浅谈技工院校免学费学生资助档案工作存在的问题及对策

2015-12-19陈月嫦

卷宗 2015年11期

陈月嫦

摘要：档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室或档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案。作为真实客观的第一手参考材料，档案是为各项工作提供备查的依据。随着国家对技工院校学生实施免学费政策的顺利实施，提高免学费学生资助档案工作的水平也显得尤为必要。

关键词：免学费学生资料；档案工作；存在问题；对策

随着国家对技工院校学生实施免学费政策范围的扩宽，受助的学生越来越多，国家拨付给院校的补助资金也越来越多，如果各技工院校对受助学生的资料没有进行严格、规范、合理的归档，将直接影响到国家政策的正确实施和资助资金的安全使用。为使国家的惠民政策普及到每一位符合条件的学生，确保国家资助资金使用的安全有效，本人认为，做好技工院校免学费学生资料的归档，是一项非常重要的工作。

结合工作实际，我认为现今技工院校学生的资助档案管理存在着以下几个问题：

1 档案资料不全

由于技工院校的专项资金项目比较多，对资金的监管有一定难度。比如退役士兵专项资金，主要用于退役士兵补贴；国家助学金专项资金，主要用于补助符合条件的困难生；免学费则是对符合条件学生学费的减免，是一项资金数额比较大的补助项目，是专项资金检查的重点。国家明文规定，免学费必须设立专户，做到专款专用。

就实际工作中看到，一般技工学校的免学费学生档案

只有专户和会计账的明细账是不够的，会计账的明细账是核算记载年度资金明细，未对发放人员数量、退学人员数量等作记录，且如该学年度有资金预发、资金发放不及时或存在应发未发等情况时，该学年的资金结余就无法直接在会计账明细账反映。所以，学校除设置专门的资助管理账户和专门的明细账核算外还应设置备查账。

2 缺乏资助资料档案管理制度和歸档指引

院校不重视，没有制定相应的资助资料档案管理制度和归档指引，受助学生的档案资助资料不全或存档不合理，不规范，将直接影响学校是否正确实施国家政策和资金的使用是否安全有效。

3 档案资料更新不及时

除了纸质的档案资料，电子的系统数据也需要加以重视。技工院校的“全国技工院校信息管理系统”重点用于资助管理，“人力资源和社会保障业务管理软件”重点用于学籍管理，目前国家只对全日制且符合条件的学生进行免学费资助，有的院校没有及时对退学的学生在系统作异动处理，造成纸质材料与系统数据不一致，档案更新不及时。

4 档案管理意识弱，人员不够专业

由于技工院校管理资助资料的人员大多是身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，造成资料的归档不合理，不规范。

其次档案管理人员对资助政策不了解，不熟悉，导致一些归档材料收集不够齐全和不准确，严重影响了档案管理水平。

那么，如何做好技工院校免学费学生资料的归档呢？

5 建全资助归档资料

为进一步加强专项资金的监督管理和存档资料的收集，学校除设置专门的资助管理账户和专门的明细账核算外还应设置备查账。备查账应记录财政拨入的资助资金上年度结余金额和当年拨入金额，应发放（享受）金额，已发放（享受）金额，未发放（享受）金额，应发放（享受）人数及名单，已发放（享受）人数及名单，未发放（享受）人数及名单。财会的存档资料除明细账核算和备查账外还应包括财政拨款通知、资金发放凭据、银行存款回执和学生签领确认表、专项资金收支明细等材料。齐全的档案资料将更为准确和高效地反映及监督资金的使用情况。

6 制定合理的归档指引

档案的种类凡多，资料的收集整理也有所区别。由于免学费资助需要收集的资料相对比较多，我们首先必须要分类整理，然后再立卷存档，这样才会浅析、明朗。如：

1.第一类：历年省、市关于免学费政策的文件资料等。

2.第二类：学校历年实施免学费政策而出台的文件资料（包括：①学校实施免学费政策而成立的机构文件，②工作方案，③工作措施）。

3.第三类：学校历年实施免学费情况汇总资料（包括：①历年享受免学费学生人数，②历年有关享受免学费公示材料，③省和地方财政下拨资金入帐银行凭证，④历年免学费省、市资金结算表及帐号余额的银行凭证，⑤学生退学情况汇总表，⑥财政拨款通知、资金发放凭据、银行存款回执和学生签领确认表、专项资金收支明细等）。

4.第四类：以班级为单位建立台帐资料（包括①班级符合免学费条件并申报经批准的学生名单总表，②学生申请免学费资料（申请表、户口簿首页和本人页以及身份证复印件和其他申请凭证③“三级”评审情况资料，④学生享受确认表，⑤学生考勤成绩或操作表，⑥学生退学凭证等）。

5.第五类：备查资料（包括①班级考勤表、成绩表、班级学籍册，②学校校内对特困生资助办法及内容③其他）。

7 及时更新系统数据

对退学的学生要及时在系统作异动处理，确保纸质归档材料与系统的数据一致。

8 配备专业的档案工作人员

随着免学费学生人数和资料的增多，学校配备专业的档案管理人员显得尤其重要。然而，专业的档案管理人员不但要有专业的档案管理知识，还要对免学费资助政策熟悉。所以学校有必要对专业的档案管理人员进行免学费资助政策的培训，只有熟悉政策，才能懂得如何收集存档资料，如何判别资料的真伪等。

免学费政策是国家资助的一项阳光惠民的好政策，受助学生资料的合理、规范归档，是技工院校开展免学费工作的重要依据。各院校只有做好免学费学生资料的归档工作，才能更好地反映国家免学费政策有效的贯彻落实，确保国家补助资金使用的安全有效。