关于会计电算化问题的探讨

2015-12-10文/张鑫

财会学习 2015年18期

关键词：会计凭证账簿财务软件

文/张鑫

关于会计电算化问题的探讨

文/张鑫

随着当代科技的发展，财务人员期望通过一种更加便捷的方式处理会计账务，会计电算化软件应运而生。本文主要阐述了会计电算化的含义、特点和存在的问题，最后针对这些问题提出了解决措施。

会计电算化；传统手工记账；问题；措施

在科学技术迅猛发展的今天，人们的工作效率也随之提高，财务人员及会计信息的相关使用者期望通过一种更加方便、快捷、高效的方法实现会计账务的处理，因此会计电算化应运而生。

作为一种现代的会计账务处理手段，一方面，它大大提高了人们的工作效率，改变了一成不变的老套的会计账务处理模式；另一方面，作为一种新兴的软件，不可避免的存在一些需要改进的弊端。

一、会计电算化的含义

会计电算化也叫计算机会计，是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程，会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。

二、与传统手工记账方式相比，会计电算化模式呈现出的新特点

（一）会计数据输入方式由手工记账转变为软件记账

传统的会计记账模式是由出纳编制“现金”和“银行存款”科目的记账凭证，再传递给会计填制会计科目，根据审核无误的记账凭证依次登记会计账簿。使用这种方法处理会计账务，既需要花费大量的中间传递时间，又容易在登记账簿时产生人为记账错误。

会计电算化的运用，直接减少了中间传递过程的时间，而且避免了由于记账程序繁琐而带来的人为误差问题。财务人员只需根据审核无误的原始凭证，直接在财务软件中录入相关信息，即可快速编制记账凭证。减少了财务人员登记账簿的环节，大大缩短了工作时间，提高了工作效率。

（二）会计数据处理方式由复杂向简便转化

传统的会计记账方法遵循平行登记法分别登记明细分类账和总分类账，由于会计记账过程复杂，有时会不可避免的由于人为原因而产生账簿登记错误。

会计电算化软件恰恰解决了这一问题，只需录入记账凭证的相关信息，便可通过软件的程序，自动处理、汇总、输出会计数据。这样便节省了大量的数据处理中间环节，同时也避免了登记账簿时人为错误的产生。会计电算化直接将财务数据的输入、处理、输出完整的结合为一体，节省了账账核对、账证核对的步骤，充分体现了现代电算化记账的优越性。

（三）打破了传统的记账模式，实现了一次记账，数据共享的新模式

传统的会计记账方法是，出纳根据审核无误的会计凭证登记现金日记账和银行存款日记账。会计按照各会计科目设置总分类账和明细分类账，先将会计凭证的数据逐笔记入明细账簿，再根据登记无误的明细账汇总记入总账。整个记账过程相对

繁琐、复杂，重复平行登记，既浪费了时间，又可能会在记账过程中产生错误。

运用软件记账，只需录入会计凭证，即可根据软件预设的公式，对会计数据进行分类、汇总，自动生成日记账、明细账和总账，节省了过去登记各账簿的时间。平时运用软件，随时可以查看各账目的余额，方便快捷，一目了然，非常实用。真正实现了一次记账，数据共享，节约了大量的人力。

（四）会计数据存储方式由纸质存储转变为电子存储

传统的会计数据存储方式为纸质存储，即将纸质的会计凭证、账簿定期进行整理、归档，以备查证。此种方式管理起来繁琐、复杂，对于业务发生量比较大的企业，也不便于随时查询账务，并且纸质档案存在一定的弊端，不仅保存期限有限，而且也存在被盗取或毁坏的可能，有纸介质的局限性。

会计电算化软件的应用，直接将财务信息保留在软件的数据库中，既方便管理，又大大提升了会计数据的保存期限，无论企业的业务量如何，都能随时通过计算机查询账务，方便快捷。另外，企业也可根据自身的需要，随时登录软件，运用输出设备打印出会计资料。这样，会计凭证、账簿从外观到实质与以往传统的会计资料相比都发生了重大的转变。

三、会计电算化软件应用存在的问题

（一）会计电算化软件开发存在的问题

作为一款新型软件的开发与应用，它在给使用者带来便捷的同时，也给企业的账务带来了一定的风险。软件开发商希望扩大自己的市场，因此，在研发软件的同时，需要不断了解客户需要，完善软件自身功能。但是，往往有些功能太过健全，反而给会计账簿带来了一些隐患。例如：“反审核”、“反记账”、“反结账”等功能。当财务人员记账发生错误时，利用这些功能可以方便进行修改，但是也为一些财务违法、违纪行为提供了便利条件。过去的手工记账，一次记账便不能修改，如今的电子记账，大大增加了违规的隐患，在财务管理上存在很大漏洞。

（二）会计电算化软件应用环境存在的风险

一些企业往往会忽略财务安全问题，将财务软件与其他软件同时应用于一台计算机，或者是财务人员与其他人员共用计算机，这都会使财务软件处于一种不安全的状态，给一些不法分子盗取财务信息提供了可乘之机。而且应用环境不良好，也不利于企业财务管理人员的管理。其他人员的操作错误，都会给财务软件的正常使用带来安全隐患。

另外，软件开发商在开发软件的同时，忽略了一些功能的安全性，加之网络的普遍应用，网上的黑客很容易通过网络入侵财务软件，使企业的账务随时存在风险。会计软件通过服务器来存储会计数据，在网络环境中，某些企业会通过不正当的手段处理服务器，以达到违法目的。这样，便助长了歪风邪气的滋生，对企业的发展非常不利。

（三）财务人员操作不当带来的问题

随着会计电算化软件的大量普及，人们也开始意识到电子记账的便捷性，当记账发生错误时，过去的手工记账不便于修改，而且修改部分都会保留原始痕迹，一目了然，避免违法行为的发生。如今电子记账的应用，可以做到随时修改、更正错误，完全不留痕迹，而且国家对会计账簿存储介质的规定没有相关的法律文件制约，虽然电子记账提高了工作效率，为工作带来了便捷，但是也给会计账簿带来了巨大的风险因素。

加之，一些不法分子也会通过盗用操作密码的方式，获取财务信息，助长了违法犯罪行为的发生。