注重组织学习力的提升，通过各种方式的不断学习，建立学习型组织和自我学习的常态化，创造学习的示范力、引领力、坚持力和转化力，促使自己的素质和能力主动适应新形势、新任务、新常态，从而将个人的能力发展主动融入到学校的建设发展中来，使个人在学校培养人才、立德树人等不断发展中获得新技能、取得新成绩

二是研究判断能力。当今时代的进步和形势的发展变化步伐加快，给高职教育及学校的发展建设带来了机遇和挑战，如何立足本土，紧密与本土产业、行业有效的结合起来，并积极有效地服务当地产业发展，培养出更多符合社会需求的高技能人才这一形势问题，既是学校发展建设的中心工作，实现跨越式发展的重要突破口，也是学校领导需要研究解决的一大重要课题。行政秘书作为领导的助手和参谋，在不断学习积累以及发现认识教育规律，了解熟悉省、市政策指导方向的基础上，唯有与时俱进、更新观念，用发展的眼光和实事求是的精神科学地分析判断形势，才能时刻看清工作方向、准确实现预定目标，使工作时刻处在主动状态，为领导决策提供可靠的依据。

三是工作执行能力。行政秘书的一项主要工作内容就是要将领导布置的工作及时跟进和落实，保证交办的工作能够保质保量按时完成，这一方面是对我们工作执行力的一种检验，另一方面也是综合素质及应变能力的一种考验。拥有较强的工作执行能力，不仅可以优化工作方式、提高工作效率，而且能够让工作计划和目标顺利实现。因此，在平日的工作中，我们更应加强政策理论和时事学习，及时了解、领会上情，实事求是的摸清事务的现象和本质，善于思考和及时总结，坚持问题导向和处事原则，克服本本主义和官僚主义，采取机动灵活和随机应变的策略，提高工作执行力，确保每项工作都执行到位。

大力强化“三个创新”

一是服务创新。做好服务，是衡量行政秘书的重要标准，是做好行政秘书工作的指导思想。高校办公室秘书上要为领导服务，下要为师生服务，同层要为学院的各系（部）、处（室）服务，不仅要始终将服务工作放到首要位置，在服务方法和思维方式上有创新，而且要注重服务态度和服务形象的创新提高。在服务意识方面要有主动服务和超前服务的意识，应用现代化的眼光了解工作的现实需求和潜在需求及其规律性，积极探索高校办公室秘书工作对学校领导和师生服务的动态适应性。只有把工作想在前、做在前、冲在前，讲效率、讲协作、讲程序，做到严谨科学、精简高效，才能不断提高服务质量。

二是观念创新。创新观念是从思想意识上积极践行创新能力的主要途径，是个人持续不断发展进步的不竭动力，是提高工作效率和服务质量的的重要保障，是人才培养和服务社会不可或缺的元素。作为行政秘书要努力转变思想观念，不断冲破不合时宜的旧思想、旧观念，切实改进思维方式，不断增强实效意识、开放意识、合作意识等各种思想意识，多角度、多维度的思考新问题和开拓新路径，大胆探索，勇于实践，始终保持敢闯敢试的锐气、开拓进取的勇气，不畏困难的志气，进一步创新工作观念，做好领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”。 要紧紧围绕学校的各项中心工作来思考问题，把学校发展和师生关注的难点、热点、焦点作为自身工作的切入点，用新观念、新机制、新服务积极有效的处理好各种问题。

三是技术创新。随着信息时代和互联网发展的不断深入，办公室自动化、无纸化已成为现代办公形式的主流。信息化办公一方面有利于优化办公环境、改善办公条件、提高工作的质量和效率，另一方面也给办公室秘书工作带来便利和挑战。因此，高校办公室秘书要不断加强专业能力和技术能力的学习，利用的信息技术进行内部协调组织和文件档案管理，利用现代化的工具提高工作效率和工作质量。同时要随着信息技术的发展变化，积极主动地在不断总结反思具体工作中存在不足的前提下，对办公信息技术化提高创新意识、加强创新能力，使信息技术能够更加全面高效的为高校办公室以及行政秘书做好服务保障。

着力抓好“三项建设”

一是思想建设。随着时代发展和社会进步，日新月异的变化和信息、经济、知识全球化深入人心，外部环境发展变化给我们行政秘书的学习成长提出了更高的要求。作为一名高校办公室的秘书，唯有不断学习，用党的丰富理论体系来武装自己的头脑，真正做到内化于心、外化于行，加强思想政治建设，将党的宗旨意识和理想信念贯彻到底。坚持继续深入学习党的十八大、十八届三中、四中、五中全会精神和习近平总书记系列重要讲话精神，积极参加各种专题理论学习活动，特别是对中国特色社会主义理论体系的学习要与时俱进，吸收内涵精髓。以优良的政治品质为领导服务、为师生服务。

二是纪律建设。 自觉地遵守、模范地维护纪律，是一名行政秘书必须具备的行为规范，是党性坚强的具体表现，也是做好行政秘书工作的主要内容和必要条件。要严格按照组织原则办事，个人服务组织，下级服务上级；自觉接受监督，不自恃特殊，当特殊公民，杜绝打着领导的旗号谋取私利；勇于开展批评与自我批评，虚心接受领导、同事们的批评、教育，克服缺点，改正错误；严格执行党政机关干部廉洁自律的有关规定，摆正自己的位置，不越权越位，进一步强化请示报告意识，实事求是，客观、公正的反映问题，做到事前有汇报、事中有跟进、事后有结果。强化保密意识，不该看的不看，不该听的不停，不该说的不说。

三是业务建设。办公室的工作性质决定了办公室的秘书要当“多面手”、“万金油”，知识要求比较广，能力要求比较全面。要具备做好本职工作所必需的各项知识技能。注重政治理论学习，结合业务工作的需要，系统地掌握教育、管理、法律方面的知识，注意了解历史、文化、经济、科技等方面的动态，力求学得多一些，钻得深一些，思维活跃些。掌握国家的方针政策和法律法规，掌握本市、本地区的经济社会发展情况，善于抓住实质，把握主题，突出重点，提高把握政策的能力。要加强文字综合能力培养，勤写、勤练，力争做到文字准确、内容精炼、表达正确，切实提高撰写总结汇报材料、领导讲话稿、调查报告等文稿的水平。

(作者单位：东莞职业技术学院)