“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析

2015-12-05

决策与信息 2015年29期

徐晶晶

余姚市招标投标中心浙江余姚315400

[摘要]随着社会经济的不断发展，大数据时代已经到来，信息化建设的进程在不断地加快，信息化和现代化是档案管理工作的发展方向。招投标档案在大数据背景下应逐步朝着数字化的方向发展。本文分析了大数据时代背景下招投标档案数字化管理面临的问题及思考，以期促进招投标档案事业的发展。

[关键词]大数据；招投标；档案；数字化管理

1.引言

随着时代的发展，科学技术在不断的革新,档案工作也发生了很大的变化。各类档案的数量随着时间的推移大大增加，各种新型的档案记录方法以及信息介质大量出现，同时，由于档案保管条件不理想、设备设施不完善以及管理方式不到位等因素影响，使得档案时有受损。此外，随着社会信息化进程的不断加快,人们对信息的要求越来越高，档案利用的传统方法不能满足人们的需求。信息获取的深度与广度、范围与时效性需要进一步的提高,传统的档案管理方法受到了强烈的冲击，因此，必须改善档案管理的技术和物质条件,提高档案管理的质量及效率,数字化档案管理亟待研究。

2.档案数字化概述

现如今，档案的价值越来越高，社会对档案管理的要求也越来越高了。传统的档案管理模式，归档资料多为纸质材料，立卷工作既繁琐、量又大，随着时间的推移，已经不能适应高速发展的社会。随着计算机技术的引进，不仅减少了档案工作人员的工作量，而且大幅度提高了档案工作的效率，使档案管理工作取得了较大进展。档案管理工作要做到用好、管好，需将档案管理工作与公文管理融合，做好各类信息资源的采集、整理、发放及归档工作，务必要想方设法使自身的管理水平提高，做好从传统手工管理档案的方式向现代管理方式的转变。因此，加强档案信息化建设，加快推进档案管理现代化进程，是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择，档案管理数字化为档案信息资源的合理配置、科学管理，提供强有力的帮助。档案数字化是一种新型档案信息形态，它利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、云计算技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个结构有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

3.大数据时代招投标档案数字化管理面临的问题

在大数据时代这一新形势下，招投标档案数字化过程面临着各种问题和压力，如何开展此项工作成为我们亟待解决的问题。一是素质需要提高。在信息化逐步加深的今天，传统档案已经无法与数字化档案相比较，在传统档案管理中，档案工作人员只要具备可胜任档案管理工作的技能即可，但在大数据时代，档案工作人员不能局限于档案的收集、管理、利用，除了需要具备专业的档案管理知识，还要掌握网络信息技术的技能，保障电子档案的可读性、完整性以及安全性。有的档案工作人员因一岗兼多职，没有足够的时间和精力从事档案管理工作，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。二是设备需要升级。在大数据时代，档案信息泛滥，档案信息资源呈指数型增长，招投标档案的数字化，在管理、收集、利用方式上发生很大的变化，具有较高的科学性及先进性。开展招投标档案信息资源数字化管理，实现海量数据中对招投标信息进行分析、挖掘，离不开软、硬件设备的支撑,但是部分单位的档案管理配套设施不足、软件开发思虑不足、性能不完善等问题，造成了招投标档案数字化管理的信息系统不规范，无法建立多层次的档案信息资源数据库，使得档案信息达不到共享性的相关要求，档案数字化管理进程推进迟缓，阻碍了档案数字化的发展。三是标准需要规范。随着信息技术的不断发展和办公自动化的普及，招投标工作产生了大量的电子文件，但在《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》以及《电子招标投标办法》等法律法规，对招投标档案工作无明显规定。虽然招投标事业发展迅速，但还处于不断摸索、完善和提高的阶段，法律法规没有详细对招投标档案管理进行规定，使得各地招投标档案管理方法不一，缺乏统一的规范和标准，使之不能与当前大数据环境下对档案管理的新要求相适应，这在很大程度上抑制了档案数字化的发展。

4.大数据时代招投标档案数字化管理思考

大数据时代，我们需要用发展的眼光去认识了解招投标档案，对招投标档案数字化管理提出专业的要求和精深的标准。一是培养招投标档案数字化管理人才。在大数据时代背景下，要加快招投标档案数字化管理，根据本单位自身实际情况制定管理规范，加强组织内部的档案数字化管理，使之科学化、规范化。档案工作人员也要迅速反应，积极应对，不仅要有过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有掌握招投标业务、精通计算机操作、熟悉档案知识的档案人员，培养一批既懂业务，又懂信息技术的复合型人才，才能够应对大数据时代对招投标档案数字化管理的挑战。二是夯实招投标档案数字化管理基础。开展招投标档案数字化管理工作，是以计算机等硬件基础设施为依托，以档案软件综合管理为手段进行全面控制。大数据时代下，信息安全至关重要，招投标档案数字化管理存在两方面的隐患，即档案质量控制和档案安全控制，需要重点加强各种网络服务器设施的配置，切实解决档案网络化推广中存在的实际困难和问题，通过监控技术、网络安全技术等手段，保留检索利用日志，加强保密管理，避免信息泄漏。档案工作者需要与时俱进，熟练使用专门的操作系统软件要求，掌握网络信息技术等技能，努力成为专业的复合型人才，与此同时，档案工作者还须强化安全意识，加强权限管理，增强防御能力，为深入开展招投标档案资源数字化建设创造良好条件。三是拓展招投标档案数字化管理形式。结合招投标工作和档案管理工作以及数字化技术，积极改变传统工作模式, 采用设置专业档案管理部门，充分考虑各机构、各部门档案数据的统一性，利用CA认证技术,将CA认证应用于电子招标前期资料、电子招标文件、电子投标文件、电子招标后期资料等备案确认，解决了实名认证和行为防抵赖问题，并且根据《中华人民共和国电子签名法》的有关规定，使得这些电子资料都具备法律效力，维护了相关各方的合法权益，解决合同纠纷。同时，按照招投标档案数字化管理标准化流程，设置相应程序，轻点鼠标就可将信息统一录入，形成招投标档案数据库，实现电子文件的网上实时管理与利用,实现档案信息资源数字化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。