浅议我国档案数字化建设实践与发展策略

郭蕾

摘 要：目前我国社会经济已经得到了全面且快速的发展，在此情况下，我国的电子计算机信息水平与技术水平亦得到了显著提高。由此，我国各方面的档案管理中逐渐引进了数字化管理模式。档案管理实际上是我国一项较为基础的管理工作，与国家的安全生产等息息相关。档案数字化建设将能够使得我国档案管理更加符合时代发展需求。为了探究目前我国档案数字化建设的实践与发展策略，本文主要对档案数字化概念及其建设内容进行了阐述。在此基础上分析了个别存在与档案数字化建设实践中的问题，并提出了两点发展策略。

关键词：档案数字化；档案管理；数字化建设

档案当中记录了我们日常生活当中的基本资料，档案管理是我国信息资源管理工作之一。现今人们的生活水平随着经济发展已经得到了显著提高，档案的形式、内容以及种类均逐渐增多。采用传统的管理方法进行档案管理已经不能够满足现今时代发展的需求。因而，我国需要采用先进的、科学的数字化管理方式进行档案管理。通过数字化管理，实现档案资源的共享，且保证档案资源的完整性。在该方面，我国已经取得了一定成绩，但是仍旧需要不断深入进行研究，以便及时发现问题，制定发展策略。

1 档案数字化概念

伴随先进的计算机网络技术与网络信息通讯技术的发展，数字化技术得到了快速的发展。我国各个行业中均出现了数字化技术的身影，档案管理工作中亦涉及到了数字化技术，即档案数字化。档案数字化主要是指在档案管理中，管理人员将档案当中的资料与信息均以数字化的形式，通过计算机系统和程序进行存储。如此便能够节省大量的实体档案资料存放空间。存储与计算机信息系统中的档案资源能够直观、简单且便捷的进行查找。并且能够通过网络通讯技术实现资源共享。由此有利于资源的调动，最终实现了档案资源的优化配置。

2 档案数字化建设内容

档案数字化建设的内容可以分为三个不同角度进行理解。第一，就档案数字化的应用程度而言。首先包含了档案管理部门的目录索引数据库建设，便于管理人员进行档案资料的查找。其次包含了档案全部内容数据库的建设，其中涵盖的目录索引、档案数据库等更加完整和全面。第二，就档案数字化的应用对象而言。首先，表现为纸质档案。该部分档案需要进行数字化处理，进而上传到档案网络管理系统中。其次，表现为高校、企事业档案[1]。高校和企事业单位均需要建立档案数字化管理系统，便于进行档案信息的存储，以保证其具有真实、准确和及时性。第三，就档案的应用过程而言。档案数字化建设中应该包含收集、整理、上传、存储以及查询等多个方面功能。

3 我国档案数字化建设实践存在的问题

3.1 人们档案数字化观念较为落后

目前人们仍旧比较习惯采用传统的纸质档案形式进行档案管理。该部分纸质档案目前仍被采用了目录式、柜架式的保存形式。该种传统的档案管理方法不仅占用了大量的实体存储空间，亦产生了较高的管理成本。同时，在管理当中若发生了保存不当现象，将会使档案资料出现严重的损毁。虽然个别单位已经采用了先进的数字化管理模式，但是仅仅对档案的目录级别进行了管理，并未将纸质档案进行数字转化。因而在实际的使用过程中，仍旧需要在档案库房中进行查询。该种方式并不能够称为档案数字化。

3.2 档案数字化管理盲目性较大

我国为了加强档案数字化建设，建立了诸多数字档案馆。政府对其网络工程的建设力度逐渐加大，已经加快了数字化建设的步伐。在此情况下，部分传统的档案馆均开始积极筹备资金，准备展开档案数字化建设工程。但是，对于大部分正在建设或未开始建设的档案馆而言，均存在着技术性问题难以良好解决、资金投入不足等问题[2]。由于上述问题的存在，使得建成投入使用的档案数字化并不能够真正发挥其重要作用。大部分档案馆仅能够提供档案的一级或者二级目录搜索，并不能够对档案进行有效查阅。

4 我国档案数字化建设的时间发展策略

4.1 加大档案数字化建设的人才培养力度

未来的档案数字化建设中，需要大力引进优秀人才，并且要加强优秀人才的培养力度。通过优秀人才对档案数字化的建设，逐渐提高建设水平，改变人们的传统认知。在选择人才时，传统档案管理工作人員并不能够符合要求，其并没有符合时代发展的数字化建设意识。因而需要挑选更加专业的档案数字化建设、人才，将其分布于档案数字化建设的管理与技术执行等方面，以便更加有效的配合工作。选择人才时，首先要考虑人才是否具有档案管理的能力。其次，在培养人才的过程中要逐渐发现其优点以及特长，发挥其工作的积极性和带动性，逐渐带领人们认识档案数字化建设的优势，实现档案数字化建设。

4.2 正确处理档案数字化建设的技术性问题

档案数字化建设中存在技术性问题将会导致建成后的档案数字馆难以有效发挥其作用。在进行建设的过程中，必须综合考虑到档案数字化适用性与技术之间的重要管理[3]。涉及到的每一项技术均需要提供大量资金进行支持。一般面对该情况，档案管理部门均会采用技术外包的形式进行建设，以便获得有力的技术支持。外包的形式主要依靠企业进行计算机信息网站以及数字档案建设工作。但是，采用技术外包的形式需要大量的费用，大部分传统档案馆均难以承受。因而，在进行档案数字化建设时，可以采用主要技术和相关技术外包的形式进行建设，以此将此建设成本。

5 结论

综上所述，现今人们生活水平的提高产生了各种类型和形式的档案。档案管理工作面临着重要的挑战。但是在计算机信息技术以及网络通讯技术的发展下，档案管理将逐步实现数字化管理。在档案数字化建设中，必须注意避免建设观念落后、建设资金投入不足以及建设技术性问题难解决等问题。必须重视依靠优秀的建设人才，以及先进的建设技术进行档案数字化的建设，以便保证投入使用的数字化档案馆能够提供安全、有效、简便的档案信息共享。

参考文献

[1]李蔚，罗兰.数字档案馆建设的窘境分析[J].大众文艺，2015，11（14）：263.

[2]刘承爱.档案信息安全存在的问题及管理措施[J].黑龙江史志，2015，08（14）：68.

[3]张美芳，刘丁君.我国缩微技术标准化建设可持续发展的策略研究[J].数字与缩微影像，2014，18（04）：26-29.