浅议医院档案信息资源开发难点与对策

文/广东医学院附属医院档案部　钟燕萍

浅议医院档案信息资源开发难点与对策

文/广东医学院附属医院档案部钟燕萍

【摘要】在医院建设过程中，档案信息资源的开放利用发挥了不可或缺的作用。但是，档案信息资源在开发过程中遇到种种难题和阻碍，本文就此指出了档案信息资源开发的各项难点以及解决措施。

【关键词】医院档案；档案资源；档案信息；资源开发

医院档案作为医院在各项职能活动中形成的具有保存利用价值的原始记录，是医院宝贵的信息资源库。在医院信息资源中，档案具有所载信息的原始性、真实性等特殊性质，因此做好医院档案信息资源的开发利用，强化档案信息资源的服务功能，对医院建设发展具有十分重要的意义。但是作为相对较冷门的行业，其信息资源的开发工作的开展总会遇到这样那样的问题。

一、医院档案信息资源开发难点

（一）医院档案馆藏资源不够丰富。由于档案管理制度的缺陷和一些历史原因以及医院行业管理的要求，导致部分应纳入档案管理的档案没有纳入管理。比如医院档案除了固定的党政文书档案、设备档案、基建档案、科研档案、人事档案等等类别外，其他类别如医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等则分属各个业务部门管理，导致档案馆馆藏不够齐全，资源不够丰富。从而限制了可供开发的档案信息资源。另外，医院不管是管理层还是被管理层往往只注重医疗专业技术的提高和专业论文的发表，而对重大的医疗活动却少有文字记载，即使有形成的资料也不注意保存或上交。从而导致很大一部分有保存和利用价值的档案资源就此流失。档案信息化管理模式的建立。OA系统、HIS系统,有的医院甚至使用了MIS(管理信息系统)、CIS(统一化系统),日新月异的网络技术,推动了医院档案信息化进程,档案工作不仅要适应档案“信息化”,更要适应管理“网络化”。

（二）医院领导层不够重视。虽然国家一直在强调全面发展，但根据目前社会价值的走向，大都注重眼前经济利益和效益，而忽视了长远的发展和文化沉淀。比如1992年，济南铁路局为了扩大站场，不顾专家和学者的反对，将德国人赫尔曼·弗舍尔于1904年修建的曾是亚洲最大的火车站并曾被战后联邦德国出版的《远东旅行》列为远东第一站的济南火车站拆除。济南老火车站见证了清政府的灭亡到民国的转变、到抗日战争时期日本人军管铁路，再到新中国建立以后的这段历史，其历史意义远远超过建筑本身，是一段可以触摸的立体的历史。

当然，这种情况存在于各行各业，存在于社会各个角落，医院也不例外。当前，各医院领导普遍对档案管理在医院管理中的指导作用认识不足，往往仅注重医院眼前利益和效益发展相关的医疗质量与技术的发展、医疗技术人才的培养与学科建设的发展，从而忽视了档案管理在医院管理工作中所积累的经验和为未来规划作参考等价值，对待医院档案管理工作抱着“有就行”的心态，因此，不仅无法激起档案管理人员的工作积极性和持久性，使得部分档案遗失、不完整、利用率低现象越发普遍，更不会提出开发档案资源为医院管理工作提供服务的理念。在严重落后于其他行业部门，馆藏资源不丰富完善，可利用开发的档案信息资源少之又少的情况下，医院档案管理工作尤其是档案信息资源开发工作也无法有所提高。

（三）医院档案管理人员构成与建设存在问题。医院档案管理是医院管理的重要部分，其管理水平跟直接接触档案的管理人员水平有直接关系。一方面，既属于管理工作又属于服务工作的档案工作因其不如其他如医疗科室受重视，自然不会在意从事档案管理的人员是否是专职人员亦或是专业技术人才。从事档案工作的常常是医院的转岗人员，这些人员一般没有档案管理经验，也未曾受过档案管理专业培训和专门教育，在档案管理工作中缺乏应有的职业道德和职业素养，档案管理人员岗位意识淡薄甚至于没有之现象泛滥。在此基础上，先不说能够做好档案信息资源开发的人员，就是好的档案管理人员都很难出现。另一方面，随着社会的不断进步，要求档案管理工作顺应时代潮流，与医院其他各项工作保持同步，这也就需要相应的人才来带动档案管理工作的发展。但是，在人才引进上，前文提到一般是医院内部转岗，并不会考虑到档案管理工作的需要，导致档案管理人员建设处于停滞阶段，严重影响了医院档案管理和建设工作，医院档案信息资源开发同样无法有所进步和突破。

二、推进医院档案信息资源开发的对策

面对医院档案信息资源开发遇到的问题，可以有针对性的去解决。

（一）提高领导对档案工作的重视程度。提高领导的重视，需要让档案工作出现在领导眼前，并认识到其重要性。

1.完善制度建设。“无规矩不成方圆”。医院领导人的思想意识直接决定了档案管理工作。要让领导重视医院档案工作，尤其是档案信息资源开发工作，就需要将档案工作摆进领导的管理日常，领导带领档案工作必须依照规章制度来依次进行。因此，必须重视档案规章制度建设，并不断完善它。目前，大部分医院是按照国家卫生部门所制定的要求来确立医院的管理制度以及各部门工作职责，而涉及档案管理的制度、职责和标准比较

少。医院档案主管领导应依据国家《档案法》等有关法律法规，结合本院实际操作情况，健全与完善档案管理工作制度，使档案管理工作中的收集、保存、鉴定、销毁等各项工作有法可依、有章可循，确保医院档案管理工作规范有序。

2.创新档案工作，宣传档案。根据档案利用数据，编制相应的档案汇编或者检索工具，方便查档人员迅速准确找到所需文件。举一反三，将档案信息资源在医院管理中的作用尽可能的用直观的方式呈现出来。2011年5月31日，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在中共中央对外宣传办公室新闻发布会上表示：档案“作用非常大，概括起来有四个方面，就是资政、存史、维权和育人。”可以将档案在这四方面的作用通过多种形式表现，比如在医院维权过程中，快速提供档案凭证，这些档案凭证可以以汇编形式存在，也可以以电子扫描件形式存在，让领导直观地看到档案的作用；在资政方面，可以主动深入到临床前线和科研教学活动中，有针对性地为医疗和科研、教学工作提供信息等。

（二）重视档案管理人员的培养与建设。首先，作为医院档案人员要有强烈的责任心、对工作严肃认真的态度和服务意识。根据这点，医院领导和人事部门在安排档案管理人员时应充分考虑合适人选，要把有责任心的、工作态度认真的人员安排到档案管理岗位上。同时有计划的引进档案专业的高材生，改变档案人员结构。其次，重视档案培训，培养档案管理人员的档案意识和专业知识，提升档案职业技能和职业素养。档案信息资源开发要求档案工作者有着对存量档案的高度熟知和对信息敏感的捕捉能力，能够将档案信息资源充分整合与开发。最后，注重档案工作经验的交流，与存在于其他企事业等单位的档案同仁多沟通，相互考察学习，开阔视野，取长补短，更新管理理念，引进新的管理方法。

（三）丰富馆藏，改善馆藏结构。目前，医院档案馆馆藏档案仍以文书档案为主，在反映医院所特有的医疗科研优势、教育与医疗科研相伴相生的特色以及医院管理上的投入等等方面的档案数量和质量都不尽人意。档案资源丰富与否，档案资料结构合理与否关系到医院档案馆开展档案信息资源开发提供档案服务工作的基础条件。为此，作为医院档案部门的一员，要尽职尽责，通过各种方法尽可能地丰富馆藏，积极拓宽档案收集新渠道，扩大档案收集范围，在既重视医院内档案馆藏数量的同时，又重视馆藏质量。档案部门熟悉各职能部门的职责范围，收集与本院相关的各种档案资料，丰富和充实档案馆藏，并使得档案馆藏门类结构日趋合理。在库房档案充实的前提下，可以建立档案全文数据库用以整合各项共享性档案信息资源，并在此基础上充分开发档案信息资源。

参考文献:

[1]曾玉和.试述新时期医院档案价值作用的发挥[J].云南档案,2009(07): 54-55.

[2]刘承志,朱洁,吴蔚.医院档案信息化建设探讨[J].中国病案,2010(11): 53-54.