提高档案管理科学化水平的路径选择

2015-12-05湖南省湘西州疾控中心尹昌慧

办公室业务 2015年11期

文/湖南省湘西州疾控中心　尹昌慧

提高档案管理科学化水平的路径选择

文/湖南省湘西州疾控中心尹昌慧

【摘要】随着经济社会的不断发展，信息网络技术也在不断的更新，与此同时人们的生活和工作方式也得到了改变。然而，档案管理的本质就是在特定的时期内对经济社会和个人数据和相关信息的收集、整理、存储、统计数据和提供服务的行为。所以，档案管理必须与时俱进,并应不断提高档案科学管理水平。

【关键词】档案管理；科学化；路径

一、提高档案管理科学化水平的必要性

（一）提高档案管理的科学水平是一个社会的进步。越来越多的人用于科学管理理念和方法,科学的管理更符合人类的需求,这将使人类更快速,准确,随时随地使用额外信息。档案管理水平和社会的进步有着非常重要的联系,因为如果文件管理水平落后,影响社会进步的步伐,这是人们不想看到的也是不允许的,因此,在保证社会进步的情况下,必须提高档案管理水平的科学。

（二）提高档案科学化是档案管理发展的必然要求。由于人类创新,档案的类型也逐渐增加,使档案管理遇到了巨大的挑战,特别是电子档案的崛起,是档案管理改革的核心。因此，提高档案管理势在必行。

二、提高档案管理科学化水平的有效路径

（一）增加档案管理现代化的投入。1.档案管理负责人应随时了解档案管理的情况，定期开展工作报告会议，如在管理中存在问题，应及时给出良好的处理方案。2.档案管理负责人对管理工作应给予足够的重视，必须要引进并培养档案管理人才，购买先进的机械设备，大量投入资金，应把档案管理现代化作为首要目标。3.合理使用档案管理经费。由于档案管理包括档案的收编、整理、检索、查阅、维护、抢救等多个步骤，所以其耗资巨大，因此应对档案管理的经费进行预算，保证经费的合理支出使用，尽量减少不必要的开销。4.档案管理部门必须严格按照规章制度建立档案室，并做好通风、照明、安全、防潮、防火、防盗等保护措施。有条件的可以安装监控、扫描仪、空调等来提高档案的安全性，促进档案管理信息化的发展。

（二）提高档案管理信息化水平。提高档案管理信息化水平的目的就是对档案进行有效的管理，而档案管理就是对信息的管理。目前，我国大部分地区目前仍使用传统的方法对档案进行管理，其现代化的管理水平比较低。即使有很多系统软件来管理档案,但是国家并没有统一的标准来衡量,用于管理档案的软件系统跟不上现代信息技术的发展。现在社会信息化的快速发展在档案管理中必须采用新方法和新手段来管理,想要提高档案的管理就不得不提高其信息化水平,只有这样才能满足信息管理的需求。而在档案管理工作进步和科学化中信息化档案管理是核心。然后，通过广泛应用计算机,促进电子档案和自动化水平,构建计算机档案管理系统。要想使档案信息造福更多人，应通过网络传递档案信息,使网络信息网络化。但是，必须保密网络档案信息,在利用档案时，应对档案管理进行严格的管理和监督，提高专业档案管理的质量。

（三）加快档案资源共享。依据信息技术、档案信息化管理的最终目的是文件数据共享,数据共享可以更好地反映档案的价值。要实现这一目标,必须建立档案信息资源化。具体有以下两点:一是,信息技术的优势,促进档案信息管理集成和自动化,通过这种方式,不仅提高信息检索的速度,而且对不同载体档案,如数字存储图像、文本,通过计算机网络技术的集成和进入新的资源,从而提高档案信息资源的形式。二是,在计算机网络的操作环境中,可以实现远程档案信息传输,从而实现信息资源共享。通过这种方式,不仅监管档案管理的范围和内容,还明确每个链接的档案管理,同时也可以有效防止老化和档案信息系统漏洞。有别于传统的档案管理,档案管理信息化,是有关档案行政管理机构进行统一的组织和规划,以及现代信息技术的基础上,收集、保存和整理档案信息资源,并提供信息服务等等。事实上,从某种程度上档案管理信息化完成了档案管理模式从实体保管到数字管理的转换,为传统的档案管理提供了一种新的发展趋势。