电算化会计信息系统的内部控制措施与方法

2015-12-16崔凯悦

商场现代化 2015年26期

关键词：信息系统内部控制措施

摘要：随着信息技术的大范围深入应用，会计信息平台已由传统的手工会计核算模式发展为电算化会计信息时代。电算化会计信息平台为企业带来方便、高效的工作平台，但是加强会计信息系统内部控制是此平台得以高效运行的重要保证。

关键词：电算化会计；信息系统；内部控制；措施；方法

一、电算化会计概述

1.电算化会计概念

电算化会计以会计与计算机学科为基础，在实际实践中发展而成的新兴学科。目前该学科处于高速发展状态下，理论知识尚未全面展现在人们面前，但可从已有的会计电算化实际实践中能够获取整体理论轮廓。

2.电算化会计特征

（1）电算会计是信息经济中的会计

在企业发展中，三大经济支柱并非独立存在的，而是形成大环境、大气候，便是企业的信息化历程。当企业的信息化水平较低时，电算化会计便处于核算层，处于相对较低的层次。

随着企业信息化水平的日益提升，电算化会计也得以日益成熟，逐步转变为核算层与管理层结合，最终转变为核算层与管理层再加决策支持层相结合。

电算化会计是企业集成化信息平台的基础与核心，电算化会计的建设与发展无法脱离开企业集成化信息平台的建设与发展。同样地，企业集成化信息平台建设与发展同样离不开电算化会计的建设与发展，二者之间无法独立存在。

（2）电算会计是管理、决策及战略会计

在还没有管理会计时，只有核算会计，会计更多地扮演着提供经济数据的角色。而拥有了管理会计后，会计的管理职能得以有效发挥，但因管理会计中复杂的数据计算、统计处理，致使管理会计的推广应用面临较大的限制，而决策会计与战略会计需要较为复杂的数学知识，致使会计方法只在小部分员工中应用，并且也只在极小部分企业中应用这些功能，明显不利于决策战略会计在推动社会生产力中的作用。而电算会计利用网络技术，从供应链及营销环节实时收集各种应用数据，及时地分析处理并反馈给对应德人员，能够极大地改善管理效率。更为重要的是，基于电算化会计信息系统能够实时获取部分特殊信息，并根据管理需求进行信息处理从而控制整个经营过程。

（3）电算化会计内部控制目标

内部控制主要是为了确保企业经营业务平稳进行，确保资产安全完整、及时发现并分析处理问题，确保会计数据的真实性与完整性而推出的政策与流程。电算化会计信息系统内部控制主要有以下目标：

①维护企业资产安全和完整。任何企业均有自身的企业资产，若未加以有效的保养，则会产生资源浪费或贪污盗窃等问题，导致企业资产遭受损失。因而，建立完善的内部控制体系，采取必要的措施能够避免资产流失。

②确保会计信息的准确、完整和可靠。会计数据是真实反馈企业经济业务活动的数据基础，包括各种会计报表等。会计数据必须真实准确，才能够满足企业外部相关单位的需求，才能够吻合企业内部经营改善的需求。因而，完善内部控制体系，能够确保会计数据的正确性，从而提升经营决策的准确性。

③开展各部门的工作业绩考核与评价工作。在企业内部完善控制体系，明确管理职责，不仅仅有利于方案政策的有效执行，同样有利于业绩考核的高效开展。

④确保企业财务活动的合法性。按照企业经营目标，完善电算化会计信息系统内部控制体系，最终在于实现促进经营活动合理化，提升经济效益的目的。

⑤确保企业财务业务开展的合法性。任何企业的财务业务都必须严格遵守国家相关法律法规的规定，而建立合理的内部控制制度能够确保企业财务业务的合法性，能够有效地规避企业内部各种违规作业现象产生。

二、电算化会计当前所存在的问题

1.兼容性不强

因大多数电算化信息系统属于自行开发平台，所应用的操作系统平台及支撑软件有所不同，所应用的数据库也存在结构等方面的差异，并且不同个公司的代码风格及编写习惯有所不同，再加上软件公司技术保密策略，不同软件方间缺乏有效的交流与沟通，缺乏软件行业内的有效协议，致使不同电算化会计信息系统缺乏有效的统一数据接口，导致难以在不同电算化会计平台上实现数据共享。

2.会计电算化软件功能不完善

在我国，大部分企业使用会计电算化软件主要是为了记账，使得软件开发者忽视了对成本，预算等模块的开发，且有些软件的功能不能够完全满足目前企业的需求，软件功能与企业的需求还有些差距。

3.数据安全性较差

对于企业来说，财务数据安全对于企业来说至关重要，但是目前大部分的财务会计软件，都没有很好的解决这个问题，他们只是对软件的应用程序做了加密处理，但是对生成的财务数据没有做到很好的保护，一但计算机受到网络攻击，数据安全性就会受到影响。

三、电算化会计对企业内部控制制度产生的影响

1.控制方式发生改变，由单一制度控制转为程序控制和制度控制

在传统的会计核算工作中，内控方式主要是指员工内部牵制制度。而进入电算化会计时代后，集中式处理会计日常作业，促使传统的会计部门内控措施逐步取消，而随着而来的信息化内控机制发挥着更为重要的作用。

伴随着通信信息技术的持续高效发展，会计数据基于互联网实时作业已成为可能，会计操作可以在互联网的另一端快速化地完成日常操作。比如，传统应该由工作人员现场处理的业务数据，现在可以在互联网的另一端完成相关操作。而过去可能需要由多个部门根据初定的作业步骤，现在能够由一个人集中作业。

2.控制对象发生改变

电算化会计信息平台的快速、高效发展，对企业内控的控制对象产生了较大的影响。与传统的会计作业模式相比，进入电算化会计信息平台时代，控制对象发生了明显的改变，由传统的对人控制改变为对人、机协同控制的控制体系，内控的对象已转变为信息处理方法及计算逻辑等等。

3.加大了控制舞弊、犯罪的难度

在传统的会计作业模式中，常常会出现因操作员工工作疏忽或疲劳等原因而造成的无意错误。而进入电算化会计信息时代后，操作人员所维护的系统数据是否准确、信息平台运行是否正常、服务器设备是否平稳运行是确保财务数据准确性的三大因素。假如三大因素中任一因素出现问题，就可能致使会计核算结果错误。

另外，在实际工作中，假如信息平台所存储的会计数据未受有效的控制机制导致易于被篡改。并且信息时代犯罪更具隐蔽性及危害性，电算化会计信息时代发现舞弊或犯罪的难度要明显大于传统的会计核算时代。所以，电算化会计信息平台在一定程度上加大了及时有效发现、控制舞弊、犯罪行为的难度。

四、电算化会计信息系统的内部控制措施与方法

电算化会计信息平台，给会计核算工作提供了更为简便、更为高效的工作平台，但是假如缺乏有效的平台内部控制机制将致使会计信息平台处于不可控状态，给企业的正常运行带来巨大的风险隐患。因而，采取有效的电算化会计信息系统内控机制及其重要。

1.优化会计管理组织机构设计

随着电算化信息的高速发展，管理机构也得以相应的调整，比如员工岗位责任制等等。在电算化会计信息平台内部控制工作中，逐步完善会计管理组织架构是常见的方式之一。在组织架构优化设计工作中，应该结合企业内部控制的实际需求，从最大化提升会计工作人员的工作技能为出发点，实现最大化的优化目标。

2.完善电算化会计程序的设计和操作控制

电算化会计信息平台的研发务必满足规范需求、所开发的会计信息平台务必展开全面化、深入的调研分析工作，所设计的平台开发方案必须与国家所颁布的相关规范要求相吻合。另外，所开发的会计信息平台在实际应用前务必经过严格的内部测试及审批环节，会计信息平台相关的开发文档必须完整，确保电算化会计日常业务操作遵循会计作业准则，预防各种会计作弊、违规操作，保证会计业务数据的准确性。

3.加强数据的输入、输出和安全控制

企业会计电算化信息平台日常操作，主要涉及到会计日常业务数据的维护、处理、整理、保存及报表输出等相关工作。在这些日常操作中可能会存在数据风险的可能性，因而需要进行平台在电算化信息平台每个功能模块实现时是否加入了相应的内控功能，并且评估所加入的内控功能是否能够发挥相应的作用，并对一些可预见的潜在风险是否有相应的预防方案，对不可预见的风险是否有预留的处理时机等等，以确保电算化会计每一个工作环境中会计信息的正确性、有效性及完整性。

另外，在电算化会计工作中，信息平台原始信息是经过人为预先符合及确认后维护至信息平台内，所以会计信息平台数据计算结果的准确性与基础数据维护的正确性紧密相关。会计信息属于企业的机密数据，假如发生数据泄露事件将给企业造成不必要的损失，而信息数据的可复制下又造成会计数据容易发生泄露而不被发现。因而企业电算化信息平台不管是通过电子介质或纸质介质输出均应该进行严格的管控，以免遭受数据盗取或修改。

4.加强制度建设，提升会计制度管理意识

单纯的企业制度建设，假如未能够得以高效地执行，就等同于制度的不复存在。因而，在实际内部控制中一方面应该提升制度建设力度的同时，应努力提升财务工作人员的制度意识，以提升制度的实际执行效果。完善的会计电算化制度，是企业电算化会计信息平台得以平稳应用的基础。所以，加强领导、组织与规划工作，强化会计工作人员会计制度有关的培训工作，不仅仅是企业财务信息化工作的要求，同样也是企业电算化信息平台是否能够得以平稳、稳健应用的重要基础。

5.强化会计人员职能控制

在其位谋其职，任何一个岗位均有着其对应德职责及其工作权利。在企业电算化会计信息系统内部控制，加强会计工作人员的职能控制是一项极其有效的管控渠道，可以从以下方面着手：

（1）明确会计工作人员职责。诸多实际案例表明，企业电算化会计信息平台内部控制失控的重要原因在于企业会计工作人员职责不够清晰，导致会计工作人员出现越权或者失职的情况。因而，在企业电算化会计信息平台内部控制过程中，应该加强对会计工作人员职责的梳理工作，明确会计工作人员所应该担负的工作职责，更好地完成内部控制工作。

（2）加强会计工作人员职责管控。实际案例表明，内部控制出现问题，除了与会计工作人员自身的问题有关外，还与上级领导忽视对下属会计工作人员的把关工作。因为，在实际内部控制工作中，上级领导应该加强对下属会计工作人员的日常业务操作审核工作，将内控隐患控制在源头上，实现风险最小化的目标。

6.加强会计人员的电算化培训工作

电算化会计信息平台，为企业内审工作提供了更为方便、更为高效的内审工具。但是电算化会计能否取得良好的运行效果，除了与会计信息平台自身的功能有着紧密关联以外，还与电算化会计信息平台操作人员的应用熟练程度紧密相关。因而，在应用电算化会计信息平台加强内审工作时，应该努力通过各种渠道提升会计人员的电算化培训工作，主要渠道如下：

（1）积极组织内部培训。企业的发展，离不开人才的培养，在企业内审工作中同样如此。在内审工作的发展中，老员工逐渐积累了丰富的知识与经验，值得广大年轻的新员工学习与借鉴。因此，企业应该积极组织各种内部培训，安排老员工向新员工介绍在内部控制工作中所需要注重的难点与重点问题，指导新员工更好地融入到内部控制工作中，为企业电算化会计信息平台的平稳运行贡献自己的力量。

（2）提供有效的外训机会。受企业内审工作人员能力等方面因素的限制，企业往往在内部控制控制中需要寻求外部专家的帮助。如果能够为企业内部控制员工提供的外训机会，帮助员工接受更为先进的内控新理念、新技能，相信能够帮助内部控制工作人员更好地提升自身的工作技能，更好地为企业服务。

7.提升会计数据安全管理和控制力度

数据安全，是所有企业推行电算化会计的重要保证，是确保企业业务数据得以有效应用的重要基础。另外，有效的数据安全管理能够高效地确保会计数据处于可恢复状态中，确保在信息系统遭受破坏的情况下能够得以快速高效地恢复，保证业务的正常运营。因而在实际电算化会计推进工作中，应注重提升企业会计的数据安全，加强信息安全管理及管控力度。

（1）完善会计信息系统管理体系、重点关注会计科目体系、会计数据维护工作、系统内部数据计算逻辑等各种基础性数据管理工作。

（2）当月所有会计业务数据及报表管理数据应该及时有效地进行分类汇总归档工作。

（3）所有会计信息平台安装盘均应该做好标签归档工作，并做好日常保管工作，以确保会计信息平台的安全性。

（4）做好电算化会计信息平台数据的备份工作，同时要做好备份机的日常保养工作，确保备份机磁带的安全性，并进行定期电算化会计信息平台数据的恢复测试工作，确保备份机制的安全性与有效性。

8.加强内部审计

作为企业内控系统的关键组成部分，内部审计同样也是电算化会计下开展内部会计管控的重要渠道之一。在电算化会计背景下，因审计对象的表现方式有所变化，对内审工作做出了更为高标准、更为苛刻的条件。

（1）应该积极安排内审工作人员参加更为高端的培训活动，比如参加电算化信息平台等领域的培训活动，促使内审工作人员能够更好地吻合会计内审工作的需求。

（2）因内审工作员工的技能等方面因素受限，难以更为全面地深入了解各个领域的知识，因而可以考虑寻求专业的审计方面专家的帮助。可以考虑参加会计信息平台开发的可行性评估工作，信息平台应用安全性审核工作、评估日常操作是否满足企业内审工作的规定。

（3）在逐步完善内审工作体系的同时，同样也需要提高执行的效率，只有高效地执行才能够真正地发挥出内审体系所具备的功能。从当前国内实际情况分析，因实际执行力度不足而造成内审体系处于失效的状体中，因而在实际工作中，应该注重制度的执行力。

参考文献：

[1]唐永军.电算化会计信息系统的内部控制措施与方法[J].现代经济信息，2013（02）.

[2]蒙丽.内部控制在电算化会计信息系统的作用[J].决策与信息旬刊，2014（11）.