浅淡建设工程档案管理的意义及对策

佟　娜

（东营市建设工程质量监督站，山东东营 257091）

浅淡建设工程档案管理的意义及对策

佟娜

（东营市建设工程质量监督站，山东东营 257091）

建设工程档案在整个建设工程中发挥着不可替代的作用，不仅为工程施工提供重要的参考，而且是促进建设工程质量的重要手段。同时建设工程档案也是检验工程质量问题的法律依据。因此，在建设工程规模不断扩大的新形势下，提高对建设工程档案管理的认识，规范管理，加强指导监督，提高档案管理者的素质，充分发挥建设工程档案管理的综合优势，实际其利用效果，意义重大。

建设工程 档案管理 对策

随着现代经济飞速发展，市场经济不断推进，人民生活的普遍提高使得建筑业及各项工程项目发展极为迅速，建设工程的规模不断扩大，日趋繁荣的建设工程对促进我国经济发展、加快城市建设、改善人民生活等方面，发挥着十分重要的作用。建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的有着归档保存价值的历史记录，包括文字、声像、图纸、图表等各种载体的文件材料。建设工程档案是整个建设项目过程中最原始、真实的记录，是极为宝贵的信息资源和丰富的知识宝库，直接影响着工程管理的效率，在整个建设工程中发挥着不可替代的作用，因此加强对建设工程档案的管理，提高其实际利用效果，为建设工作质量的评定提供科学、真实的依据，是提高建设工程质量控制的关键。

1　建设工程档案管理的重要意义

1.1为工程施工提供重要参考

建设工程档案在工程施工之前就已经产生并逐步积累，详细记录并真实反映了工程施工活动的全过程，包括建设工程施工项目前期的建设工程立项文件、概要设计、材料配送、项目预算、招投标文件材料等，这些档案资料不但是项目立项的重要依据，亦是工程项目勘探设计的重要参考。在建设工程施工的过程中，工程档案与具体的施工进度如影随形，各项施工材料的检验文件档案、施工图纸、技术档案等，均是工程施工得以顺利开展的重要保证。例如，在工程建设过程中的许多工序内容常常被下一道工序掩盖，形成所谓的隐蔽工程，工程竣工之后对于隐蔽工程是难以运用实物加以检测的，在这个时候，可以将工序被掩盖前的图纸、照片、影像、各种现场记录等工程档案资料作为评价这部分隐蔽工程的重要依据和参考。建设工程竣工验收及维护检修的各项资料、图纸、技术档案及往来文件，均具有极为重要的利用价值，可作为历史记忆长久保存下来。建设工程档案管理人员加强建设工程各个阶段的档案管理工作，及时收集建设工程中的各项档案资料，予以整理并归档，可以为评定工程质量、管理及维护工程施工、准备新建工程等提供重要参考，保证工程项目各项指标的顺利完成。

1.2是促进建设工程质量的重要手段

建设工程档案管理是建设工程项目管理的重要组成部分，作为一项强制性的行政工作，工程档案管理与建设行政职能的高度融合使其取得了提高建设工程质量的效果。建设工程项目管理中的质量控制主要包括施工组织质量控制和施工现场质量控制，而影响质量控制的五大因素有人、材料、机械、方法和环境，而这五大因素的资料都属于建设工程档案的收集编制范畴，例如，在“人”这一因素中的建设工程资料员在建设工程中起着重要的作用，“材料”这一因素中，建设工程材料的出厂合格证、检测报告、使用说明等档案资料是保证建设工程材料质量的依据，建设工程机械控制中的机械设备使用情况、现场调度情况，建设工程施工方法中详尽的施工日志，建设工程施工环境中反映场地环境变化的各类影像材料等方面的有效控制均离不开工程档案管理。

2　建设工程档案管理存在的问题分析

首先，建设工程档案管理体系不够完善，相关法规及管理制度不健全。建设工程档案在我国的起步晚于其他行业的档案管理，与之相关的管理体系仍需完善，管理制度及法律法规跟不上建设工程项目的需要，尚未形成行之有效的管理与监督机制，建设工程档案管理难以实现制度化、标准化和规范化。其次，对建设工程档案管理重视不够，建设工程项目点多线长的特点使得参与项目施工的队伍多且杂，一些领导对档案管理工作认识不足，将搞好工程作为工作的重点，而选择性地忽略了档案管理，有的单位甚至没有设置专职的档案工作人员，造成职责不清，档案管理工作不到位的状况。再次，建设工程档案管理的水平有待提高，规范化程度不高。由于建设工程项目管理涉及面较广，项目点多且较为分散，需要多部门协调合作，但目前的建设工程档案管理没有形成科学的编号、分类及系统性地整理，科学化管理程度不高，普遍存在多头管理的现象，致使建设工程的档案资料分布散乱，归档不全，甚至有的档案资料没有得到及时地归档，建设工程档案质量不高，存在查询、调阅困难、利用率低下等现象，无形中加大了建设工程项目建设、检验及审核的难度。第四，前期投入不足，专业化档案管理程度不高。一般情况下，建设工程档案管理应是在工程施工之前便开始产生，逐步积累起来，然而在实际工作中，由于建设工程档案管理在前期的投入工作及管理不足，往往是在工程建设的后期才着手进行相关档案资料的收集、整理、归档工作，加之其专业化档案管理程度不高，存储档案的软件、硬件条件较差，配置不足，致使建设工程档案原件不足，各种载体档案不齐全，复印件较多，档案质量不高，建设工程档案管理的规范化、信息化程度不高。此外，建设工程档案管理人员的素质有待提高。许多建设工程单位没有配备专职的档案人员，而是兼职或临时抽人整理归档，工作人员的档案专业知识不足，对档案管理相关法律制度不甚了解，造成档案资料管理分散、归档不全、案卷质量差、档案质量低等诸多问题，有的单位配备了专门的档案管理人员，有一定的档案管理经验，但对建设工程管理业务知之甚少，也会出现档案管理质量不高，盲目性、被动性的现象。

3　建设工程档案管理对策

3.1提高认识，规范管理

建设工程项目单位在抓工程质量、进度的基础上，应树立全体建设工程工作人员的档案意识，提高全员对档案管理的思想认识，将建设工程档案管理工作列入重要的议事日程，会同建设工程管理、设计、监理及施工人员一起进行档案资料的收集工作，根据项目的规模、特点和需要，合理配备专职的档案管理人员，落实档案管理的岗位责任制度，层层分解建设工程档案资料的收集、整理、归档、验收任务，将工作具体落实到有关领导及人员，纳入个人的职责范围之内。结合建设工程具体项目的特点，根据档案内容、来源等相关因素，遵循相应的技术规则，统一建设工程档案的目录、编码及卷宗编录，合理划定不同存储介质及内容的档案资料保存期限、保管形式。明确存档原则，实行档案资料的专人、专室、专柜管理，严格依照工作程序做好收集信息及整理资料的工作，及时将交来的资料归档，避免资料积压流失，认真核查归档文件，发现手续不齐全的文件材料需及时督促完善整改，保证档案资料的完整性。基于建设工程项目的复杂性，实施档案资料分类归档，将每个分项工程的档案资料分类、分区、分柜存放，设置相应的文件包清单目录，并建立对应3.2加强指导，有效监督

的电子档案及目录，便于随时查阅使用。

在工程建设的过程中，档案管理工作人员应定期深入施工现场，宣传档案法规法律，检查并指导档案资料管理工作，强调档案验收的严肃性及重要性，了解建设工程的进度及现场施工文件的形成状况，及时发现建设工程中的档案管理问题，采取有效措施加以解决，掌握建设工程动态及档案资料的流向，保证档案资料的准确、完整、齐全。与此同时，建设工程档案管理部门应主动介入项目工程的行政程序，强化监督，依照相关法律法规、文件的要求，做好竣工档案的监督、审查及验收工作，确保审查验收合格后方可竣工，工程竣工后定期归档，保证建设工程档案的完整性与准确性，务必在确保建设工程质量的基础上，保证建设工程档案的质量。

3.3加强培训，提高素质

建设工程档案具有较强的科学性、技术性、服务性，其档案管理工作是一项细致繁杂的工作，对档案管理人员的素质有较高的要求，因而需要加强对档案管理人员的培训，提高建设工程档案管理人员的综合素质，保证档案管理的质量。应加大对档案管理人员的培训力度，采取进修、委培、实地讲解、研讨等诸多方式，提升档案管理人员的业务知识、计算机档案管理技能、外语知识等，优化其知识结构，拓宽其知识面。基于建设工程档案具有较强技术性的特点，应在提升档案管理人员理论知识、专业技能、档案业务的基础上，加强其对建设工程项目管理、技术等方面知识的培养，使建设工程档案管理人员掌握一定的建设工程管理业务知识，熟悉工程相关专业知识，实现档案管理与建设工程的同步开展，确保建设工程档案资料的完整性，提升工程项目档案的报送质量。

［1］蒲晓英.科学管理建设工程档案的重要价值［N］.格尔木日报，2011年.

［2］程梅玉.浅谈档案管理［J］.现代阅读（教育版），2011年05期.

［3］郭贵来.工程档案管理对建设工程质量的促进作用分析［J］.现代经济信息，2014.

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