浅谈医院行政档案在医院发展中的作用

文／单县中心医院　马茂盛



浅谈医院行政档案在医院发展中的作用

文／单县中心医院马茂盛

【摘要】医院行政档案产生于医院形成之初，记录了医院发展历程中的重大事件、重要决策，折射了医院发展历史，是医院宝贵的文化资源。同时，医院行政档案既是一种行政管理性质的文书档案，又是支撑医院正常运行的理论工具，在医院发展中起到重要作用。

【关键词】医院；行政档案；发展；作用

一、医院行政档案

（一）医院行政档案的定义。广义的医院行政档案是指医院在进行党群工作和行政管理工作时，所产生的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。狭义的医院行政档案属于医院文书档案范畴，是医院在进行行政管理工作时，所产生的各种行政性质的公文转化而来的档案，分为党群类档案和行政类档案。具体包括：决定、通知、通报、请示、报告等公文，也包括医院规章制度、中长期计划、流程等。

（二）医院行政档案的归档。在医院发展过程中，各个时期、各种类型的文件浩如烟海，但并不是所有的文件都会成为档案，只有那些对医院发展有查考、利用价值的行政类文件经过有序地归档、整理后，才能成为医院行政档案。

1.对医院发展有查考、利用价值的行政类文件，是成为医院行政档案的必要条件。

需要贯彻执行的上级或同级机关公文，已办毕后，可成为医院行政档案。向上级或同极机关报送的、具有问复性质的公文，在收到复文后，可成为医院行政档案。不需要办复的知照性公文，在相关人员、相关部门传阅知晓、遵照执行后，可成为医院行政档案。需要长期执行的公文，如医院的规章制度、岗位职责、中长期规划等，也属于医院行政档案。以上文件是否具有查考利用价值，是其成为医院行政档案的决定性因素。

2.有查考、利用价值的医院行政类文件，经过科学、有序的整理，才能成为医院行政档案。

运用科学的整理方法，以件为单位，将行政档案按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序整理归档。一般所采用的分类方法为：年度——问题——保管期限，即将已经归档的文件按其形成年度先行分类，然后每个年度下再按问题（党群类文件或行政类文件）分类，最后在党群类文件和行政类文件下按保管期限分类。

（三）医院行政档案对医院发展的作用。医院行政档案是医院文化的依托，体现了医院传统、医院精神以及医院管理理念，是医院发展最忠实、最可靠的记录者。充分开发利用医院行政档案，不仅能供提升医院传统文化内涵，同时也能创造更多的经济效益，为医院发展做出贡献。

1.医院行政档案是医院发展历程的忠实记录者。医院行政档案形成于医院发展之初，在医院发展各个重要时期，都会产生一些有重要史料价值、对日后工作有重大指导意义、能够见证医院发展历程的行政档案，这些档案无疑是医院发展最忠实的记录者。医院行政档案同样也是医院文化的重要组成部分，反映了医院文化的发展方向，是传承医院文化的重要载体。

上级主管部门下发的文件档案、医院颁布的规章制度等档案材料中，可以反映出医院的办院宗旨、价值取向和管理理念，是医院发展的基石。在医院发展的各个重要时期，都会有相应的行政档案以及规章制度等行政档案，从中可以窥探医院各个时期的发展情况及特点。做好档案的收集整理工作，既能将医院的优良传统传承下来，又能为今后医院发展提供宝贵的素材，为决策层指导医院发展提供科学依据，提高医院的社会效益和经济效益。

2.医院行政档案是医院有序运行的理论依托。医院行政档案具有重要的现行价值和长远价值，对医院管理起到了重要的指导作用，是医院有序运行的理论依托。部分行政档案虽然已经归档封存，但是对医院影响是深远的，时至今日，医院工作仍然以那些行政档案做为理论依据，各项工作有序开展。

政策、指令性文件档案，是医院在一定时期内，必须遵照执行的文件，指导着医院的发展方向，是医院价值导向、管理理念的重要体现。规章制度、岗位职责等文件档案，使医院各项工作有序进行，是全院干部职工的行为规范，它们将在较长时期内，发挥着指导作用，为医院发展保驾护航。

3.充分开发利用行政档案，为医院发展做出贡献。医院行政档案贯穿于医院发展始终，涉及到医院管理的各个环节，具有可靠性、丰富性和适应性的特点，在医院自身建设和发展中遇到的难题，都可以从中借鉴有效的解决办法，是医院集体智慧的结晶，有重要的史料价值和参考价值。

但由于对医院行政档案重视程度不够，对其价值认识不足，在医院行政档案的管理工作中，存在“重保管、轻利用”的思想，医院行政档案的价值得不到充分发挥，对医院建设和发展没有真正起到指导作用。此外，在医院档案室建设及档案管理人员培养方面也有欠缺，使得医院行政档案收集整理不充分，因此，提升医院行政档案管理理念，完善档案室软硬件设施，加强档案管理人员培训，是保证行政档案有效保存的前提条件。

二、结语

综上所述，医院行政档案是医院档案管理中的重要一环，收集好、整理好、保护好医院行政档案对医院发展有至关重要的作用。医院行政档案不仅真实地再现医院过去的发展历程，同时也对医院今后的发展起到了重要的指导作用和参谋作用，它既是医院宝贵的物质财富，也是医院文化传统的奠基石。只有充分挖掘医院行政档案潜力，努力提高医院行政档案的社会效益和经济效益，才能为医院发展做出更大贡献。

参考文献：

[1]戴玉霞.医院行政档案管理工作浅析[J].黑龙江科技信息，2011(31).

[2]张静.浅谈医院文书档案管理[J].档案天地,2013(10).

[3]胡艳珺.浅析医院档案管理的现状及对策[J].中国科技信息,2012(13).