浅谈对科技档案信息资源的开发利用

2015-12-03广东华路交通科技有限公司罗丹丹

办公室业务 2015年16期

文/广东华路交通科技有限公司罗丹丹

时至今日，人类社会已经逐渐步入了高端的知识经济时代，这时信息就成为了这个时代最宝贵的资源，信息在一定程度上承载着整个时代运行与发展的记录与传递的任务。在科学技术逐渐引领时代发展浪潮的大背景下，科技档案信息就成为了影响时代经济发展的宝贵资源，在这种情况下，对这方面的资源进行进一步开发，将在一定程度上推进整个时代的经济发展。

一、科技档案信息中的问题

科技档案在时代发展中能够起到巨大的推动作用，在时代发展过程中已经显露无遗。经过了一段时间的努力，围绕科技信息档案所展开的开发以及管理工作已经有了阶段性进步，但是从某种程度上来讲，科技档案还没有完全形成成熟的系统，而且从整体上过于分散，这些问题在一定程度上使得科技档案所能够发挥的作用受到了限制。总体来讲，存在以下几方面问题：

（一）资源整合度小。尽管社会各界都已经意识到对科技档案进行科学管理的重要意义，但是随着科学的不断进步，围绕科技档案所展开的工作也开始出现了一定程度的力不从心。具体来讲，随着专业人才数量的不断增加，需要进行建档的数量也随之猛增，但是针对科技档案还没有系统成形的管理，这就使得在档案保管过程中，不能够保证档案管理的井井有条，从而使得科技档案整体处于一种分散的状态，缺乏专业化的整理和保管。通过对我国科技档案整体管理现状的调查能够发现，有专职机构和人员统一集中地对科技档案实行管理的单位仅占四成，采用集中和分散相结合管理方式的单位占了一半，管理状态整体处于分散状态的单位占了一成。这在一定程度上说明，科技档案的重要性已经被广泛地认识到，并且已经开展了有针对性的档案管理工作，并在这一过程中不断地强化科学管理，使得管理工作能够从整体上优化。

（二）数字化程度低。在社会逐渐进步的历程中，针对科技档案的相关管理工作，已经受到时代进步的影响，逐渐采用更加先进的技术来进行日常的管理工作。在这一过程中，数字资源逐渐成为了主流应用技术，相关的信息资源逐渐以数字化的形式出现在人们面前，这样一来，在进行信息资源的共享以及开发利用的过程中，就能够更加高效、更加快捷，传统人工式的管理方式已经在逐渐退出历史舞台，针对科技档案的具体管理或者高效利用已经势不可挡地迈向了数字化的方向。

但是，通过对现实管理状况的调查，能够了解到，将数字化全面用于科技档案管理的相关单位，在全国范围内仅占3.57%，数字化技术成为主要管理手段的相关单位占了25%比例，有一半以上的立档单位在部分管理工作中深入利用了数字化技术，但是还有极少数单位还完全没有推动科技档案管理的数字化进程。社会整体趋势已经发展到了一个高效的阶段，在这种情况下，只有数字化的管理方式，才能够保证相关社会以及科技活动的高效运行，所以推进信息资源管理的数字化进程，已经成为大势所趋，只有这样，科技档案管理的相关工作才能够实现整体优化。

二、科技档案开发对策

（一）完善法规，整合资源。第一，科技信息资源涵盖了不同领域、不同层次的内容，所以单纯地凭借法规以及政策来对科技信息进行包罗万象的管理，是不可能取得成效的。不仅如此，在管理过程中，随着信息资源的不同，需要采取不同的管理方式和管理环境，在这种情况下，就需要法规政策能够进一步完善，从而能够对科技信息资源形成系统全面的管理。所以，在相关法规以及政策具体制定过程中，要能够强化管理的整体协调性，使得法规政策能够更具层次性和条理性，能够系统性覆盖管理工作的每一个方面，这样一来，法规政策才能够形成体系，并且能够纵横交错，从宏观上呼应微观，集中管理时能够兼顾到分散管理的必要性。这时整体管理工作才能够层次分明、依次展开。第二，从内容上对政策法规进行持续性充实和完善，在具体管理工作的推进过程中，能够做到及时查缺补漏，消除政策盲区。具体来讲，针对具体领域应从信息公开以及知识产权等方面，不断进行内容上的充实和丰富，这样一来，相关的管理工作才能够更加细致具体，这个管理系统才能够连续，运行下去，并且能够保持一定程度上的稳定。第三，需要建立起一个能够统一管理科技档案的集权机构，使得管理工作能够拥有宏观调控政策的支持，并且能够有层次的开展具体管理工作，只有这样，整个科技档案管理系统才能够拥有一定的协调性，并作为一个有机整体来开展相关工作。这样一来，同一层级的不同行业部门就能够积极沟通和协调，在此基础上对相关科技信息进行交流共享，整个管理系统就能够协调发展下去。

（二）推动科技档案管理数字化转变。要想实现科技档案的全面数字化管理，需要国家的主管部门通过行政化的手段进行统一组织和规划，将数字化技术全面地在管理活动中推广应用，在此基础上，进行高效的管理，这样，科技档案就能够实现社会服务的优化。为了推进这一过程顺利进行，要能够以信息技术为基础，来强化相关的管理工作。