浅析医院档案数字化建设

摘 要：加强医院电子档案的管理和利用，对于提高医院档案管理水平，及医院的发展具有重要意义。文章结合目前专科电子档案的管理工作，分析了工作中存在的问题，并提出了一些针对性的解决措施。

关键词：档案；管理；数字化；医院

随着数字信息化的快速发展，越来越多人意识到档案的数字化建设在档案的管理中所发挥的重要作用。计算机技术与通信技术相结合产生了新的信息技术产业，过去用油墨、照片、公文以及图书、影像、文献资料、医疗信息等，都通过电子计算机对其进行管理，由此而产生了电子文件。对档案数字化并及时的收集、归档，使之得到长期保存，便形成了电子档案。因此，电子档案的管理给医院档案管理工作提出了更高的要求，成为目前医院档案数字化建设的重要内容。本文通过5年来在乌鲁木齐市口腔医院从事电子档案工作的经验与体会，浅析医院电子档案管理的现状、问题，对做好档案管理的提出对策。

1 专科医院电子档案的管理现状

随着电子信息技术在医院的普及和医院办公自动化日趋完善，电子文件在医院日常工作 中占据越来越大的比重，医院电子档案应运而生，给医院档案工作带来新的生机与活力。我院是一所集医疗、教学、科研于一体的综合性三级专科医院，自2006年以来，我院逐步推行HIS系统、电子病历病案系统和财务管理系统等电子信息系统，这极大地方便了医院工作的开展，在此过程中医院档案工作者也摸索和建立起一套较为完善的电子档案管理经验。

1.1 电子档案不能取代纸质档案

在医院的日常工作中，文件都是通过电子文件的形式记录，并在各个部门之间传递，这样使得医院的工作效率大大提高了。但是通常在电子文件流转完毕时，都还需要纸质版就行分类并保存。这种情况，就出现电子文件与纸质文档同时被保存，浪费了医院的资源，妨碍了档案数字化建设。因此，电子档案只是纸质档案生成、运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质档案的存在。

1.2 电子档案缺乏安全性

电子档案室通过计算机对文件就行收集、筛选、分类并进行存储，都是以电子文件形式收集，然后将其存储于硬盘或计算机上。这种存储形式虽然方便了人们获取档案信息，同时也存在巨大的安全隐患，例如：档案信息被篡改或者窃取、档案资料出现丢失、计算机设备出现故障等。

1.3 电子档案不鉴定，真伪难辨别

由于电子档案归档极为方便，在日常工作中就容易疏忽了鉴定工作，所有的电子文档被存档，一些可以不保存的文档也被保存下来，这样使得单子文档价值和重要性良莠不齐。给电子档案归档的管理带来了诸多不便。

1.4 领导重视程度不够、基础设施不齐全

目前医院的管理模式，医院领导仅注重与医院发展相关的医疗质量与技术的发展、医疗技术人才的培养与学科建设的发展，从而忽视了档案管理在医院管理工作中作用和为未来规划。绝大多数领导都认为只要有纸质的文件即可，而无需做成电子的档案予以管理。对待医院档案管理工作抱着完成上级部门检查就行的心态，因此，不仅无法激起档案管理人员的工作积极性。在严重落后于其他行业，医院档案数字化管理工作也无法有所提高。同时医院档案电子化的基础设施也不够完备，缺少电子档案建设中所需要的档案管理软件、刻录机、扫描仪、服务器、存储等先进设备，不利于电子档案的长期保存。

1.5 医院电子档案管理系统制度不完善

档案数字化建设是随着信息化的不断发发展而产生的新事物，对其可能出现的新问题还不能准确定位，这种情况下，电子档案管理制度的制度出现了很多问题，许多医院还是纸质档案的管理制度。许多医院没有制订电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁相配套的管理制度，更没有把电子档案的各工作环节纳入到职能科室和档案部门管理程序中来，致使职能部门与档案室之间缺乏必要的协调，各自独立地进行着电子文件的管理工作，很大程度上制约了医院电子档案的发展和医院信息管理整体水平的提高。

1.6 电子档案管理人员综合素质较低，电子档案管理工作质量差

在纸质档案时代，医院档案工作者除了要具备档案专业知识外，熟识医院科学研究是其基本素质之一。而进入电子档案时代后，要求医院电子档案工作者除了具备传统档案管理所要求的外，还必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术，否则将无法介入电子文件的形成与保管，也不可能维护电子档案的完整与安全，对危害电子档案的诸多因素进行有效防范。

2 推进专科医院档案数字化建设的策略

为应对医院档案管理存在的不足，更好适应档案数字化建设需要，根据存在的问题，结合实际工作需要，今后应该采取以下改进和完善对策。

2.1 提高领导对档案工作的重视程度，大力建设电子档案

提高领导对档案工作的重视程度，以及上级主管部门对电子档案的重视。医院领导人的管理重点和方向直接决定了档案管理工作。要让领导重视医院档案工作，尤其是档案数字化建设工作，就需要将电子档案工作列入领导的日常管理工作。

2.2 完善电子档案的规章制度，建立质量管理标准

为有效规范医学档案管理各项工作，结合档案工作的具体需求，需制定健全完善的规章制度，推动电子档案管理的制度化和规范化是十分有必要的。要结合医学档案管理工作，具体制度制定时，参照档案法、医院卫生档案管理条例，结合本医院实际情况，健全各项制度，有效规范医学档案管理整个工作流程。同时，随着新问题的出现，要根据情况调整完善管理规章制度，从而更好适应实际情况的变化。建立严格的管理责任制，明确相关工作人员职责，促进医学档案管理工作水平提高。

建立质量管理标准，结合医院具体情况将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入相关人员的岗位责任制中。电子文件归档范围可以参照有关纸质文件的归档范围，划定保管期限，明确电子文件类型，让形成电子文件的部门和相关人员了解文件类型和归档范围，形成的电子文件及时备份，避免电子文件被随意删除。电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。定稿后的电子文件实行会签，将签发人、撰稿人、打印人的名字输入在每份文件的最后一行，确保文件的真实性。电子文件的完整性是电子文件价值的重要保障。电子文件的完整性是指每一份文件的内容、结构和背景信息没有缺失。在电子文件收集和积累过程中应当将重要文件的主要修改过程与电子文件一并保留。形成部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程管理，保证管理工作的连续性和电子档案的质量，确保其信息的真实性和完整性，电子文件一旦形成，立即交档案部门归档。

2.3 加强人才培训，提高管理队伍素质

加强医学档案管理人才队伍建设，提高档案管理人员综合素质，是医学档案管理工作顺利开展基础。加强人员的管理专业、计算机应用技术的培训，或者引进相关专业人才，充实档案管理工作的人才队伍。加强管理规章制度、档案查询和利用流程、数字化管理、计算机技术操作等方面培训，促进相关人员业务技能提升，从而使其能够提供更好的服务。激发档案管理工作人员的工作积极性，努力做好自己的每项工作。提高责任心，增强服务意识和服务水平，更好适应医学档案管理需要。

2.4 确保数字档案的安全

加大数字档案的基础性建设，确保数字档案的安全。首先提高思想认识，重视医学数字档案安全管理工作。其次建立健全的管理规章制度，对电子档案制作归档、保管、查询、利用等各流程都要制定切实可行的规章制度，确保电子档案安全。提高杀毒技术、防火墙技术应用，避免病毒及黑客侵袭攻击，保障档案信息完整安全。为更好保护电子档案，还要采用数字签名、密钥、数字认证等措施，对访问电子档案的人员加强管理，避免数据资料被篡改和丢失，从而实现计算机技术对电子档案信息安全的有效保护。做好电子档案备份工作，定期进行检测和维护，避免数据丢失，确保档案信息资料的安全可靠。

2.5 加强电子档案的保存管理

电子档案应存放注意防磁保护，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子档案载体与传统纸质载体不同，要求存放在有控温、调湿、防水、防尘、防光、防盗、防鼠、防早、防雷电、防磨损、防强震、防病毒设施的环境下。还要特别注意对电子档案进行定期检测和备份。传统的纸质档案都是在文件办结后在一年内归档。电子文件则是全程管理和集成化管理的原则，以功能完善的计算机管理系统和国家相关的电子文件管理的规范为依托，对各种类型的电子文件从产生开始就实行档案化管理，将电子文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保电子文件的真实性、完整性及长久保存和有效利用。

3 结束语

档案的数字化建设对于传统的档案管理模式，既是一种机遇又是一种挑战。医院需要结合社会发展趋势及医院自身的实际情况和特点，对传统档案管理模式进行改革创新，引进先进档案管理技术和全方位服务意识，来促进医院档案管理事业的进一步发展。作为医院档案工作人员，在医学档案日常管理工作中，应该充分认识到存在的不足与问题，并结合具体工作需要，从制度、人员等方面采取完善针对措施，从而提高医学档案管理水平，为医院各项工作的开展提供有力支持。

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作者简介

许珊珊（1984-），女，新疆乌鲁木齐市，汉族，初级，本科，研究方向：档案。