高校网上预约报销的探析

王蕾

摘 要：随着高校办学规模的不断扩大，高校财务部门的报账工作量剧增，报账难的问题凸显，传统的报销模式已不能适应现实需要。为了提高管理效率和管理水平，很多高校开始了网上预约报销的尝试。文章分析了网上预约报销的优势以及推行网上预约报销的途径，对改革高校传统核算方式进行了探讨。

关键词：网上预约报销 高校 财务管理

中图分类号：F233

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）09-115-02

近年来，高校办学规模空前扩大，其不断增长的收支规模给财务处的报账带来很大压力，核算中心经常上演这样的场面，一边是焦急等待报账的师生，另一边是疲惫工作的财务人员。等待产生不满，疲惫容易出错。“报账难、难报账”已经成为制约高校内部发展的一个重大问题。改革传统报账方式，提高报账效率，提升高校财务工作水平乃当务之急。随着网络技术的广泛运用，一种更加高效的报账方式“网上预约报销”应运而生。

一、传统财务报销方式的弊端

传统的财务报销方式尽管存在了很多年，但随着形势的发展，报账过程中一系列的矛盾逐渐显现。

1.学校财务工作工作量增大与财务人员短缺的矛盾。多年来，尽管电算化的财会系统在一定程度上提高了报账的效率，但学校师生长期以来所谓的“报账难”顽疾问题依然存在而并没有从根本上得到解决。随着科教兴国战略的实施，一方面国家对教育的投入量已占到国民生产总值的4%，高校的教育经费拨款逐年递增;另一方面，随着国家加大对科研的支撑力度，科技经费迅猛增加，与此同时，高校与地方的科研合作明显加大，也使横向协作的课题经费来源渠道广泛。这一切都表现为近年来高校财务收支活动的资金规模和劳动量的节节攀升。但是，多数学校受人员编制因素制约，一线财会人员数量的增加，远远跟不上财务报销工作量的增加。现有人员的不足，使得工作捉襟见肘。

2.财会人员高强度工作与报账者抱怨之间的矛盾。简单说来，账务报销就是由报账人拿着合格的发票和事先已经填好并符合规范的报账凭证（报销单），经项目负责人签批后，到财务核算中心办理报销手续的过程。传统的报销模式下，报销者拿来的票据多数未经整理，往往杂乱无章，财务人员先要将这些票据整理、归类，再进行核算和信息录入，其中票据核算是报账流程中最繁琐、最费时的环节，在这个环节往往需要报账人有较长时间的等待。尤其是在临近毕业，或学校每年年底结账之前，核算中心人员拥挤的状况经常上演，大量的报销业务集中在同一时段、同一地点，一些师生每天在上班之前就赶到财务室门口进行等候，生怕错过了当天报销机会。核算中心经常人头攒动，接踵而至。在这样的场面之下，一方面是报账人的焦急等待以及报账厅内此起彼伏的抱怨;另一方面，财务工作人员在一片嘈杂喧哗的工作环境中高强度长时间工作，大脑一直处于超负荷地运转状态，难免也会焦躁。当抱怨遇到焦躁，报账师生和财会人员的情绪冲突往往就在核算中心发生了。

3.报账过程中报账师生与财会人员因财务信息不对称而产生的矛盾。财务信息包括国家的财经法律法规、学校的财务管理制度和各种经费报销管理规定。对这些规章的掌握程度以及按章整理票据的规范程度，是报账能否顺利通过审核的关键。很明显，报账的师生员工大多不是会计专业出身，对报账信息、报销程序的了解很有限，对有些报销的规定也不能理解，从而使他们在来财务部门办理报销业务时经常不能一次顺利办好，可能要跑很多冤枉路，很容易使他们对财务人员产生不满情绪，甚至从心理上觉得财务人员在刁难他们，双方矛盾冲突随时可能爆发，财务投诉时有发生。另外，从财务管理方面来看，报账人员报一次账却多次往返，致使会计人员在繁忙的核算工作的同时，不得不停下来回答他们提出的有关疑问，降低学校财务管理工作的效率，与当前现代化办学的要求极不适应。

二、“网上预约报销”的优越性

“网上预约报销”系统以诚信为前提，报账师生将报账信息准确录入系统，并将办理好签字审批手续的预约单及正规发票递交到报账大厅审核，初审通过后即可离开，无需等待，财务人员在数据交换系统中，依据预约确认单上的编号，自动生成信息基本齐全的记账凭证，经审核、复核，最终的报销金额通过网银转入个人银行卡或者对公单位账户中，实现无现金支付，为师生员工提供更加安全、高效和便捷的财务报销服务。

相对于单一的传统报销方式，“网上预约报销”有以下优越性：

1.优化了报账环境，提高了财务工作的服务质量。首先，“网上预约报销”模式下报销人员将签章齐全、票据合格的凭证送至会计核算中心后就可离开，不需像以前那样在柜台前排队，最大程度上减少了报账人员等待时间。同时，财务人员可以在相对安静的环境中工作，报账环境得到很大改善。

其次，会计人员对系统生成的账务信息之相关内容确认无误后，由系统自动生成记账凭证，经过复核，由出纳通过网上银行及时将报账款项划转至单位或个人的账户上，手机短信也同时提示报销金额、到款时间，既方便报销人进行查询，又使报销工作透明化，提高了服务质量。

2.减少了财务核算的差错率，提高工作效率。“网上预约报销”系统下，会计人员根据报销规定，审核拟报销的原始单据和审批手续是否合格后，核算时，无需花费精力去一一输入报销凭证的摘要、报销金额、会计科目、经费编码和应支付给单位或个人的银行账户信息等等，仅需通过对系统自动生成的记账凭证中的报账信息进行确认、修改和必要的调整。实质上就等于将以前需由会计人员独立完成的工作变成了报账人提前做好报销工作中的一部分，如金额的计算、银行信息的录入等。这样就把会计人员从繁琐的数字核算和一些基本信息录入工作中解脱出来，更有利于他们集中精力去复核和校对，降低了财务核算中的差错率，使会计人员的工作效率和工作的质量得到明显提高。

3.实现了无现金支付，保证了资金及时、安全的周转。“网上预约报销”系统中，票据经审核、复核无误后，需支付的款项通过“银校直联”系统直接转入个人银行卡或单位账户，实现无现金报销。这样，就在很大程度上减少了库存现金，从而降低或避免了单位和银行在现金保管及运输环节上的风险;与此同时，也省去了出纳人员要反复清点现金的过程，解决了报账人员随身携带大量现金的后顾之忧。和传统报销方式相比减少了现金流动，规避了现金风险，更加保证了学校资金的安全。

4.有利于项目负责人对项目进行科学管理。在“网上预约报销”系统中，项目负责人不再需到财务部门就可直接通过报账系统对项目中的每一笔支出进行查询，也可随时了解自己项目经费的支出和使用情况。这改变了传统报销模式下项目负责人只管经费报销，不能实时了解项目经费使用的各项开支，往往在结题审计时才发现项目未按照计划严格执行，一些费用开支远远超过原来预算额度，给项目顺利结题造成影响。预约报账将项目管理由事后管理变为以预算为基准的事前管理，使项目负责人时刻做到心中有数，项目执行中始终能围绕经费预算要求，严格控制费开支范围，使管控落在实处，并在项目完成结题时，账目清晰，各项开支符合原预算和国家财务管理要求。“网上预约报销”有利于从源头上保证项目的开支合理及控制效果，实现项目管理的科学化。

三、推行“网上预约报销”的途径

1.做好系统的维护，保障系统安全稳定运行。网络系统是实行“网上预约报销”的基础条件，要保证报账的正常进行，“网上预约报销”系统的稳定和系统内数据信息的安全是前提。系统必须要有专业技术人员定期维护，做到数据资料真实客观不被删改。加强层级授权管理，应按照部门内部控制制度，规定不同用户的使用权限，高度重视财务数据资料的安全保密性。必要时要借助数据加密、防火墙、身份认证等专业手段保证财务数据传输、共享中的安全。

2.广泛开展“网上预约报销”的宣传，增强师生对新的报账方式的认识。“网上预约报销”是个新生事物，为了使这项新的报账方式在财务管理中能够顺利推进，学校财务管理部门首先要结合学校特点，在充分调研的基础上，制订科学可行的实施方案，便于师生员工对这一新生事物的理解和接受;其次，利用各种传播媒介，例如校园网络、广播、印制宣传单等，向广大科教人员介绍网上预约报账，尽可能让大家认识并喜欢这一新的报账方式;最后，财务处还应有针对性地开展网上预约报账系统的相关规定、要求、规范以及学校财务报账方面的制度的宣传，使报销人员能够比较熟练的操作系统，填写预约单。另外，一线会计人员在日常工作中要耐心地听取师生员工们对“网上预约报销”实施过程中提出的各种意见或建议，并将在实际工作中发现的问题及时与技术人员沟通，使网上预约的报账工作在实践中不断完善。

3.加强对报账人员的知识和技能培训，使其尽快熟练操作“网上预约报销”系统。财务部门应积极主动地组织熟悉业务的工作人员到学校各个二级单位开展网上预约报销系统知识和财务报销法规的宣讲，提高报账人员对该系统的操作能力和水平。在开展预约报销系统宣讲时，可主要通过图文并茂的方式讲解报销流程，清楚地展示每一流程的操作步骤，配合现场实际演示等方式，指导大家整理粘贴票据，搞清楚所发生的经济业务与财务会计科目对应关系。有关财务知识宣讲的主要内容，包括国家有关的财经法规、学校内部的财务管理制度和各种报销规定、报账注意的事项，票据真伪的甄别等。这些对于报账人员来说都是必须清楚掌握的，这样报账人员才能够规范填写预约单，提交经过整理的票据，到财务部门审核的时间就会相对缩短，账务报销流程明显加快，提高了工作效率，同时也在某种程度上增进了财务人员与报账人员之间的交流，使人际关系得以和谐。

总之，网上预约报账顺应了当前网络化、信息化、自动化的时代潮流，是对传统报账方式的一次革命。它大大提升了财务管理水平和服务质量，促进了财务管理过程中报销单据填写的规范、业务审批流程操作简单易行、财务部门审核更加透明，资金周转更加安全及时;同时，也提高了财务人员的工作效率，把他们从琐碎的重复性工作中解放出来，很大程度上使他们的工作从核算型转变成了管理型，极大地提高了高校的财务管理水平。

参考文献：

[1] 李敏，吴应宇.网上预约报销在高校的实践与探索[J].教育财会研究，2012（1）

[2] 许志俊.高校网络预约报账实践的思考[J].会计之友，2011（22）

[3] 徐成彪.高校实行网络预约报账的探索[J].内蒙古科技与经济，2014（17）

[4] 赵育林.建立节约型财务报账体系的思考[J].陕西广播电视大学学报，2013（3）

[5] 李洋.会计信息化下高校网上预约报账的探索[J].经济师，2012（6）

（作者单位：西北农林科技大学计财处 陕西杨凌 712100）（责编：若佳）