传统载体档案与电子档案的比较分析

邱玥

摘 要：随着信息技术的飞速发展，档案文件的存储也发生了很大的变化，各种新类型载体形式层出不穷，从过去的传统纸质载体到现在的电子载体。相对于传统载体档案而言，电子档案是一个全新的事物，具有与传统载体档案不同的特性，因此，科学探讨二者的优劣利弊，充分发挥各自在档案管理上的优势，对于合理有效地运用现代科学技术和先进设备，推动档案管理更加科学、安全、系统地向前发展，加速实现档案管理现代化进程具有重要意义。

关键词：传统载体；电子档案；比较

1 传统档案和电子档案利用的特点比较

1.1 传统档案和电子档案利用的特点共性

1.档案利用需求的社会性与层次性

档案利用需求的社会性，体现在具有广泛的社会作用和社会价值。档案利用需求的社会作用，在于实现信息资源社会共享和促进社会进步的历史进程中，电子档案利用与纸质档案利用都发挥着积极的作用。档案利用的社会价值，在于档案利用信息资源的原始记录性，都为将来的工作提供了借鉴。档案利用需求的层次性体现在利用者所从事的职业不同，需求的档案信息也不尽相同，有的需求的是一次档案文献信息，有的需求二次档案文献信息或三次档案文献信息。

2.档案利用需求的多样性与动态性

电子档案利用与纸质档案利用的需求，受其自身的职业、素质和爱好等的不同而显现出千差万别。档案利用者需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系。社会越发展，社会所拥有的职业越多，生活文明程度越高，人们的爱好就会越多，爱好的层次就会越高，也更加多样化，而档案利用者需求随着时间、地点、条件的变化而变化体现了需求的动态性。

3.档案利用需求的重复性

档案利用者利用档案的需求往往不只产生一次，档案利用者的需求满足只是相对的、暂时的，原有的需求满足了，又会产生新的利用需求。只要具备一定的条件，档案利用需求就会多次重复出现。

1.2 传统档案和电子档案利用的特点差异

1.从传统档案和电子档案的载体方面比较

传统载体档案是人们无须依靠特定技术就有可识别档案的内容，载体、结构形式和档案的内容一旦形成相互关系后就无法分离，载体、结构形式成为档案不可分割的重要组成部分。在温度、湿度相对稳定和适合的情况下，不会变质腐化。因此，在存档时间方面具有明显的优势。

传统档案也存在着一些不足。纸质档案在保存的信息量上很有限，信息表达和传输能力也十分有限。档案的利用具有一定的“独占性”，一个利用者在利用这件档案时，其他利用者便无法利用此件档案，降低了利用效率。纸质档案堆积需要占用大量的空间。随着档案的增多，存放档案所需要的空间将越来越多。同时，传统载体的档案不便于检索，人工翻找费时费力。

电子档案存储载体以磁带，磁盘，光盘为主要载体，占用空间小，存储信息容量大，传输信息速度快。而且，电子档案有着很强的备份能力，可以轻松复制为多种形式的存储方式，在利用者利用时，也不会破坏电子档案的载体，保护了档案原件。

但是，电子档案载体寿命仍需进一步验证。另外，电子档案对存储技术和设备有依赖性，不可单独存在。人们只有采用这种记录档案内容的电脑和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的内容。

2.从传统档案和电子档案的安全性方面比较

档案的安全性包括档案的载体安全和载体所存储的内容信息安全。

在载体安全方面，传统档案有着明显的优势，传统的纸质档案信息载体性质稳定，在自然条件下可以存放很多年，在温度、湿度相对稳定和适宜的情况下，不会变质腐化。在防护技术上，传统纸质档案的防护主要是在防霉、防潮、防蛀、防尘、防火、防水、对破损的纸张和扩散的字迹进行修复等方面下工夫。而且这些载体只要避开天灾人祸，遵守管理制度和防护的有关要求，就能长期保存。而电子档案除了以上各点以外还要注意防磁，防强光等。而且在正常地条件下保存地时间相对纸质档案来说较短。只有通过定期地备份来实现长期保存。而这些备份无疑会产生费用，会增加管理保护的成本。

在载体所存储的信息安全方面，传统档案保存的难度也比电子档案小得多。对纸质档案的安全保护实际上就是对其载体的保护，而电子档案对信息的保护难度却要大得多。它的安全受其对系统依赖性和系统本身的脆弱性，以及电脑病毒的干扰和影响。在保存档案信息的同时还要保存档案载体的信息。同时，档案的信息是通过计算机的输入设备录入进去的，极易被修改或者录入错误，使档案的内容真实性降低。加上病毒的泛滥，使得电子档案信息更容易被攻击，存储的电子档案信息也有可能丢失。因此，对于病毒和黑客的防范也是档案信息安全的重要部分。

3.从传统档案和电子档案的服务方式方面比较

虽然传统档案和电子档案都是现在利用率很高的形式，但是传统载体档案与电子档案的服务方式在服务对象、服务原则等方面仍然有所区别。

1）两者的服务对象有所不同

传统档案馆的服务主要是针对本地区、本单位或外单位的利用者，以提供档案文献为主，传统载体档案对利用者没有要掌握计算机应用知识和网络知识的要求和限制，所以传统载体档案仍然拥有庞大的用户群体。

电子档案通过计算机网络系统将本馆的数据库信息传送到用户终端。通过个人电脑链接互联网登陆该馆，就可以成为电子档案的服务对象。但对服务对象必须加以区分，对不同的服务对象提供不同的服务内容，档案利用者要通过身份验证才能够查阅档案。

2）两者的开放原则有所不同

传统载体档案不泄密的内容到开放期便可以向社会公众开放。电子档案与传统载体档案相比，其服务方式多样，服务手段先进，服务面广泛。但电子档案的信息还受时间与密级的限制，不能完全上网。电子档案的信息也有访问限制。对于有限制条件的档案信息，用户必须按有关规定履行一定的手续才能获得服务。

2 多元化载体的管理对策

传统载体档案和电子档案都是档案信息保存的一种形式。由于纸质档案的真实性能够得到保证，所以很多利用者还是喜欢利用纸质档案。而电子档案作为一种新兴的储存工具也由于其浏览方便，使用效率高而受到大家的喜爱。因此，两者都是不能互相替代的，而且两者还可以进行有利的互补，对利用率高，档案质量较为残破的，具有重要史料价值的档案进行数字化，充分发挥计算机高速的运算能力和强大的逻辑判断能力，以及对档案快速检索、远距离传输、海量存储等方面的优点，从而实现档案信息资源的反复利用和资源共享，以解决日益增长的档案数量和有限的保管条件之间的矛盾，提高档案信息资源利用率。而对于存有重要信息资料的电子文档，如果没有与其对应的纸质档案，应该将其纸质化。

尽管近年以来，电子档案保持着迅猛的增长势头，但是纸质档案有7%左右的速度增长，在一段时间内，要保持着多种载体类型共存的局面，这就要求我们坚持多元化的对策，统筹兼顾，即要保护好纸质档案的价值，又要发挥电子档案的利用效率，才能更好地的发挥档案的文化传播功能，服务于社会。