浅析科研档案管理工作的创新

2015-12-05

决策与信息 2015年29期

浅析科研档案管理工作的创新

于淼

哈尔滨市社会科学院黑龙江哈尔滨150010

[摘要]在科研活动过程中离不开科研档案的支持，科研档案作为科研活动的重要依据，科研活动中通过吸收和借鉴科研档案中的成果，科研人员在科研计划制定及课题任务编写过程中也需要借鉴科研档案相关材料和信息，科研档案作为科研活动的必要条件，在日常工作中需要加强科研档案管理工作，进一步对科研档案管理模式进行创新，从而更好的推动档案事业的健康发展。

[关键词]科研档案；管理；创新；服务理念；服务手段；服务方式

在科研工作中离不开科研档案信息资源的支持，科研档案不仅能够起到有效的原始凭证作用，而且还能够为领导决策提供重要的依据。在科研过程中需要以大量的档案文献信息作为前提，档案工作人员需要提供科研活动所需要的各种档案文献资料，确保科研课题的顺利完成。这就需要科研档案管理人员需要具有较强的档案分类和整理能力，能够对档案资料进行快速检索。所以需要加快科研档案管理模式的创新，使档案能够更好的发挥其自身的价值，使其在社会发展过程中起到重要的作用。

一、创新服务理念

近年来，我国各基础科研部门在档案管理工作上加快了改革的力度，而且取得了一定的成效，但服务观念和服务技能还存在许多不如意的地方。首先，在很多地方科研机构档案管理工作中，还存在着重藏轻用的观念，档案利用率较低，导致丰富的档案资料无法有效的发挥其重要作用。其次，档案服务存在较强的被动性，缺乏主动服务意识，觉得档案管理工作就是对档案资料进行收藏和保存，意识不到服务工作的重要性。最后，在档案管理工作中，并没有从用户的需求出发，而是按照自己的主观认识来对用户的服务进行支配和限制，这使档案作用的发挥受到了较大的影响。在当前科研档案管理工作中，需要加快转变档案管理理论，进一步对档案服务工作进行创新。树立服务第一的观念，利用以人为本的服务宗旨来提升档案服务的意识，在思想上要具有主动服务的意识，提高服务的质量，从主动服务意识加快向参与式服务意识转变。通过开放式的管理观念来加快推动开发、查询、鉴定科研课题及推广科研成果中来，使科研档案资料成为科学研究的重要依据。

二、创新服务手段

随着科学技术的快速发展，计算机技术、通讯技术及网络技术等各种新技术开始在档案管理工作中进行应用，这为档案服务手段的改变提供了良好的条件。在当前信息化环境下，科研档案部门需要充分的利用数字化技术手段来加快科研档案信息化建设工作，努力提高科研档案服务的质量。

首先，通过科研档案管理信息化建设可以有效的提高科研档案管理效率科研档案在形成过程中会涉及到较多的内容，而且存档案后需要反复被查询，还需要做好日常的维护工作。而且在档案长时间的存储及使用过程中，档案文件的重要程度及质量等者附发生一定的变化。这些工作都需要在管理工作中进行重点关注。单纯的依靠手工来进行这些细致及复杂的工作需要浪费大量的人力、物力和财务，而且工作效率低下，也无法满足科研人员对档案的服务性需求。通过信息化建设，有效的提高档案管理的信息化水平，不仅能够提高档案管理效率，而且能够使档案人员从繁重的工作中解放出来，这对于推动档案管理高效化及标准化具有极其重要的意义。

其次，科研单位档案管理的信息化建设有助于提升管理质量在人工模式下进行档案查阅，不仅工作效率较低，而且所查询内容并不一定能够满足科研人员的需求，往往还需要重新进行查阅，这就会导致档案在频繁使用和查阅过程中出现损耗，甚至丢失、破坏的情况。另外，部分科研档案具有较高的保密性，这就对档案管理人员自身的责任感和责任意识提出了较高的要求。利用信息化来对科研档案进行管理，不仅档案借阅更具有针对性，而且能够有效的减少档案的损耗及泄密情况的发生，有效的提高了档案管理工作的质量。

三、创新服务方式

首先，提供专题资料服务，提高科研档案利用率。科研档案必须适应新形势，发挥科研档案信息的功能作用，方便科研人员查询利用。

一方面，按照科研档案工作规范，加强科研档案收集整理工作，将科研活动中成果鉴定材料、课题的原始记录、科研报告和技术文件等收集齐全，将馆藏科研档案信息，借助数字网络平台，及时提供给相关部门和广大科研工作者；同时，积极开展跟踪服务，即长期进行跟踪参与，将有关档案信息资料，定期提供给相应专业科研人员，同时定期收集反馈信息，有针对性地为科研人员提供有关档案信息资料。专题资料服务要紧跟科研工作，保证重点项目顺利进行。

其次，发挥网络平台作用，拓宽科研档案服务渠道。网络化的建设和使用，为科研档案的管理提供了便利条件，也是科研档案能够充分发挥其提供信息资源职能的前提保证。通过利用数字网络平台，逐步完善多种检索工具，最大限度地揭示科研档案信息资源，更好地服务于科研工作，最大限度地拓宽科研档案利用服务渠道。科研档案管理工作者要抓住契机，彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法，利用网络传输，将有关科研文献、数据、图纸等科研档案信息联机上网，提高科研档案信息资源的利用率和管理效率。

再次，加强档案编研工作，扩展档案利用服务功能。科研档案作为一种客观实体，它的作用需要通过一定的科学工作方法来管理、开发才能发挥出来。科研院所科研档案管理部门应以开展科研档案编研为工作的落脚点，进一步拓展科研档案利用服务的功能。档案工作者可根据客观实际需要，利用科研档案实体，在不违背知识产权法律法规的前提下，就某一专题进行系统的较深层次的加工，用新的体例、新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案汇编成动态的活信息，供给全体科研工作者参考。

最后，建立档案反馈机制，完善科研档案管理利用的整合功能。科研工作者对开发利用价值的意见或建议，是对科研档案开发利用的科学性的反馈信息。这些反馈信息内容一般比较具体，且更有针对性和适用性。可以根据这些反馈信息，对开发利用中的具体措施或方法进行调查分析，逐步建立一套完备的管理机制，以促进档案资源管理利用整合功能进一步改进和完善，使科研档案的利用价值进一步发挥。