医院人事档案管理现状的思考

2015-12-05辽宁中医药大学附属第四医院史跃华

办公室业务 2015年11期

文/辽宁中医药大学附属第四医院　史跃华

医院人事档案管理现状的思考

文/辽宁中医药大学附属第四医院史跃华

【摘要】新世纪以来，伴随着我国医疗卫生事业的迅猛发展和不断改革深入，现行医疗人事档案管理方式的陋习和弊端日益显现，具体表现在对人事档案管理的局限性，和对医院其他管理层面的负面影响。本文就此现象具体分析了医疗人事管理当中所出现的种种弊端和相应的应对措施。

【关键词】医院；人事档案；管理

医院人事档案是以个体为单位进行档案保存的，主要反映了一个人主要经历、政治面貌、品德作风和工作表现等个人情况，载体包括文字或者表格等其他多种记录方式。它是对作为个人参加的各种社会实践活动的记录表和为了反应真实情况而设立的，是医院上级领导全面了解下属，判断一个人的主要依据，同样也是人事管理部门的重要构成。所以，加强医疗事业人事改革，推动人事改革发展，提高人事部门工作效率和档案的保管完好程度，对医院能更好的选拔尖端医疗事业型人才起到了不可推卸的作用。

一、人事医疗档案管理现状

（一）传统管理模式的弊端。目前，国内医院的用人制度已非往日的人力资源调配制度，而是统一的合同聘任制，人员流动性大，人员情况复杂的现象日益普遍，人和档案分离的现象日趋增加。伴随着市场机制的刺激，大部分用人单位对于员工能否提供有效的档案已经不那么看重，人事档案的作用正在逐渐弱化，而人事档案管理机制也行将就木，似乎要退出历史舞台。尤其在市场经济的干扰下，基于以人为本，人才为先的用人理念和保留人才的需求，用人单位对于人事档案是否全面、完好更是睁一只眼闭一只眼。只要人员签订劳务协议，医院全部采用软引进政策，即双方可在明确彼此权力和义务的前提下，确立劳务关系。而在某些医院中，为了避免医院内部尖端人才的流失，更是采取强制留档的措施，扣留人员档案，直接导致对方抛弃档案，久而久之，人事档案管理部门成了弃档成堆的“废品站”。

（二）虚假档案信息泛滥。人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。为此，确保提交档案的真实性、有效性和严肃性就显得尤为重要。就目前人事档案管理部门普遍反应的状况来看，虚假档案情况已然成风，档案遗失现象的比率也逐年增高。

（三）人事档案利用率低下。医院人事档案管理工作发展至今取得了不可忽视的成绩，这归功于广大医疗档案人事管理人员不懈的奋斗和努力。但就目前的形势来看，大部分医院的医务人员档案仅供翻看查阅这一最基本的利用方式，弱化了人事档案的其他功能，直接导致了医疗人事档案利用率低、使用范围狭窄等种种问题。同时，查阅档案带来的问题也随之而来：错漏遗失的现象屡见不鲜，名字档案颠倒混乱。这极大阻碍了人事工作的调配进展，须尽快改善。

二、对于医疗档案如今现状的几点反思

（一）现象成因分析。结合国内现状看来，医院人事档案管理工作并未形成统一有效的管理机制，缺乏本应该有的生机和活力。这源于国内医院人事部门在工作上重管理、轻服务，工作方式陈旧，查阅操作复杂，现代化管理方式普及率低下，十分明显的滞后于人事制度改革的进程。虽然医院的人事档案管理部门也普遍认识到人事档案管理提升工作的重要性，但是就实际操作来看，阻力十分巨大。在日常工作中，不按要求传递人事档案，不登记查阅人具体信息和手续，不及时回执信息，随意涂改、撤换档案内重要材料等现象屡见不鲜。同时，随着医务人员不断增加，新旧人员更迭频繁，人事部门很难做到及时有效的更新档案信息和回执情况。医院人事档案管理部门被认为是不可或缺的重要组成部门，被看做是医院的“管家”。但由于人事部门并没有直接参与到医疗生产一线工作当中，其存在的重要性普遍被人们看低甚至忽略。想要提高人事档案管理水平，必须统一全体医院领导和医务人员的思想认识，使其充分认识到档案管理的重要性，加强院方管理人员的思想建设和人事档案的的基础管理建设。与此同时，要提高档案人员自身素质及管理水平，使其从信息资源角度审视人事档案管理，不断深入人事档案信息的综合分析管理和利用程度，加深研究深入和广度，用“主动服务”代替“被动管理”，拓展服务项目，加深服务理念。以积极的态度对待人事档案管理事业，促进人事档案管理由单一的企业管理型服务转变为研究开放型综合服务，由“管家”转变为“参谋部”和“信息库”，使人事管理成为医疗事业发展的润滑剂，促进医疗事业快速健康发展。

（二）医院人事档案管理工作存在问题的解决措施。面对当今医院人事档案管理方面存在的问题，应做好以下工作：一是强化人事管理部门人员的建设队伍，完善管理制度。要加强医院人事档案人员的培训，不断提高工作水平。同时，不断完善、健全的医院人事档案材料收集、整理、保存等相关规章制度，为人事档案管理工作提供制度保障。二是在扎实做好档案管理日常工作的同时，积极创新工作形式和工作方法，及时更新档案管理的方式方法，为适应新时代中医院人事档案管理工作的新要求打下基础。