档案归档难度成因与对策分析

郭潇霄

烟台市老干部活动中心 山东烟台 264000

档案归档难度成因与对策分析

郭潇霄

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对于事业单位来说，档案管理是一项重要的工作，记录着事业单位发展与运行的重要信息，是有关国家公共事业类项目建设的内容，属于重要性，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见。现阶段，随着事业单位的不断改革，对档案归档工作的要求越来越高，档案类型呈现多样化，归档难度大，是当前面临的重要问题。为此，本文就档案归档难度的成因进行分析，并对对策进行阐述。

事业单位；档案归档难度；成因

事业单位的档案众多，包括人事、项目、管理和科研等方面的内容，是事业单位的重要组成部分，是单位发展的基础保障。现阶段，档案数量、类型在不断增多，无疑给档案归档工作带来负担。影响档案归档难度的因素相对较多，档案管理意识薄弱、归档不规范、电子化档案运用不高等等原因，是导致归档难的成因，为了更好的提出应对策略，应对成因进行具体性的分析。

一、事业单位档案归档难度的成因分析

1、档案管理思想意识薄弱

事业单位属于我国政府部门的附属机构，主要负责我国的公共事业项目的建设，关注民情，对教育、文化、公共设施建设等项目进行承接，在国家建设中扮演着无可替代的角色。当前，通过对档案管理现状的分析，管理人员的思想意识相对薄弱，对档案工作不够重视，对事业单位的重要资料未进行及时的归档，为公共事业的开展带来阻碍。事业单位属于政府机构，会承接上级下达的机密性文件或任务，必须要做好保密工作，及时对机要文件、资料进行保管是对档案管理人员的基本要求[1]。

2、缺乏健全的管理制度

通过对事业单位档案管理工作的分析，由于管理制度不完善，导致档案资料管理混乱，档案归档工作缺乏规范性[2]。档案管理人员在进行归档时，未对档案进行鉴定、分类、归档、编号等，档案管理流程缺乏规范性。在归档时不注意流程的规范性，会为档案查询与检索工作带来困难，寻找目标档案的难度变大。在事业单位中，部分档案管理人员只是根据自己的经验和认知进行工作，未严格遵守归档流程，是管理制度缺失的重要体现。

3、电子归档实施效果不强

信息技术的出现，在各个领域都取得了良好的应用，实现社会快速化、智能化建设，将其应用到事业单位的归档工作中，将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，信息技术在事业单位档案资料的建设上还不够全面，电子档案的实施效果不强，档案管理人员由于思想上认知不清，操作技术不娴熟，导致电子档案归档工作面临着严峻的考验，纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，是制约归档工作开展的一个重要方面。

二、加强档案归档工作的合理对策

1、提高管理人员的专业能力，加强档案队伍建设

档案是事业单位公共事务发展的重要依据，记载着单位的发展历程，对重大项目的实施方案、计划和策略等进行保管，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见，具有高度的参考价值，参考典型的成功案例，对社会的发展具有积极影响。为了加强事业单位的档案管理工作，应从档案管理队伍方面着手，提高档案管理人员的专业性，要提升自身的责任感与使命感，不断的提升自身的专业能力，了解档案归档对事业单位的重要性，要具有高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作，不要等到工作繁重、积压之时再进行档案的归档，会出现归档混乱、分类整理不及时等现象，档案管理质量下降。为此，事业单位应重视对档案管理人员的选拔，禁止选择非专业类或兼职类的人员[3]，应选择档案管理专业型人才，并定期对其进行专业性培训，保证持证上岗，无证者无法加入到工作队伍中，建设一支更专业性、高素质的档案管理队伍。

2、完善档案信息化建设体系，提高归档的质量

新媒体时代背景下，实现了社会的现代化建设，信息化水平得到了广泛的应用，逐渐在各个领域得到了普及，当然，在档案管理工作中也同样受用。如今，档案管理的信息化水平不是很高，电子档案归档处理不够娴熟，内部局域网、信息传输技术还存在漏洞等，是当前面临的重要问题[4]。档案的信息化建设，在事业单位中应建立档案管理信息化系统，运用信息化办公软件对档案信息进行分类、整理和归档，强调电子归档的程序和操作流程，以计算机操作平台为载体，通过电子系统的运作，将目标档案资料由纸质档案转化为电子档案，并借助计算机庞大的存储系统进行储存，以达到理想的效果。另外，每个电子档案都有属于其独特的编号，严格做好档案编号，将归档的序号制作成表格，以便后续查询和检索。归档完成前，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复的确认。与此同时，应对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，为档案信息化建设提供条件，能够熟练掌握电子归档技术。

3、优化单位档案归档制度，以保证归档的规范化

为了提高归档的质量，应优化与完善事业单位的归档管理制度，以保证归档的规范化，为事业单位档案管理提供保障。在事业单位中，应建立健全管理规章制度，对档案管理人员的行为、归档等进行有效的约束，针对档案管理工作，应对法律体系进行完善，通过推出一系列的法律文件来对档案管理人员的行为进行规范，并建立有效的奖惩制度，对档案进行全方位的管理。事业单位的档案文件有文本、影像、视频、照片、图形和数据库文件等多种类型，应从收集、整理、分析到归档都要严格控制，将精细化管理理念应用其中，进而激发归档工作者的积极性，端正其工作态度，提高归档的质量和水平。

4、对档案借阅过程进行简化，以提高档案应用效率

档案属于事业单位内部的重要文件，由于档案数量众多，归档工作开展难度大，档案的查询与借阅过程相对复杂，档案的借阅要经过层层的审批，是制约档案工作开展的一个重要方面，无法在需要档案资料的时候获得资料。为此，事业单位可以将现阶段可能会使用到的档案资料保存在部门的文件库中，将档案在文件库中进行归档，使用时可直接从文件库中查找，能提高档案的应用价值，能及时满足部门对资料的需求，以提高项目的实施质量。将档案资料保存在各个部门，能够对档案资料进行分散，能减轻事业单位档案归档人员的工作负担，缓解工作压力，部门对业务、所需信息查阅、利用更为方便，充分发挥了档案的应用价值，是档案归档创新的重要体现。

结束语

综上所述，档案管理工作相对复杂，前期的归档更是一项艰巨的任务，会受到多种因素的影响，致使归档工作面临着重要障碍。社会的进步与发展，信息技术与网络技术的出现，为档案归档工作带来契机，在档案归档过程中发挥重要作用，应加强事业单位档案队伍建设，实现归档工作的信息化，建立健全档案管理制度，以保证档案归档的合理化与规范化，实现归档水平的全面提高，是加强事业单位管理的一个重要方面。

[1]李妍.企业档案归档难度成因与对策[J].改革与开放,2010,24:69.

[2]王娜.企业档案归档难问题分析与对策[J].才智,2014,01:289.

[3]李龙凤.高校科研档案归档工作新问题探析[J].办公室业务,2013,19:81.

[4]朱金花.论析高职照片档案的归档管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2014,05:58-59.