浅谈医院科研管理信息系统建立的必要性

李葳

摘 要：医院的发展离不开医疗、科研、教学等诸多方面的协调发展，如何在医疗水平日益进步的同时，使科研水平也保持可持续发展是新时期医院面临的一项挑战，医院科研管理部门在信息技术飞速发展的今天，有效地将科研管理信息系统用于日常管理，也是一个重要挑战。文章阐述了医院建立科研管理系统的重要性和作用，分析了面临的问题。

关键词：医院 科研管理 信息系统 重要性 职能 存在问题 对策建议

中图分类号：F279.23

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）09-256-02

北京安贞医院（以下简称“我院”）是一所集医疗、教学、科研、预防、国际交流五位一体的以治疗心肺血管疾病为重点的大型三级甲等综合性医院。在医院日常管理中，信息系统已经渗透于门诊、病房等各个诊疗环节，医院管理系统发挥着不可或缺的重要作用。为了提高医院科研管理水平，促进医院科研工作发展，我院科技处已于2014年正式投入使用科研管理信息系统。

一、建立科研管理信息系统是提高医院科研管理水平发展的必经之路

（一）提高科研管理人员的日常工作效率

以往科研管理部门使用常规的办公软件如Office、WPS等进行日常的电子化管理工作，进行发表论文的统计，课题立项数量的汇总、经费总额的统计以及各科室科研绩效的计算等，同时还使用电子邮件、手机、张贴纸版海报等方式发布相关通知。随着临床医师对自己个人发展的要求不断提高，参与科研活动的人数、形式不断增加，对于科研管理人员的要求也在逐渐提高，工作量也在急剧增长，尤其是在课题申报、年终科研绩效统计阶段，由于科研管理人员人手不足，持续加班头脑高速运转，精神高度集中，难免会造成一些错误的发生。建立科研管理信息系统，可以有效地提高工作效率，将科研管理人员从繁重的脑力和体力劳动中解放出来，实时对课题进行过程管理，对于存在的问题，早发现早解决，将不同来源的科研经费有效地利用起来。

（二）将科研工作者解脱于琐碎的科研周边工作

科研管理系统的建立依托于网络，实现了电子化，只要一台能够连接互联网的电脑，登录科研管理系统，科研工作者可以直接修改更新自己个人信息、提交课题申报书等，不用往返于本科室和科技处，真正实现随时随地进行、达到无纸化办公的目的。

（三）为医院领导层提供及时、准确的决策依据

医院领导层在进行科研人才筛选、掌握全院科研信息数据、制定相关科研管理政策时，首先需要进行相关科研数据的整理统计分析工作。在没有科研管理系统之前，相关工作还停留在人工利用办公软件如Excel等，费时费力且容易出现纰漏、错误。如今，利用现代化的信息技术建立的完善的科研管理信息系统，依托于强大的服务器，可以高效、规范、系统地根据各种不同需求、筛选条件，全面整合、分类、分析全部数据，自动生成简洁明了的图、表等，为医院领导层提供了科学有效的决策依据。

二、科研管理在日常科研管理工作中的职能

（一）日常科研信息发布及科研人员信息更新

随着国家对医学科研事业的不断重视，设立的科研项目种类不断增多，每年课题申报次数增加，为了增强我院的临床医师的科研素质，科研管理部门也会不定期举办相关的讲座、培训，这一系列的相关通知都会通过科研管理系统进行发布，科研人员可以随时随地登陆系统进行查看。科研人员随着自身学历、学位、职称等相关信息的不断变化，还可以登陆系统，随时进行更新，以便科研管理人员进行相关筛选时掌握第一手资料。

（二）课题过程管理

1.课题申报。科研管理人员在接到上级部门的申报通知后，将相关信息及要求，包括申报人的年龄、学历、职称，院内申报截止时间等发布于科研管理系统，同时将申报课题列入系统的申报计划中。科研人员登陆系统后即可查看到相关通知，根据自身状态选择申报，符合条件并有意申报者可以在规定时间内登陆系统，在申报计划中提交自己的申请书，发现问题还可以随时撤销，进行修改后重新提交，避免了重复打印，减少了前往科技处的次数，节约时间，降低成本。院内申报截止后，科研管理人员先进行形式筛查，对于自由申报的课题，通过形式审查后再通知申报人打印纸版正式上报，对于限项申报的课题，科研管理人员为聘请的院内外评审专家设立账号，将课题分配给专家，同时在系统中设立评分体系，说明评分要求。最后整合专家打分情况，选出最后申报人员，课题申报人还能登陆系统查看专家的评审意见。

2.课题立项。课题立项后，由科研人员或者科研管理人员将课题相关信息录入科研管理系统，同时将课题相关电子版文档，如申请书、任务书、立项证明等一并上传，再由科研管理人员审核通过。

课题一般以年为执行周期，每年的年中，科研管理人员设立年中检查计划，研课题负责人根据年中检查要求，填写中期报告书，并将相关科研数据、实验记录等一并在规定时间范围内上传至系统，科研管理人员通过系统逐一进行检查，对于课题完成较差的课题及时联系课题负责人进行整改。

3.课题结题。科研管理人员通过科研管理系统随时能够查看课题执行周期，对于即将结题课题，进行通知，做好相关结题准备，提交相关资料。

（三）成果管理

在科研管理系统上有文章发表、版面费报销、成果奖励、专利等，科研管理人员可以通过系统填写投稿推荐信，科研管理人员在系统上进行审核，文章发表、专利获得后，还要在系统上进行登陆，随时进行信息更新，也方便科研工作人员对自己的科研成绩进行管理，也方便科研管理人员对文章进行年度统计。

（四）经费管理

以往课题经费由科研管理人员通过excel表格进行管理，由于科研经费条目较多，每一个课题单独建立一个表格，需要科研管理人在经费报销时审核后逐一填入表格，导致每一次课题经费报销都要占用较多的时间，效率低下，同时容易出错，对经费的使用不能很好地监控。使用科研管理系统后，科研人员使用经费时，首先要录入系统，科研管理人员审核通过后，才能拿着相关凭证去财务处进行报销，由于术业有专攻，科研人员在进行科学研究时，会忽略经费的合理、按时使用，如果科研管理人员监管不力，很容易造成总经费超支，或者个别条目使用超过可浮动调整的限度，对结题审计造成不必要麻烦。科研人员在使用科研管理系统时，课题余额及各条目余额一目了然，提醒科研人员合理使用经费。同时也方便科研管理人员随时查看在研课题的经费使用情况，监管课题的进展情况，科研管理系统有效控制了经费使用不当等现象的发生，提高了科研经费的使用效率。

（五）人才管理

医院的管理层需要及时掌握本院科研人员的相关基本信息，科研管理系统建立了科研人员数据库，为管理层随时提供本院科研人员的年龄、职称、学位、文章发表、承担课题、拥有专利、获得奖项的相关科研信息，方便管理层进行横向纵向的比较分析，同时还能整合资源，进行同学科资源整合，跨学科资源互补。

三、科研管理系统使用存在的问题及思考

（一）提高科研管理系统的普及率

科研管理系统是新的管理技术，在未来的发展中发挥着不可替代的作用，但是在由于医护人员的工作性质以及对于科研的热情不同，科研管理系统在日常使用中效率不高，有些人员甚至不知道有科研管理系统，这就需要科研管理人员加大宣传力度，齐心协力加入到医院的科研管理信息化建设中来。

（二）科研信息的及时更新与日常维护

随着医院人员流动，不仅会有人员调离，院内科室变动，新员工入职，老员工退休，同时还会有本人的学历学位变化，职称变化等，都需要管理信息不断更新，因此，科研管理人员与人事管理部门应进行联动，随时保持基础信息的准确性，对于科研人员自行更新的个人信息，管理人员要及时进行审核，使调整后的信息与科研相关管理信息实现实时对应。

（三）医院内部系统的兼容

医院内部各部门都有自己的临床管理系统、财务系统、人事系统，怎样实现在保证各个系统自身的正常运转、自我保护的情况下，完成各个系统之间的无缝衔接，实现数据共享，也是现在面临的普遍问题。

在我院科研管理系统投入使用的一年多的时间里，为科研人员、科研管理人员及医院领导层提供了诸多便利，提高了工作效率，但是系统本身还有很多需要改进的地方。随着系统的不断完善，一定会进一步提高多方的工作效率，使医院科研管理工作更好地服务大众。

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（作者单位：首都医科大学附属北京安贞医院 北京 100029）

（责编：玉山）