提高新办本科院校档案工作水平研究

梅业新

（安徽工程大学 综合档案室，安徽 芜湖241000）

新办本科院校是指在我国上世纪90年代中后期开始的高等教育办学体制改革过程中建立起来的一批本科院校，这些学校一般是通过专科学校合并、升格，按照国家本科高等学校设置的有关要求建立的。［1］根据教育部网站公布的教育统计数据，从2000年至2012年，全国本科院校从599所增加到842所（不包含303所独立学院），共增加了243所，接近全国本科院校总数的30%。随着高等教育改革的不断深入，新办本科院校正逐渐成为高等教育的一支重要力量。

档案工作作为学校一项基础性工作，一直以来都处于边缘状态，长期游离于学校的中心工作之外，［2］在新办本科院校中表现尤为明显。然而随着学校的发展，档案在教学评估、专项检查、荣誉申报等重大活动以及平时的教学、科研、基建等各方面的作用越来越突出，档案工作开始得到重视，尤其在《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）公布实施后，新办本科院校档案工作有了很大的进步，同时也还存在很多问题。在信息技术快速发展的今天，如何提高档案工作水平，更好地服务于学校的各项工作是新办本科院校面临的一个难题。

一、信息化时代下新办本科院校档案工作呈现的新变化

（一）档案馆藏条件的变化

馆藏条件的变化主要表现在硬件设备设施和库房面积两个方面。随着新办本科院校在校生规模的扩大，学校各方面都有了很大的发展，直接导致档案门类开始多样化，档案数量每年不断增长，而原来的办公场所和档案库房已经不能满足要求，因此很多新办本科院校都将档案馆（室）搬进了新建的图书馆或办公大楼，将其中某一层甚至两层全部作为档案馆（室）用房，并配备了库房要求的“八防”设施设备。以安徽省为例，截止到2013年底，安徽省共有33所本科院校，其中属于新办本科院校15所（不包含11所独立学院），在这15所学校中有10所学校档案部门搬进了新建的办公大楼，馆藏条件有了很大改善。

（二）档案管理和利用方式的变化

随着计算机的广泛应用和档案管理软件的普及，新办本科院校档案工作逐步由传统的手工管理转变为计算机软件管理，文件归档由单一的纸质文件归档变为纸质与电子文件同步归档。部分新办本科院校购买了网络版的档案管理软件，并逐步对馆藏的纸质档案进行数字化处理，导致档案利用方式由到档案馆（室）的现场查阅、电话查阅逐渐转变为网上的在线查询。

（三）档案宣传方式的变化

随着互联网的进一步普及，新办本科院校档案工作的宣传方式由过去的制作展板、张贴海报、知识讲座、业务指导等转变为通过建立档案网站或开通档案部门的微博、微信进行宣传。由于网站宣传能够克服传统的档案宣传形式的许多局限，使档案网站成为档案部门展示形象、宣传档案工作、服务社会大众、提高社会档案意识等公共服务职能的窗口。［3］以安徽省为例，笔者通过对15所新办本科院校的官方网站进行浏览发现建有档案网站的有9所学校，占总数的60%，档案网站已经成为学校宣传档案工作的重要方式，也是展示学校档案信息资源的重要平台。

（四）档案人员专业和学历要求的变化

一直以来，档案馆（室）和图书馆作为学校解决职工两地分居和引进人才家属安置等安插人员的理想部门，学校对从事档案工作人员没有相关专业和学历上的要求，导致学校专职档案人员大多数都是非专业人士，这种现象在新办本科院校中尤为突出。随着档案门类的多样化和档案信息的电子化，在管理过程中对档案人员专业技术和业务水平的要求越来越高，档案专业技术人员的缺乏，严重阻碍了新办本科院校档案工作水平的提高。因此，近两年来，新办本科院校在招聘档案工作人员时大多都明确要求档案学专业或计算机专业硕士研究生及以上学历。

二、新办本科院校档案工作目前存在的问题

（一）学校之间档案工作发展不平衡

新办本科院校档案工作总体来说发展较快，各学校的档案软硬件设备设施和管理水平都有很大的提高，但学校之间档案工作的发展速度相差较大，基本形势是公办学校明显快于民办学校，经济发达省、市的学校明显快于经济落后省、市的学校，各新办本科院校之间档案工作发展的不平衡使彼此之间档案管理水平的差距越来越大。

（二）档案工作的发展与学校的发展不同步

经过几年对本科办学模式的探索，大多数新办本科院校能够从实际情况出发，准确定位，突出重点，适应地区经济和社会发展需要，逐步形成了具有自身特色的发展道路，［4］办学水平和综合实力都有了很大提升，然而学校的档案工作发展严重落后于学校的发展，主要表现在三个方面：第一，档案经费有限。大多数新办本科院校每年用于档案工作的经费较少，只能满足日常办公，档案信息化建设等其他专项经费严重不足。第二，档案机构级别较低。根据教育部27号令，只要满足建校50年以上或在校生规模1万人以上或保管档案3万卷以上就应该设立档案馆，部分院校三个条件全部满足，但学校档案机构依然为综合档案室。第三，专职档案人员职数偏低。大多数新办本科院校档案部门工作人员在3人及以下，很多院校档案人员只有1人，而档案数量每年都在递增，人员的不足严重阻碍了档案工作水平的提高。

（三）馆藏档案载体单一，馆藏量不够丰富

大多数新办本科院校档案馆（室）的馆藏档案载体单一，特色不够鲜明。档案载体以纸质档案为主，其他载体档案较少，馆藏结构以文书、教学、科研、基建等教育部27号令第十五条列举的十一大类为主，实物档案、历史档案和名人档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。［5］这是长期以来重文件归档轻个人文献实物收集等做法造成的结果，影响了学校档案工作的与时俱进，也不能适应日益多样化的档案利用需求。

（四）档案信息化建设速度缓慢

为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，促进全国档案事业现代化水平的提高，2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。2003年，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。2005年，审议通过的《档案事业发展“十一五”规划》，将档案信息化作为新时期档案事业发展的一项重要工作。［6］经过十多年的发展，全国档案信息化建设总体状况良好，但各单位之间发展不平衡。各省、市的档案馆信息化建设发展较快，成效比较显著，包括高等院校在内的企事业单位档案部门由于经费、领导认知程度等方面的原因，档案信息化建设比较缓慢，而新办本科院校档案信息化情况更为堪忧。目前全国大部分新办本科院校的档案信息化建设处于刚刚起步阶段，部分院校还是单机版档案管理软件甚至没有管理软件，与档案信息化建设需要真正实现的信息化、数字化、网络化还有很大差距。

（五）部门立卷难以全面执行

《高等学校档案管理办法》第十六条规定：“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，然而新办本科院校由于档案人员少、业务水平低、档案增长快等特点导致在实际的实施过程中难以全面执行。一方面由于部门领导不够重视，档案意识不强，认为立卷工作是档案部门的事情，再加上兼职档案人员自身事情多，没有时间做立卷工作；另一方面由于部分门类档案专业性较强，档案数量多且分散，如建设项目档案，组卷归档需要具备很强的专业技术知识和业务能力，兼职档案员缺少系统的专业学习和培训，很难能准确地完成立卷工作。

（六）密级档案管理不够规范，档案实体和信息安全存在隐患

由于新办本科院校总体档案管理水平较低，对密级档案的管理缺乏经验，造成密级档案实体安全和信息安全存在隐患。具体表现在：有的学校档案管理制度不完善及利用审批手续不严格，将密级档案在联网情况下进行系统录入甚至全文扫描，在查阅手续不完备的情况下提供查阅服务；有的学校档案整理不够规范，将密级文件与非密级文件混乱组卷、存放，在提供利用时容易造成内含密级文件的案卷被查阅、复印甚至借出；有的档案人员的保密意识不强，对密级档案缺少安全防范意识，在整理查阅过程中随意放置、复印密级档案。

三、提高新办本科院校档案工作水平的对策与措施

（一）以查促改，提高学校领导对档案工作重视程度

新办本科院校一般为地方性院校，各省级的教育厅和档案局作为上级主管部门和档案业务指导部门，应该建立起定期对新办本科院校档案工作进行专项检查的制度，对档案工作检查结果进行通报，好的给予表彰，差的给予批评并要求及时整改。这种以查促改的方式是引起学校领导高度重视档案工作的有效措施，同时也能促进档案工作的均衡发展，提升高校档案工作整体水平。

（二）将档案工作作为学校升级达标、荣誉申报等活动的考核指标

档案工作是学校的重要基础性工作，在学校教学评估、学校庆典、学校更名、专项检查、荣誉申报等重大活动中起着重要作用。在新办本科院校进行升级达标考核（如学校教学评估、学校更名、学校升级）或荣誉申报（如全国毕业生就业典型经验高校、省级文明单位等）时应将学校档案工作作为一项考核指标进行考核。考核指标内容包括机构设置是否合理，软硬件设施是否齐全，人员配备是否到位等，将学校档案工作列入学校的考核内容是提高新办本科院校档案管理水平的有效措施。

（三）构建档案资源建设体系，丰富馆藏门类

新办本科院校档案部门要加强学校档案资源体系建设，变被动接收为主动出击。一是积极主动参与学校重大活动的记录和档案资料的收集；二是深入学校各部门各学院进行实物档案的收集；三是加强对学校专家、教授、教学名师等知名人士个人日常生活资料的收集；四是组织开展向广大师生、校友、社会征集档案活动，重点收集与学校发展历史关系比较密切的老照片、老文件等珍贵档案，不断拓宽资料渠道，丰富馆藏内容。

（四）多渠道结合，加速档案信息化建设步伐

国家档案局（馆）局长（馆长）杨冬权在2014年全国档案局长馆长会议上明确提出将“进一步加快数字档案馆（室）建设步伐”作为今年全国档案工作的主要任务，新办本科院校作为全国高等院校重要组成部分应积极响应，多渠道结合，解决档案信息化建设涉及的经费和技术问题。在经费问题上一方面可以通过申报各省市制订的资助项目（如安徽省教育厅开展的提升计划和振兴计划项目）获得信息化建设专项经费，另一方面可以通过将档案信息化建设纳入学校信息化发展规划和学校教育事业发展计划，并制定学校信息化建设实施方案，设立专门预算经费。在技术问题上可以通过外包的形式由专业公司来做，但要确定好范围和保障措施，对涉密文件和不宜采用外包形式的档案坚决不能外包，其中属绝密的档案一律不搞数字化，［7］在推动档案信息化建设同时要维护好档案的实体安全和信息安全。

（五）定期培训，年底考核，提高档案工作意识

对新办本科院校来说，能否搞好档案工作，领导重视是关键。一方面学校应定期邀请校外及业务主管部门专家对各学院各部门的领导开展学习档案法律法规专题讲座，提高他们对档案工作重要性的认识，同时对不同门类的兼职档案员进行针对性的业务指导和培训，提高他们的工作意识和业务水平；另一方面，学校要制定《立卷部门档案工作考核办法》，依据考核办法年底对各立卷部门进行考核，考核结果进行全校通报并与学校的其他评奖评优挂钩，档案工作考核不合格的直接取消其他评奖评优的资格。两个方面的结合必将引起各立卷部门的重视，为部门立卷制度的全面执行提供有力的技术支持和制度保障。

（六）预防与整改相结合，确保密级档案实体和信息安全

随着信息技术的飞速发展以及QQ、微博、微信等新媒体的广泛应用，保密工作形势变得更加严峻。新办本科高校要充分认识到新形势下保密工作的重要性和紧迫性，做好档案安全防范措施。首先，要完善档案管理制度，规范利用审批手续并严格执行。针对涉密文件要制定专门的管理制度，如库房管理制度、查阅审批制度、销毁制度等，明确相关责任，规范工作流程和利用审批手续，严格执行相关保密规定；其次，规范密级文件的归档方法，要求以件为单位立卷，并与非密级文件分开整理，单独装盒存入保密设备，［8］对不符合保密要求及存在安全隐患的要积极进行整改；最后，提高档案管理人员的素质和保密意识，加强档案人员保密知识的学习和保密业务的培训，培养档案人员严谨的工作作风和高度的保密意识。

四、结语

新办本科院校是我国本科教育中的新生力量，也是高等教育的重要组成部分，其档案工作水平的高低直接影响到高等院校档案工作的整体水平。随着新办本科院校综合实力和办学水平的提高，对档案的利用需求越来越突出，因此如何提升新办本科院校的档案工作水平是当前亟待解决的问题。提升新办本科院校档案工作水平是一个长期复杂的过程，需要上级主管部门的政策引导和学校自身的重视和支持，也需要档案工作者的努力付出和各职能部门的通力合作。总之，提升新办本科院校档案工作水平任重而道远。

［1］周明侠.新办本科院校外聘教师管理模式初探［J］.长沙大学学报，2007，21（1）：139－141.

［2］张桂平.高校档案工作创新方法谈［J］.成功（教育），2008，（8）：220－221.

［3］远安县档案局.谈谈档案信息化建设的几个问题［EB／OL］.2013－07－18.http：／／da.yuanan.gov.cn／art／2013／7／18／art＿2166＿241072.html.

［4］邱均平，楼雯.从新办本科院校评价看中国高等教育发展［J］.重庆大学学报（社会科学版），2013，19（3）：87－94.

［5］朱丽梅，张娟娟，袁晓凤.关于新时期如何提升高校档案工作的思考［J］.兰台世界，2009，285（14）：27－28.

［6］中国档案学会档案自动化管理技术委员会.中国档案信息化发展的现状与趋势［DB／OL］.2011－05－11.http：／／www.idangan.com／Achievement＿info.asp？id＝273.

［7］杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［N］.中国档案报，2014－01－06（1）.

［8］翟霣远.涉密文件该怎样归档［J］.档案管理，2009，181（6）：70.