如何加强学校档案收集工作

2015-12-11江苏省常州市武进区前黄初级中学张一之

办公室业务 2015年9期

关键词：档案收集对策学校

文/江苏省常州市武进区前黄初级中学　张一之

如何加强学校档案收集工作

文/江苏省常州市武进区前黄初级中学张一之

【摘要】档案收集工作属于学校档案管理系统的基础环节，是各项工作开展的关键，与此同时，也是学校档案管理的难点与重点。接下来，本文将结合多年相关工作经验，简要论述加强学校档案收集工作的对策。

【关键词】学校；档案收集；对策

学校档案指的是学校管理、科研、教学、招生等所有活动的记录，其对学校、学生与社会发展均有重要作用。学校日常管理与发展均离不开档案管理工作。本文将站在档案收集角度，对档案管理工作进行深入探究。

一、学校档案收集工作的难点分析

档案收集工作属于一项复杂性、系统性的基础工作，收集质量直接决定着档案的整体质量与利用效果。鉴于档案收集工作的经常性、长期性与工作特殊性，做好该项工作并不是简单事情。现阶段，高中档案收集工作中主要存在以下问题：第一，学校各部门的档案兼职人员工作积极性不高，被动工作且流动性较大，导致各种资料、文件很难及时归档。第二，在日常档案收集工作中，档案工作人员比较重视纸质文件资料的收集，忽略了其他文件资料的完整性。第三，缺乏执行贯彻力度以及有效的监督指导，使得档案收集工作流于形式，很难充分发挥其重要作用。

二、加强学校档案收集工作对策

（一）完善档案归档制度。学校档案管理部门需要结合国家相关法律规定以及学校实际情况，建立健全本学校档案管理制度，合理制定材料归档收集范围、材料收集要求以及注意事项，完善档案归档收集制度，使得档案收集工作有法可依。成立专门的档案部门，对不同部门、不同级别的档案进行全面规范化、集中管理，通过这种方式一方面降低了档案收集的资源投入，一方面避免了档案收集责任“相互推诿”情况。

（二）强化档案收集工作的执行力与监督力。对于学校档案收集工作来说，各部门的贯彻、执行力度是全部工作开展的基础。因此，在实际工作中，必须将检查督促与档案收集相结合。档案部门相关人员必须深入到各个部门了解、掌握档案收集工作的实际情况，并及时发现档案收集工作中存在的问题，针对各种问题及时合理指导与帮助，共同促进档案收集工作的开展。集中收集与分散收集、专业收集与兼职收集相结合的方式，能有效提高档案收集质量与效率。与此同时，完善各种激励奖惩制度，奖优罚劣，将档案收集工作质量与人员奖金、晋升等挂钩，全面提高工作人员工作积极性与主动性。对损害档案等恶劣行为给予严厉处理。

（三）积极转变档案工作人员工作观念与工作方式。新形势下，加强学校档案收集工作的重要性宣传，使得全校人员真正认识到档案收集的重要性与价值。加强领导阶层对于档案收集的重要认识，全面提高对档案收集管理的重视程度。明确领导阶层应负的责任，严格遵守法律法规，以身作则，并带动企业全体员工提高档案收集管理意识和法规意识，建立完善的档案收集管理责任制，委派学习领导直接对档案收集管理工作进行监督与管理，定期对档案管理工作的开展进行考核与把关，促进档案管理工作的顺利开展。指导档案工作人员树立正确的价值观与工作态度，认真、仔细做好本职工作，并充分发挥主观能动性，通过各种措施全面提高档案手机质量。与此同时，还需保持档案工作人员的稳定性，将具体的收集任务落实到个人身上。学校不用部门必须明确自身的档案收集内容与范围，委派专门的档案兼职人员，促进档案管理工作的顺利开展。直接将卷宗工作纳入不同科室的职责范围中，具体明确科室领导的职责与分工，并将其作为科室年终考评依据。完善科室档案质量通报体制，对于不达标的科室进行限期整改。

（四）加强档案工作人员的基础培训与教育。使其掌握系统的档案收集理论知识与较强的工作技能，不断学习、自我提高，及时了解档案学科的新成果、新思想，不断提高自身专业技能。加强档案人员的综合道德教育培训，帮助其树立正确的事业心，提高工作责任感与工作积极性，提高日常工作的主动性，全面提高档案敏感性，做好档案收集归档工作。

（五）强化档案网络管理。全面提高学校档案管理信息化建设力度，积极建设“开放式”的档案管理模式，是社会发展对于学校档案管理工作提出的新要求。学校档案管理部门必须充分利用现有发布平台、管理系统、设备技术，将资料档案全面、认真输入到信息系统中去，与此同时，加强技术投入力度，将声像、文字、图片等转变成信息数据，进一步实现档案管理数据格式与纸质资料的并存，全面提高信息效率。与此同时，充分利用科学技术创新档案管理模式，对于不在保密范围内的资料可进行网络共享，进而实现信息资源的共享。