中学档案的组成与管理对策

2015-12-05菏泽学院附中黄喜莲

办公室业务 2015年11期

文/菏泽学院附中　黄喜莲

中学档案的组成与管理对策

文/菏泽学院附中黄喜莲

【摘要】中学档案对学校的管理工作、教育教学以及未来的建设和发展工作都做了真实详尽的记录。档案管理工作是衡量一所学校管理水平和教学水平的一个基本标准，它可以体现出一所学校的真正实力，使学校管理工作更系统化、规范化。要想使一所学校得到长远的发展，适应现代社会的需要，就首先要从学校的档案管理工作入手。本文根据档案管理的一些要求，结合实际工作来谈谈对中学档案特点管理的相关对策。

【关键词】中学；档案管理；策略

中学档案主要由学校在各种教学工作中形成的具有一定价值的文字、图表、影像等资料组成，它能够反映整个学校的发展历程，对学校随后的发展有着一定的指导作用。

一、中学档案的组成内容

中学档案的内容总结出来主要分为三大板块：党政管理档案、教育教学档案和学生档案。

（一）党政管理档案。包括学校的思想政治教育工作、行政管理工作、财务管理工作等项目的文件材料。党政管理档案记录了一所学校在整个教学管理工作过程中是否在严格执行党的路线，践行党的教育方针和政策，通过党政管理档案可以直接了解学校的基本教学工作的开展情况。

党政管理档案具体包括：1.思想政治教育工作方面:上级下发的各项关于思想政治工作、教育行政管理工作等方面的文件材料；学校领会上级有关文件材料的精神，贯彻党的教育方针政策过程中记载的各种材料；或者学校各项重大决策和问题的相关通知、工作简报等等；本校党委班子和党员干部学习党的各项相关政策指示的会议和活动记录、学习总结、经验交流报告等各种材料。2行政管理工作方面：学校教职工的人事任免、奖惩办法、工资调整等方面的相关资料；学校的各个科室的相关的规章制度，教师工作职能和具体工作内容和考勤表等等。3.财务工作方面：学校的房产证明、法人代表、基础建设方面的相关文件和材料；学校的财产收入和支出情况记录，财产登记等有保存价值的材料。

（二）教育教学工作档案。记录学校教学工作和实践活动等一系列相关工作的真实情况，它能够真实地反映出一所学校的教学状况和教学水平，具有重要的保存价值，是学校做出重要教学决策和规划、开展各项教学实践活动、进行教学质量评估分析的重要依据和参考资料。

教育教学工作档案主要包括：1.各个教研组各项教学计划和教学总结、班主任工作计划和工作总结、教师教学经验交流总结、教师培训计划等。2.学校根据自身特点创编的有着自身特色的校本教研课程、相关的校内自己录制的各项教学内容的影音材料、教材教案等等。3.教师优秀教案、公开课评比研讨活动、先进教学经验介绍会、教学成果展示、各科试卷考试成绩及试卷和试卷分析材料、各个学期各科成绩对比和教师纵向评比情况等等。4.学校开展课外实践活动的计划总结及相关的文字资料、图片、影像等相关材料。5.学校出版的各期校刊、简报资料等；校务工作登记、班级工作记录、班主任教学手册、学校的成长历程、开展传统教育和对外经验交流的资料等。6.学校各个实验室、图书馆的相关工作情况的记录，如:实验仪器的使用说明书、保管和维修登记情况。7.学校开展各种体育文娱等工作的记录情况。如：学校运动会的开展情况；学生的比赛成绩、最高记录情况；各种文艺汇演的节目单和获奖情况。8.教师任课表、业务考核记录、学生考核成绩分析，教师发表论文和获奖证书登记等。9.学生基本情况统计表、毕业证书存根、学生干部名单、团员名单等。10.学生在各级各项竞赛中获得优异成绩的记录材料；学生家长给学校写来的表扬信或者有建设性意义的各类信件。

（三）学生档案。学生档案是学生在整个中学阶段学习生活过程中形成的关于自己成长脚印的各项记录材料，它是学校教师对每个学生了解、培养、教育、管理的重要依据和记录材料。

学生档案主要包括：1.学生报名表、每学期的操行评语、个人成长记录册、毕业生登记表、参加各项活动的相关记录和证明、参加社会活动的相关材料。2.学生的入学成绩、每个学期的测试成绩、毕业成绩和升学考试情况、各种奖励证书等等。3.学生参加各种体育活动的情况、参加文艺汇演的获奖情况记录等等。

二、中学档案管理工作中普遍存在的问题

档案的建立和保存需要一个记录积累的过程，在这个过程当中，由于学校现有的档案管理条件限制和历史遗留问题，中学的档案管理工作存在下面几个方面的问题：

第一，由于学校的教师资源短缺，几乎每个学校都没有配备专职的档案管理人员，大多数档案管理人员都是由学校没有专业知识的教师兼职的，兼职教师的档案管理业务水平低下，因此的学校的档案管理科学化、系统化都不够。

第二，很多中学的校领导更多的精力放在了升学成绩上，对于学校档案管理工作的重要性认识不够。档案的保管没有专门的档案室，甚至没有专门的档案存放柜，管理的条件不到位，保管地点没有保管档案所要求的通风、防潮、防火等各种基本条件。学校的档案整理不够集中档案材料随便乱放，根本没有保管的条件，因此很多档案都收集不起来，流失了很多。学校里这样的条件直接影响了档案的管理和使用。

第三，案的形式结构都很单一，受学校各种客观条件的限制，很多学校的大部分档案都是有各位老师手工抄写完成的，而除了手写的文件材料之外，影像资料方面的档案材料少之又少，档案材料不够丰富。

三、如何做好中学档案管理工作

中学档案在归类保存的方式方法上一般按照事件发生的时间为顺序，保持文件资料之间的相互联系，这样的联系便于保存和管理。

第一，各级教育部门和各个中学校领导及全体教职员工都要认识到档案管理工作的重要性，这是搞好一所学校档案管理工作的基础。因此，学校配备专职的档案管理人员，档案管理教师要有强烈的建立档案的专业意识，负责管理档案的人员要把每一个需要存档的信息都看作自己的宝贝，像收藏家收藏各式珍宝一样热爱自己组织的材料，及时收放保管。不管学校有多大规模，都要选出一名责任心强、认真细致、熟悉学校各项工作的教师来负责档案管理工作，没有相关知识储备的同志要进行相应的培训学习，使档案管理人员规范化、固定化。使学校的档案管理科学化、系统化。

第二，学校档案要集中管理，还要专门设立档案室，把各个部门的档案集中在一起，即使有时候认为某些材料没有保存的价值也不要马上丢弃，应该放入等待处理的档案中，隔一段时间再做出处理，比如说：本校教师参加各项和教学技能相关的竞赛，即使没有能够在比赛中获得名次和奖励，也不能把参加比赛的通知书随意丢弃，要认真地存档保管，这样的登记对于日后关于教师获奖情况的调出查询就不会有遗漏的情况出现。档案室内要分门别类的把不同的档案资料放置在专门配备的档案柜中，编写目录和索引，以便于随时查找。既能规范管理，又方便查阅。

第三，由于目前学校档案管理形式单一，给档案信息化建设带来诸多不便。为此，学校档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。