探讨档案管理科学化
2015-12-19林双静
林双静
摘 要：我国的社会主义现代化建设事业的不断发展，国内的档案管理工作也得到一定发展。在新的社会环境下，提高档案管理科学化水平，对目前国内档案管理具有重要意义。
关键词：探讨；管理；科学；档案
进入二十一世纪以来，我国的社会主义政治、经济、文化都获得了一定的发展。在这样一种社会背景下，提高单位档案管理水平是大势所趋，是提高我国企业单位管理水平的重中之重。当前，国内许多企业单位的档案管理工作都存在诸多问题，并面临着一系列严峻的挑战。档案管理部门必须紧跟时代发展的潮流，不断调整自身的管理方式，提高档案管理的科学化水平，以适应时代发展的需要。只有这样，才能为构建和谐的社会主义添砖加瓦。
1 提高档案管理水平的重大意义
首先，档案的科学化管理是我国文化实力的重要体现之一，提高档案的管理水平，就是提高我国的文化管理水平。在各类档案中，不仅有政治、经济的相关资料，还包括文化类的各种资料。这些资料对我国的政治、经济、文化的发展都具有极其重要的意义。它们反映了我国在不同历史时期发展的不同状况，是对历史的一种收藏和保存，能对未来的发展作出一定指导。故而，要不断提高我国档案管理的科学化水平，做好国内的档案管理工作，从而促进社会主义现代化建设的不断发展。
再者，过去相当长的一个时期，我国的档案管理都是采用传统的人工手动方式进行工作的。这种方式非但不利于资料的存储和使用，而且耗费了工作人员大量的时间和精力。更甚者，不少单位忽视了档案管理工作的重要性，如此一来，致使许多档案资料一直处于混乱状态。现如今，我国的信息技术获得了长足的发展，并且在许多领域得到了广泛应用。因此，将信息技术的相关管理方法引入档案管理中，既可以提高档案的管理水平，也能够节省工作人员的时间，节省单位的管理成本。
2 实现档案科学化管理的措施
（一）建立现代化的档案管理系统。目前，国内档案管理水平还比较薄弱，最主要的原因之一是对档案管理工作的认识不够深刻。因此，相关部门务必要建立一套科学合理的现代化管理系统，改变档案管理工作者对档案工作轻视的观念[1]。首先，应当建立一套严密的档案管理机制。管理机制的建立，要与单位的实际发展状况相符合。其次，要改革旧有的档案管理观念，让档案管理者认识到档案管理的重要性。同时，加大对其管理工作的监测力度，如发现有工作潦草马虎者，给以一定的批评惩罚。再者，依据管理工作的不同性质，实行定岗定责的管理模式。在档案管理的系统中，要成立一支工作效率较高的档案管理队伍。这支队伍的带头人要由单位的主要管理者担任，其他管理者要经过精挑细选最终遴选出来。只有这样，才能健全档案的管理机制，提高档案管理的质量。
（二）培养档案管理员的综合素质。因为档案管理是一份较为繁琐复杂的工作，所以，它对管理者的要求是比较多的。这份工作不仅需要管理者有一定的耐心，在工作中能做到一丝不苟，还要求管理者有较高的档案管理方面的理论知识。因此，在挑选档案管理员的时候，需要认真细致地考察应聘者各方面的素质。另外，对于不同单位、不同部门的档案管理工作，还需要工作人员具有一定量的专业知识。在信息技术加速发展的今天，档案管理者还要对档案管理工作涉及到的信息技术有一定了解，要能够熟练使用相关的网络技术对档案进行收藏和管理。除此之外，由于档案管理者的素质高低不齐，为了提高档案管理的科学化水平，相关单位应该定时组织管理人员的培训活动。通过这种素质培训活动，能够提高档案管理人员的综合素质[2]。同时，应该设立一定的奖惩制度，对表现优异的管理员给予一定的奖励，这样有利于激发其他管理者的工作热情和工作积极性。
（三）推进档案管理走向信息化。随着信息技术的快速发展，推动档案管理工作走向信息化的发展道路，已是势在必行的。档案管理的信息化包括的内容较多，不仅要求管理者要有先进的管理理念，还要求管理员要有较高的综合素质。除此以外，相关单位还应当引进相当的硬件、软件设备。只有具备了一定水准的硬、软件设备，档案管理员才能在档案管理中，利用相關的信息技术对档案进行收藏和管理。为了推进档案管理工作走向信息化，相关单位应该成立专门的档案管理工作室，最好能购置高效的档案管理软件[3]。利用计算机的相关知识，加快档案管理的电子化、自动化进程。简言之，只有利用现代通讯技术，才能真正实现档案管理的网络化。
（四）不断完善档案管理，促进管理科学化。因为档案信息是会变动、更改的，所以，在日常的档案管理中，工作人员应该定期地对档案信息进行检查，对变动的信息及时进行修改。对于管理人员的工作，要进行严格的监督、检查，保证他们在工作中做到细致、准确、全面。加大对管理人员的考核力度，确保档案管理工作有条理、有秩序地进行[4]。同时，做好档案管理工作还要具备一定的钻研、探讨精神，努力挖掘出档案信息的潜力，并加大它的利用程度。另外，要推进档案管理的科学化，就要引进高新技术，提高档案管理的现代化水平。当然，在适应新形势需要的同时，也要借鉴传统的档案管理方式，将二者有机结合，不断对档案工作进行创新、完善，把档案的利用程度提升到更高的一个层次。
3 结语
综上可得，档案管理工作不仅与现代人的生活联系得越来越紧密了，还对企事业单位的发展产生了不小影响。因此，着力提高档案管理工作的科学化水平是当务之急。要想真正使档案管理工作走向科学化，首先要建立现代化的管理体系，在此基础上，要着力培养档案管理者的综合素质，并引进高新技术手段，从而推进档案管理走向信息化。除此之外，还应当不断完善、创新档案的管理工作，使得档案的利用程度再上一个新台阶。
