化工企业会计档案应用有效性提升策略

摘 要：在当前的化工企业会计管理过程中，做好会计档案的管理工作，提高档案应用的有限性，对于化工企业会计管理与整体管理工作水平的提高有着重要作用。正因如此，我们结合化工企业会计档案管理与应用的实践工作内容，开展了档案应用有效性提升策略研究，为档案管理质量提升提供了有效支持。

关键词：化工企业；会计档案；有效性；提升策略

随着我国化工产业建设的开展，利用会计管理工作提高化工企业发展，是我们化工企业会计管理工作的重要内容。在这一工作中，企业会计档案的应用在企业会计管理与整体管理中，发挥着较为重要的作用。但是在企业会计实践中我们发现，当前企业会计档案在应用过程中，依然存在着应用有效性较差的问题。造成问题的主要原因是企业会计档案管理中，长期问题积累的结果。为了解决这些问题，我们结合企业会计档案实践工作内容，开展了企业会计档案应用有效性提升策略研究。此项研究的开展，为化工企业会计档案管理工作发展提供了有效支持。

1 建立细节化要求的档案管理制度

在当前的会计档案管理过程中，制度化管理模式的应用对于档案应用的有效性提升有着重要的作用。但是在实践调研中我们发现，企业会计档案管理制度中过于追求整体工作内容的管理，缺乏细节化管理内容的体现。所以在实践工作中，我们需要利用以下工作内容，建立细节化的档案管理制度。一是在制度中体现数据细节。在新的会计档案管理制度中，我们需要将原有的部分制度内容进行细节化数据处理，发挥其管理的实际作用。如将制度中的“十分钟内”、“快速”等表述，转变为“五分钟”、“一分钟”等细化的时间数据，这是制度数据细化的重要内容。二是工作职责的细化。在制度管理过程中，工作职责安排是否到位是确保档案管理质量的重要内容。在新型细化制度建设过程中，我们需要将原有的制度责任进行细化，确保管理责任有效落实。如将原制度中部门的管理责任，细化为个人管理责任，确保责任人对工作的责任感，是我们制度细化的重要内容。

2 利用信息技术实现档案数字化过程

在当前的档案管理过程中，档案数字化过程的实现是其主要的发展方向。在化工企业会计档案的有效性提升过程中，信息化技术支持下的数字化档案建设，是我们的重要工作内容。在信息化数字档案应用中，其主要信息化过程包括以下内容。一是档案的数字过程。会计档案的数字化过程就时将报表、单据、报告等档案资料，利用扫描等数字化手段进行处理，实现这些档案的数字化过程。在数字化完成，我们可以将纸质档案进行封存，保证纸质档案的保存质量。二是档案的数字化存储。在档案数字化完成后，我们需要将数字化的会计档案，利用计算机硬件系统进行存储。在存储过程中，计算机技术理论上为存储工作提供了无限大存储空间，保证了档案保存管理质量的提高。三是数字化档案的应用。在档案数字化完成后，我们可以利用数字化的档案，利用网络实现远程借阅、应用等多种工作。同时数字化的档案可以实现多台设备的同时应用，保证了档案应用有效率的提升。

3 采用数据库技术提高档案归档与检索效率

在化工企业的会计档案管理过程中，如何更好的提高档案归档与检索工作效率，是我们档案应用有效性提高的重要内容。在这实际工作中我们发现，计算机数据库技术的采用，对于数字化会计档案归档与检索质量的提高有着重要促进作用，这些作用主要集中在以下实践内容中。首先在数字化档案的归档过程中，数据库技术可以根据数字化档案的名称、主体等因素，在数据库中开展自动归档工作。其次是在档案的检索过程中，我们利用数据库技术的检索功能，在为档案提供检索服务。管理人员只需要在计算机中输入检索内容，数据库就可以自动完成检索工作。这种数据库自动归档与检索的完成，对于提高档案管理效率有着重要的促进作用。最后是在档案的借阅过程中，我们通过数据库安全技术的支持，提高数字化档案的安全性。特别是对于安全级别较高的数字化档案的检索过程中，数据库保密技术通过密钥认证的方式确定档案借阅人员，保证了数字化档案安全保密性能的提升。

4 以网络技术为支持建立档案应用新型平台

同时随着数据库技术与网络技术的发展，我们还可以通过网络平台，实现数字档案的远程检索共享功能。在这一基础上，我们积极的开拓了档案应用的新型平台。一是云网络平台。随着化工企业的不断发展，对外销售、采购等业务已经出现了网络化发展的趋势。在这一过程中，会计档案在云网络平台中的应用成为了我们最新的应用方式。通过这一功能，我们可以在网络经营中展示公司的经营状况，保证企业经营工作网络化的完成。二是建立多种平台的档案借阅形式。在档案数字化完成后，在理论上会计档案的借阅可以实现多种平台的阅读，如计算机、平板电脑甚至手机阅读。这一功能的实现，保证了大型化工企业可以在网络技术支持下，实现远程借阅、应用档案共享工作的完成。这就使得化工企业内会。计档案的应用更加灵活方便。

5 规范化管理要求提升档案服务质量

在化工企业会计档案管理过程中，高效档案服务的开展是提高档案有效性的重要保障。在档案服务有效性的提高过程中，服务规范化要求的提出是我们重要的工作内容。在档案服务规范化管理过程中，其主要的工作内容包括了以下内容：一是以制度化管理模式规范服务工作。在档案服务规范化管理中，服务管理制度的应有发挥着重要作用。在实际的管理过程中，制度的执行对于规范化的形成作用，包括了两个方面内容。一方面制度的执行使工作人员安装制度程序开展工作，是服务人员的整体工作趋于规范。另一方面制度化管理的进行，可以使工作人员的服务责任感加强，保证了服务有效性提高。二是以档案文化建设促进服务规范的形成。在档案规范化管理执行的过程中，档案文化建设的開展是促进档案规范化管理的重要内容。对于管理工作人员开展档案文化的教育，使其对会计档案服务管理对企业发现的作用有深刻认识，可以很好地改善其工作服务态度，实现规范化管理的开展。

6 严格控制档案保存与销毁工作，提高档案有效性

在化工企业会计档案的管理过程中，档案根据其分类具有一定的保存期限。在保存期限内，我们需要严格保存制度确保其在管理期限内档案保管安全。而在期限到达后，我们需要严格按照制度进行档案销毁工作。在此过程中我们必须注意，随着档案数字化的完成我们除了需要做好传统纸质档案的保存与销毁工作外，还需要很好的保证数字化档案的保存与销毁工作。在数字化档案的保存过程中，我们需要利用计算机安全技术提高档案管理计算机系统的安全性，保证数字化档案的管理安全。而在档案的销毁过程中，我们要确保已销毁的数字化档案不可恢复。所以在实际工作中，我们将数字化的会计档案按照使用期限分硬盘保存，在销毁过程中进行硬盘的格式化处理，确保数据完全销毁。

7 结束语

在化工企业的经营与管理中，会计档案的管理应用有效性的提升发挥着重要作用。在这种情况下，我们以档案管理应用中的实践工作内容为研究基础，利用制度化管理、数字化建设、数据库技术应用、新型平台应用、规范化服务以及保存与销毁工作，提高企业会计档案应用的有效性。

参考文献

[1]罗希.浅析如何做好企业会计档案管理工作[J].机电兵船档案. 2013（01）.

[2]王义.数字化背景下的企业会计档案管理研究[D].吉林大学. 2012.

作者简介

杨萍（1976-），女，新疆乌鲁木齐人，新疆中泰化学股份有限公司财务资产部，档案会计，大学专科学历，研究方向：会计档案管理，会计档案信息化利用。