浅谈计算机技术对档案管理的影响

文/陕西中医药大学 王晶

现代社会在计算机技术的推动和影响下，以飞快的速度步入信息时代，随着计算机与网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件。电子文件的产生，不仅意味着产生了一种新型载体的档案，也标志着人类社会记录信息、传达信息和留存信息的方式发生了改变。它直接影响着档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念。随着计算机技术的不断发展，档案的载体面临着更新换代的重要历史时刻，档案工作以意想不到的速度和规模进入一种新型的管理模式。

计算机及网络技术的发展与普及，使得越来越多的社会管理活动逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，随着电子政务、办公自动化等系统的逐步建立与完善，电子文件最终将成为各级党政机关、企事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案资源的重要组成部分。

计算机技术给档案工作管理带来了革命。这场改革是自近现代档案学理论诞生以来，档案管理工作最为剧烈的一次改革，它影响档案工作的基本理论、运作方式乃至思维观念。随着计算机技术的发展，档案的载体面临着更新换代的重要历史时刻，传统的管理模式已不再完全适用档案的收集。计算机技术的普及及利用，使档案资料的收集更全面，更及时，更方便，各种存储工具满足了现代档案管理工作的要求。

计算机技术的产生和发展对档案管理工作的变革主要体现在以下几个方面：

第一，在照相机、录音、录像等工具的应用上。更加真实地记录了许多大型的会议、节日活动、人物的资料，保证了档案资料收集的真实性、及时性、准确性。目前数字档案收集来源主要有三个方面：一是传统档案的数字化，就是把纸张、照片、音频影像等载体保存的传统档案通过扫描、拍摄等方式转换为电子档案，后期主要工作是建立档案目录数据库和全文数据库。二是现有电子文档的接收和归档，这是目前各个单位档案馆数字档案的主要来源。三是一些重要数字信息资源和采集，有些重要数字信息档案对反映历史社会变化、丰富馆藏起着重要作用，应注意收集和接收。

第二，在档案的整理上。档案分类更加清晰，整理上更加便捷。档案目录的标引要符合《档案目录著录规则》《中国档案主题词表》《中国档案分类法》等标准，档案目录数据格式要符合《机读档案目录数据库格式》以及本单位颁发的相关标准，以方便档案数据的迁移、共享、移交等。档案信息化建设的目的是充分运用计算机等信息技术提高档案工作的管理水平与效率。需要通过计算机软件来实现档案的信息化管理，其中主要包含档案目录数据库系统和全文数据库系统的建设，将来还会涉及到包括非结构化档案以及异构数据库的管理系统建设。

第三，在档案的保存上。档案的存储量扩大，保管的介质种类扩大，保管更加便利，更安全。将一些珍贵的、易损坏的档案进行数字化，除了满足档案的利用目的外，可以兼顾抢救、保存、备份等功能。

第四，在档案的利用上。档案的保管作用在于备查、利用，现代信息技术的应用，把档案资料分门别类，方便查找、检索，通过网络向用户提供档案的利用服务，使用户在可以上网的条件下在任何地点、时间都能查到权限许可所需要查询的档案信息，真正实现档案数字信息资源的共享。主要包含档案的信息开发，智能查询、网站信息发布、光盘发布等。档案信息开发是对档案信息进行专题开发、编研等，综合智能查询是提供馆藏的数字档案文档、图像、音频资源、视频资源的查询和阅览以及虚拟演播等服务。网站的信息发布指得是通过互联网将馆藏数字档案相关信息进行信息发布，提供对外档案利用服务，光盘发布是通过光盘刻录等形式提供利用。计算机技术的发展更有利于对档案资料的研究和利用，为生产经营和经济发展提供更好的原始依据和有效服务。

计算机技术的发展，使得资源共建与共享的理念在档案管理工作上产生了深远的影响。我们当前的档案管理工作缺乏宏观的管理和规划，条块分割，各自为政，满足于陶醉在自给自足的收集观念，有的馆室乱藏乱收档案，影响档案利用的全局利益，有的馆室与馆室之间馆藏特色不显著，有大量不合理的重复馆藏档案，有的馆室自我封闭，不求合作，盲目追求实体拥有，盲目追求档案不分时间段的过早拥有。因此，在今后的档案管理工作中，我们要用整体的、系统的、网络的观念指导档案管理和收集收藏工作，努力提倡各个地方单位档案馆室之间的协作精神，从宏观上加强协调分工合作，消除在档案收集征集工作中自我满足、档案资源私有等一些狭隘观念。

我们相信，随着计算机技术的发展，计算机已成为人们工作生活中必不可少的工作，电子文件终将取代纸质文件成为档案的主流，在这个发展的过程中，我们有大量的工作要做，新型档案工作标准规范的研究，档案信息安全管理的研究，相应的法律法规与技术的研究等等，任重而道远。