高校固定资产清查工作的理性思考

赵　瑞

(鞍山师范学院 资产管理处,辽宁 鞍山 114007)



高校固定资产清查工作的理性思考

赵瑞

(鞍山师范学院 资产管理处,辽宁 鞍山 114007)

摘要高校固定资产是国有资产的重要组成部分，是高校教学科研等工作开展的必要物质基础。资产清查是推进高校固定资产管理的一项重要举措，对提高固定资产管理水平具有积极作用。本文分析了资产清查工作的必要性、制定了资产清查工作的执行方案、提出了在资产清查过程中发现的问题，并就问题给出了相应的解决办法。

关键词高校；固定资产；资产清查；资产管理

近年来，随着国家对高等教育事业的投入不断加大，高等教育事业进入了飞速发展的时期。资产规模的迅速增长给，高校资产管理部门带来了新的挑战，如何提高资产管理水平成为每一所高校资产管理部门的重要任务。按照鞍山市财政局的相关要求，鞍山师范学院在全校范围内开展了为期一年的固定资产清查工作，发现了固定资产管理中存在的一些漏洞，并针对这些问题给出了相应的解决办法。

一、高校开展固定资产清查工作的必要性

(一)资产清查是落实科学发展观、构建节约型校园的必然要求

高校资产清查是贯彻落实科学发展观，构建节约型校园的客观需要，是贯彻勤俭办学方针和节约学校经费支出的重要手段，是推进高校固定资产科学管理的必然要求[1]。全面规范和强化资产清查工作，摸清固定资产的使用现状，是提升高校固定资产使用效率、节约高校有限的教育资源、构建节约型校园必须采取的针对性措施之一。

(二)全面查实资产管理的现状，确保国有资产的安全完整

全面摸清“家底”是资产清查工作最基本的任务。资产清查工作的重点，不仅是对当前资产情况的清理，更是为了找到资产管理中存在的问题，从而为今后的资产管理工作提供决策依据。开展资产清查是加强资产管理的重要方式，借此促进高校固定资产结构的调整，充分满足专业学科发展需要，最终实现国有资产的保值增值。

(三)通过资产清查，有助于实现资产的信息化管理

通过高校资产清查，可以对高校现行的管理体系和管理模式进行有效性验证。

随着高校固定资产规模的不断增加，传统的资产管理模式和单机版的管理系统已经不能满足现阶段的资产管理要求。运用先进的信息化管理技术，可以实现资产管理模式从静态到动态的转变，同时可以提高资产利用率，实现资源高度共享；引入信息化管理方式也可以不断提高资产管理效率、确保资产信息质量、防范国有资产流失和实现办学资源的优化配置[2]。

二、高校固定资产清查方案

在固定资产清查工作开展之前，根据本校的实际情况，制定了一套符合本校实情的固定资产清查方案。为了解决高校固定资产数量大、分布广的特点，固定资产清查采用较为先进的条码技术，即：先将固定资产条码标签粘贴在固定资产上，再使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行现场数据采集，最后将采集到的数据上传到单机版固定资产管理系统中，以实现对固定资产的清查和盘点。在确定资产清查方法的基础上，资产管理部门可根据各单位的实际情况，设定资产清查的执行时间和具体的工作要求，并且为了确保整个清查工作如期顺利完成，资产管理部门还要定期通报资产清查进展及下一阶段的工作重点。固定资产清查工作包含四个执行阶段：

(一)自查阶段

自查阶段是资产清查中的一个关键环节，关系到资产清查工作的成败。通过发布文件等方式宣传高校资产清查的重要性，提高校领导和教职员工对此次资产清查的认识，以达到提高资产清查效率的目的。该阶段的主要工作是由各单位资产管理员组织相关人员共同参与完成的，根据本单位的固定资产明细将实物标签粘贴到对应的仪器设备上，以完成对仪器设备的自查。该工作比较繁重，各单位资产管理员必须本着认真负责的态度，耐心细致地做到实物和标签一一对应，并且将账物不符的仪器设备做好记录，以便对盘亏盘盈的资产做下一步处理。

(二)清查阶段

清查阶段是资产清查中的一个核心环节，在各单位完成资产自查的基础上，由学校资产管理部门组织全校各单位资产管理员进行一次全面的清查工作。该阶段可以对各单位的自查工作进行验收，通过专业的条码扫描器，将账物相符的设备信息采集起来，并录入到现行的资产管理系统中，以实现设备的信息化管理。

(三)核查阶段

核查阶段是资产清查中的一个重要环节，它起到巩固资产清查成果、防止前清后乱等现象出现的作用。因为在上一阶段结束后，各单位总会有一些账物不符的仪器设备需要处理，或者是一些久置于库房、无维修价值的资产需要进行报废处理，再或者是新增的一些刚入账设备需要粘贴标签等一系列工作，以巩固清查成果，确保资产账物相符、信息准确。最后，由学校资产管理部门将最终的资产清查结果向全校公布，附带各单位的固定资产盘亏盘盈报告及资产管理意见书，并将此次清查结果记入校史。

(四)抽查阶段

抽查阶段是资产清查中的一个必不可少的环节。抽查的主要方式是不定期的、随机的选取某个单位的一部分资产进行突击检查，尤其是一些可以作为民用的仪器设备(如数码相机、笔记本电脑等)更是抽查的重点对象。此举的重要目的是强化广大教职员工的资产管理意识，杜绝民用设备私自外借等情况的发生。

三、高校固定资产管理工作存在的问题及原因分析

(一)固定资产管理意识不清，报修、报废没有统一标准

在整个资产清查过程中，笔者发现，有很多单位由于资产管理意识淡薄，前期自查工作做得不到位，导致后续工作开展困难，严重影响了整个清查进度。在自查阶段，因许多同类型的设备存在外形相似，只是购置时间不同的情况，再加上之有些资产管理员不按照设备信息粘贴标签，导致这些设备未能准确“对号入座”，最终只能返工，严重耽误清查进度；有些资产管理员在外借设备损坏的情况下，私自将本单位设备抵账给其他单位，导致资产转移或流失；个别资产使用者在未告知资产管理部门的情况下，私自将固定资产“赠送”给他人，导致很多不在账设备的出处不详；在清查阶段，发现个别可民用设备，如笔记本电脑、数码相机等，不在学校保管而是在个别教师自己手中，这不利于设备的使用和共享，属于公物私用，应明令禁止。

有些设备在使用过程中，出现故障或是零件丢失而无法使用的情况，一方面是使用者没有及时报修，资产管理员也没有起到监管的作用，导致这些设备长期闲置，造成资源浪费；另一方面是高校的仪器设备数量巨大，但是缺少统一的报修、维修部门，导致设备损坏后无处报修、无人维修。随着办公自动化程度的提高，大量的电子设备更新快、淘汰周期短，而缺少统一的报废标准，导致应该淘汰的电子设备不能得到及时处置，给日常的固定资产管理造成诸多困扰。

(二)资产管理队伍素质低下，资产管理体系不健全

高校一般对资产管理员的培训工作不够重视，忽视了人是设备的使用主体，人的素质决定了设备的使用价值和管理方式 的重要作用，导致高校资产管理员的素质参差不齐，严重影响了资产管理队伍的整体水平及资产管理的最终效果。其原因主要有几下几点：一是资产管理员一般都是兼职，自身的工作任务繁重而导致疲于应付日常资产管理工作；二是大多数资产管理员缺少资产管理方面的专业知识和相关经验，导致管理不得法、效率低下；三是资产管理员岗位变动频繁，交接工作不及时、不规范，造成某些资产信息经历几任管理员后模糊不清，影响账目的完整和准确。

资产管理员除了负责仪器设备的管理和维护，还肩负着新设备的使用培训等任务。在此次资产清查中发现，有些设备状况良好，但是使用率并不高，其原因在于有些教师不会使用新设备，也不好意思问别人，导致设备长期闲置，造成资源浪费，没有做到“物尽其用”。

目前，高校的固定资产管理体系一般为三级管理体系，即实行高校资产管理部门统管、使用部门专管、领用人保管模式。在三级管理体系下，尽管对固定资产流失等有相应的处罚制度，但由于管理部门职责不够细化、监管缺失，导致责任追究不到位、处罚得不到落实，规章制度形同虚设。

(三)固定资产实行静态管理，管理手段落后

高校固定资产是一个动态的过程，只有动态的资产管理才能满足要求。现行的单机版资产管理系统越来越难以满足不断更新变化的资产管理要求。静态的管理方式是由资产管理部门主导的，全校师生参与资产管理的积极性没有被调动起来，管理权限单一；单机版资产管理系统不利于及时更新设备信息，对于设备的信息调整无法做到及时跟踪，且信息采集和更新只能依靠学校资产管理部门单独完成，由于设备数量巨大，导致管理效率低下；资产信息没有对外开放，不利于实现各单位之间的设备共享，采购时易出现重复购置，造成国有资源浪费；高校不同部门之间使用不同的管理系统，无法进行业务共享，再加上对接不良，导致实物账和财务账不符。

四、以资产清查为契机，提高高校固定资产管理水平

(一)强化资产管理意识，制定科学的报修、报废流程

为了避免清查中出现的种种问题再次出现，必须增强全体师生的资产管理意识，可以通过宣传国有资产管理的相关政策法规，加强对学校固定资产的概念、登记、移交、报废等内容和流程的学习，定期开展一些关于固定资产管理的研讨活动、宣传月和知识竞赛，以增强广大教职员工主动参与固定资产管理的自觉性。

成立一个专门报修、维修部门。对于一些专业的仪器设备，可以使用专人收集产品信息(使用时间、保修期限等)，设备损坏时直接找厂家进行维修处理；对于一些常用办公用电子设备(微型计算机、激光打印机等)，可以雇用专职维修人员，做到故障及时处理，不影响教职员工正常的办公和教学活动。

电子设备的管理和使用要本着“管好、用好”的原则，尽量延长其使用年限。拟报废的电子设备实际的使用时间原则上不得少于规定使用年限，根据品类、使用年限、损坏程度等指标，制定一套科学的电子设备报废标准。电子设备正常使用年限[3]：发电机设备10年；一般电子设备8年；计算机类电子设备5年；网络类电子设备5年；核心业务电子设备3年。使用时间不够正常使用年限而申请报废的，必须出书面说明，且由学校组织专家组对其进行技术鉴定，通过后方可进行报废处理。

(二)提高资产管理队伍整体素质，建立多级管理责任制

资产管理人员的素质决定资产管理的水平。高校资产管理部门应充分发挥资产管理人员的自身优势和纽带作用，定期举办专业技能培训，建立人员培训的长效机制，让资产管理员带动周围的教职员工提高资产管理意识，并掀起全校教师学习使用新设备的热情，提高设备的使用率，使固定资产真正做到为教学和科研服务。

为了有效防止资产流失，使资产管理的各项制度和措施真正落到实处，尤其是使考核落实到位，应将现行的三级管理模式转变为多级管理责任制。根据统一领导、分级管理的原则，将责任分散给使用单位负责人、资产管理员、各科室负责人、岗位责任人各级，将每一台仪器设备都落实到相关的人员名下，彻底明晰管理方、使用方在资产的使用、保管、维护和监察等各个环节所承担的责任和义务以及对应奖惩办法，一同建立起责任落实制度和责任追究制度[4]。

为了调动资产管理员工作的积极性和稳定性，制定必要的奖惩措施势在必行。对于一些认真负责的管理人员，可以给予一定的物质或精神奖励；对于造成资产流失的管理员可采取通报批评或物质处罚等措施。各级资产管理员应明确责任，相互配合，相互制约，这样才能建立起一支高素质的资产管理队伍。

(三)建立网络化资产管理平台，实现资产的动态管理

为了克服单机版管理系统的种种弊端，建立网络化管理平台迫在眉睫。高校可根据自身的资产状况和管理要求，定制一套个性化网络管理系统，这样不仅可以提高资产管理效率，还可以逐步将纵向管理向横向管理转变[5]。

网络版管理系统将设备使用的全过程放在网络上呈现，让使用者自己完成设备登记入账、信息查询、调拨调整及报废报损等工作，这样既可以减轻学校资产管理部门的工作量，也可以改变当前的管理现状，提高资产管理部门的工作效率和设备信息的准确性，同时也提高了全校教职员工共同参与管理的热情。

网络版管理系统有利于实现校内资产信息的共享，根据本校的实际情况设置权限等级，在确保信息安全的情况下，尽量放开校内资产信息，以满足不同等级用户的需求，从而实现资源的优化配置。此外，该系统还可以实现高校不同部门之间的业务共享，使固定资产管理从纵向管理逐步向横向管理转变[6]。例如，网络化管理可以实现资产管理部门和财务部门的业务对接，从而避免账物不符的情况发生，同时也提高了各自部门的工作效率。

总之，固定资产管理是一项长期而细致的工作。只有实现资产清查的常态化，及时了解当前资产状况，才能为今后的资产管理提供有效的数据支持。坚持建立资产清查的长效机制，定期开展资产清查，才能真正地掌握家底，保证固定资产的安全与完整，更好地为高校的教学和科研服务。高校资产管理部门要依靠先进的管理方式和完善的管理制度，全面、科学、规范地做好固定资产管理工作，巩固高校教学科研工作的物质基础。

参考文献

[1] 吴德潘.基于资产清查视角的高校固定资产管理探析[J].韶关学院学报，2011,32(8)：87-90.

[2] 金丽芳.强化资产清查提升高校固定资产管理[J].财经管理，2009,25(6)：231-232.

[3] 王延刚.从资产清查审视高校固定资产管理[J].行政事业资产与财务，2014(1)：13-15.

[4] 薛海利.开展资产清查提升高校资产管理水平[J].中国电力教育，2007(15)：406-408.

[5] 吕雪寒，房丽敏，赵剑英.高校资产流失的原因分析及对策[J].实验室研究与探索，2009，28(2)：65-67.

[6] 蔡德红.高校管理信息化建设有效策略研究[J].鞍山师范学院学报，2014(3)：103-105.

(责任编辑：刘士义)

鞍山师范学院学报

Journal of Anshan Normal University2015-10,17(5):105-108

By assets inventory as an opportunity to raise the level of management

of fixed assets in colleges

ZHAO Rui

(AssetManagementDepartment,AnshanNormalUniversity,AnshanLiaoning114007,China)

AbstractFixed assets in institutions of higher education is an important part of state-owned assets,fixed assets is the necessary material base of carrying out teaching and scientific research.Asset inventory is an important measure of the fixed assets management in colleges and improve the level of fixed assets management to play an active role.In this paper,analysis of the necessity of asset inventory work,formulate the implementation of the asset inventory work,put forward the problems found in the process of asset inventory,and gives the corresponding solution problem.

Key wordscolleges;fixed assets;asset inventory;asset management

作者简介赵瑞(1986-)，女，辽宁鞍山人，鞍山师范学院资产管理处研究实习员，硕士。

收稿日期2015-06-21

中图分类号G475

文献标识码A文章篇号1008-2441(2015)05-0105-04