基于体裁的英文会议纪要的文本分析

2015-12-27于大伟翟丽丽韩丹丹绥化学院外国语学院黑龙江绥化152000

绥化学院学报 2015年11期

关键词：语步会议纪要体裁

于大伟翟丽丽韩丹丹赵奇李婧（绥化学院外国语学院黑龙江绥化 152000）

基于体裁的英文会议纪要的文本分析

于大伟翟丽丽韩丹丹赵奇李婧
（绥化学院外国语学院黑龙江绥化 152000）

笔者以英、美两国企业及非赢利性机构网站上100篇已被公开的、真实的英文会议纪要语料作为研究对象，运用体裁及体裁分析理论，对其进行描述性和解释性的研究，得出分析会议纪要的交际目的，并据此构划出其语步结构、确定其语步顺序。

英文会议纪要；体裁；体裁分析；语步结构

一、体裁及体裁分析理论

（一）体裁的界定。体裁一词在朗文当代英语词典中被定义为“a class of works art,literature,or music marked by a particular style,form,or subject”。[1]（P178）体裁源自拉丁词汇“genus”，一直以来人们对它的解读都充满着很大的争议。从亚里士多德开始，很多学者对体裁的概念都做出了定义。福勒（Fowler）认为体裁是“makingup a familywhose septsand individualmembersare related in variousways,withoutnecessarily havingany single featureshared in common by all”[2]（P156-158）。在修辞学方面，米勒把体裁的概念界定为“typified rhetorical actionsbased in recurrentsituations”[3]。克雷斯（Kress）首次使用了“体裁”这个术语。他把话语类型和“社会场景”（social occasion）联系起来。[4]（P156-158）体裁是文本约定俗成的形式，具有特定的意义，源于社会场景的功能、目的和意义；同时话语类型也“表达”（encode）了这些功能、目的和意义。

近年来，对于体裁研究的广度和深度在不断地扩展，其中最具有代表性的人物为俄罗斯社会语言学家巴赫金（Bakhtin），他将文学上的体裁概念扩大到非文学领域。[5]（P124）并且他使用了“言语类型”（speech genre）这个表述，把言语类型和人类活动的领域联系起来。

密歇根大学语言学教授斯维尔斯（Swales,J.M.）对体裁从文学和修辞研究领域向其它领域借用和发展的过程进行了详细的描述。在Genre Analysis—English in academic and research settings一书中对体裁作了详尽的解释。ESP学派的另一位代表人物是巴蒂亚（Bhatia,V.K.），他在斯维尔斯的基础上对体裁及其特征做以进一步发展。他把体裁与社会学、心理学、语言学结合起来，共同分析专业和学术文本构建、理解的问题。在其著作 Analyzing Genre：Language Use in ProfessionalSettings中对体裁概念的界定体现了他的这个思想。

（二）体裁分析理论。第一位在体裁分析方面取得成就的是斯维尔斯，他提出了著名的Create a research space（CARS）模式，即“创建研究空间”模式。他用CARS模式分析了文章的引言部分。同时，在对主要学术期刊中的论文进行了大量的研究之后，他把学术科研论文的写作步骤分为五个主要部分：引言（introductions）、方法（methods）、结果（results）、讨论（discussions）和总结（conclusions）。并在研究中发现几乎所有学术科研论文的引言部分都存在着语步（move）和步骤（step）。他认为，语步是与作者目的和交际内容相互关联的一个单位，步骤则是语步的下一级单位，它为作者在设置语步方面提供了更多的方法。

在斯维尔斯（Swales）的研究基础上，巴蒂亚总结了体裁分析发展的四个阶段，即“语域分析”（registeranalysis）,“语法-修辞分析”（grammatical-rhetorical）,“互动分析”（interactional analysis）,“话语类型分析”（genreanalysis）。[6]（63-65）

二、英文会议纪要的相关研究

（一）尼克拉斯（Nicholas）对于英文会议纪要的表层分析尼克拉斯（1998）对904份英文会议纪要做出了定量分析，得出如下结论：45％的会议为公司员工会议，74％的会议在公司会议室中进行。另外，大多数会议在中午11点举行，会议时间通常持续一个或一个半小时，63％的会议没有详细的手写记录。他认为在英文会议纪要的撰写过程中要注意时态和时间状语的变化。同时，总结出了会议纪要常用的搭配。

尼克拉斯对英文会议纪要的这些结论无一例外的都是涉及到了研究的表层部分，并没有从深层部分对语言的选择进行解释。

（二）杨蔼莹对于英文会议纪要的体裁分析。杨蔼莹（2006）曾经应用巴蒂亚（1993）的语步分析方法对三十份真实的英文会议纪要进行了分析。通过分析得出了英文会议纪要的主要语步：开始（opening）、会议参与者名单（participants listofmembers）、对于上次会议的回顾（approvalof previous meetingminutes）、会议参与者发言（reportsbymembers）、下次会议的计划（schedule ofnextmeeting）和结束（closure）共六个步骤。

她在进行分析时，应用的软件是textanalysis tool。这款软件可以分辨词汇密度、句子平均长度和词语频率等。最后，她还把英文会议纪要这一体裁与文化结合起来。但是，她并未解释这一体裁为何应用到英文会议纪要上面。同时，那些实现会议交际目的的策略也未被提及。

三、研究设计

（一）数据收集。本文所采用的语料均来英美国家的公司及其他非赢利性组织，因为英、美两国是世界上以英语为母语的国家中最有影响力和代表性的，所以在获取语料的时候，主要选取的是英、美两国的会议纪要。形符共有324500个，平均字数为3245。

笔者对语料进行选取时主要遵循以下原则：

1.语料的代表性：系统的选择了资源和文本。所选取的语料主要来自食品加工业、手工业、电信业。这些语料来自不同的语言环境，涵盖范围较广。

2.语料的可信性：可信性指的是假定的读者对特定的刊物或出版物的赞誉。笔者采用的语料所出自2014年《财富》所评选出的世界500强企业，这些企业都是世界知名，且享有较高赞誉的。

3.语料的真实性：语料的真实性是指语料来源的可靠、准确。笔者所采用的语料来自相关企业的官方网站。同时，这些语料均是来自英、美国家，避免了不必要的翻译造成的文本失准的现象。

（二）分析工具。随着计算机软件、硬件性能的提高和个人计算机的普及，多种语料库相关的商业软件工具和免费软件工具应运而生。掌握这些工具对能否回答研究问题、实现应用目的至关重要。在建库阶段，作者应用的软件是TreeTagger for Windows（MultilingualVersion）（基于德国斯图加特大学的Tree Tagger），这是一款免费的多语言自动词性赋码软件。在数据提取阶段，笔者应用的语料库语言学分析软件是Antconc，它是由日本学者劳伦斯·安东尼（LaurenceAnthony）开发。这是一款操作相对容易，并且逐渐被大家所接受的分析工具。

（三）研究步骤。香港理工大学学者Jane Lung（2008）提出了著名的典型话语事例层级模式（Model of typical discursive hierarchicalpattern of cases），这也是笔者分析100篇英文会议纪要时所采用的主要模式。他指出大多数典型话语层级的案例在一般情况下包含以下五个步骤。

步骤1.背景信息（Opening Paragraph and/or Background Information）。这一部分涉及案例分析的背景信息，这样可以使读者更进一步的了解案例大致情况。这些背景信息主要包括：情境、时间、地点及参与人。

步骤 2.特定问题（Specific Problem and/or Specific Situation）。这一部分主要是指某些特定问题的讨论，它包括参与人在语境下所做的事项、谁为这些情境承担责任及承担何种责任。

步骤3.数据介绍（Presentation ofData）。在这一步骤中，主要涉及到对案例的资料搜集情况做出简要介绍。

步骤4.数据分析（Data Process）。主要是对相关资料进行分析、整理、做出推理和假设，并且确立语步。

步骤5.结论（Closing）。对上述研究做出总结，并且提出建议。

四、研究结果与讨论

（一）会议纪要的交际目的。英文会议纪要有一系列的交际目的，这些交际目的由会议纪录员和读者共同识别和完成。

首先，每个英文会议纪要的目的都是告知读者会上所讨论的内容、在会议进程中参会者所达成的共识、他们之间的分歧、做出何种决议、即将采取的措施、哪些人对所采取的措施负责、何时实施、相关工作的进展情况、企业的资金流向等情况。所以，对于那些由于种种原因不能参加会议的人而言，他们可以把会议纪要作为参考来了解会议的大致进程。

其次，英文会议纪要的第二个交际目的是授予公司下属权力。会议纪要作为一种正式的、法律性文件，可以明确地反应出相关的人员对参会者所做出的决议是否被执行、搁置、以及对会议出席和缺席人员进行统计、表决时是否符合法定人数、对于决议、项目实施等情况。上述条目在当时当地的作用可能很小，甚至可以说是微忽其微的。但是，在会后的很长一段时间，它们将成了一个持久的、官方的法律文件，也可以解决今后出现的问题等。在某种程度上，会议纪要可以作为授予公司相关人员权力的文件。

（二）会议纪要的语步结构。会议纪要的结构是由它的语步决定的：语步是文本上的功能片段，它们可以重复性的出现在给定的言语社区来达成文本的目的。它们的存在或者缺失从本质上决定会议纪要这一体裁的本质。同时，这些语步的出现使会议纪要具有了清晰的、可辨识的体裁结构。笔者在对来自英美两国会议纪要进行分析后得出这一体裁的语步（见表1）。

表1 会议纪要的语步结构

由上表可知，会议纪要由10个语步组成，每一个语步都是对这一部分内容的高度概括。其中语步3包含两个子语步：遵守会议秩序（call to order）与致开幕词（opening remarks）。语步5包含两个子语步，即修改（amendments）和签字同意（signing approval）。语步8包含三个子语步：讨论项目（discussion items）、决定项目（decision items）和实施项目（action items）。

笔者根据体裁及体裁分析理论，对100篇英文会议纪要进行分析，包括语步及子语步出现的数量及频率（见表2）。

表2 会议纪要语步数量及比率

由上表可知，英文会议纪常用的语步有：标题、参会者出席情况、传阅、介绍、会前讨论事项、相关事项、报告、会议主要议项、其他事项、结束。其中，语步1、2、4、7、8、10，即标题、与会人员出席情况、介绍、报告、会议主要议项、结束在会议纪要中出现的比例是100％，也就是英文会议纪要的必要成分，即必选语步。

下面笔者就每一篇会议纪要中的语步数量做一个纵向的对比分析，目的是查看每一篇会议纪要的语步数量分布情况（见表3）。

表3 会议纪要语步出现频率分布表

根据表3中的统计数据，英文会议纪要一般包含有6到9个语步不等，也就是在必选语步的基础上，每个公司会根据会议不同的特点以及领域的差别，对英文会议纪要的语步有所取舍，以完成交际目的。所以，可选语步也起着十分重要的作用。在表2中，笔者发现还有一些出现频率极高的语步也可作为书写会议纪要时的参考标准，把出现频率较高的语步，叫做“高频语步”。笔者根据它们的出现频率，把“会前讨论事项”“其他事项”确定为高频语步。除了这些高频语步外，会议纪要中的“传阅”和“相关事项”语步出现的频率虽然不高，但是它们必定能从某个方面在会议纪要中起着重要作用，笔者把这样的语步称为“特色语步”。

笔者在对会议纪要的必选语步和可选语步进行分析，并对可选语步中的高频语步和特色语步进行了划分后。为了进一步对会议纪要的语步进行深入了解，对其语步数量及平均语步进行了分析（见表4）。