关于人事档案管理的几点思考

文/吉林省有色金属地质勘查局六〇四队 汤娇美

人事档案的管理不仅与当事人的切身利益密切相关，也关系到用人单位人才队伍的建设。本文拟对人事档案管理工作提出几点思考，与读者共同探讨。

一、人事档案管理工作中存在的问题

（一）从人事档案的收集方面看。一是人事档案收集内容尚不够全面。按照目前的相关规定，我国的人事档案主要是由组织人事等部门在选人用人工作中形成的，是个人学历、经历、德才表现等方面的原始记录。但是档案本人参加社会活动所产生的很多的对于选人用人具有重要参考作用的原始记录并未归入当事人的人事档案里，比如说当事人的信用记录等方面。

二是人事档案收集工作不及时。由于有些人事工作的不及时，以至于人事档案的收集工作不及时。比如说，按照相关规定，在干部任免事宜完毕后，相应的《干部任免表》应该及时地归入本人的人事档案当中，但是，在实际的工作中，经常会见到有的人事档案中，当事人的职务发生变动时，并没有及时地将相关的《干部任免表》归入其人事档案中。另外现行的管理制度《干部履历表》是每五年填写一次，核查无误后放入本人档案，但是在最近的一次干部档案核查中我发现这一制度并未及时得到贯彻执行。

三是人事档案的真实性、完整性方面也存在着不同程度的问题。在人事档案的真实性方面，存在着“三龄一历”造假等问题。甚至前一段时间在有报纸刊登我国的干部人事档案中，有的干部档案中除了性别信息以外其他信息全是假的。这样的档案真实性真是让人触目惊心。在人事档案的完整性方面，存在一些人事档案的缺页、缺类、缺项等问题。例如目前的事业单位干部档案中的《事业单位工作人员年度考核登记表》，没有逐年放入本人档案中。

（二）从人事档案管理体制方面看。一是管理涣散，缺乏规范统一的人事档案管理机构。目前的人事档案管理体制，主要是人事部门、组织部门、劳动部门以及国有企业等单位管理管理着人事档案。这些部门分属不同的系统，难以监管和规范。而在具有人事档案管理资格的单位，人事档案主要由产生人事档案的组织人事部门进行管理，而并没有进入单位统一的档案室，也就使得人事档案管理的监管工作无从抓起，导致人事档案归档不全面，不及时、甚至造假时有发生。

二是人事档案管理资格权的设立和取消缺乏明确、可行的规范。对于企业改制后的原先拥有人事档案管理资格权的国有企事业单位，收回其人事档案管理资格权还没有严明的规范，致使这类单位在转制为非公有制企业人事档案工作搁置，甚至出现了个人保管自己的人事档案、人事档案因企业破产而遗失等现象。

（三）从人事档案的利用方面看，锁定的目标客户少，提供的利用方式单一，难以满足社会各方的需求。按照目前的情况看，人事档案的利用范围多是国家党政机关、国有企事业单位。但是，随着社会的发展传统的人事档案的管理模式已不能完全满足现代人力资源开发的需求。非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业在经营管理活动中也会需要人事档案用于选人、用人等决策活动。显然目前的人事档案管理体制尚未完全满足这些领域的利用需求。传统的纸质载体的人事档案，局限了人事档案作用的发挥。

二、改善人事档案管理工作的对策探讨

一是健全和完善人事档案收集整理规章制度。收集整理工作，是人事档案管理工作的起点，是人事档案管理工作其他环节的重要基础。建立齐全完备的人事档案收集整理制度，拓宽人事档案收集领域，充实反映个人诚信的方面，诸如参加社会公共生活相关方面产生的原始记录等。通过健全和完善人事档案收集制度全面规范人事档案在产生、收集、整理、归档工作。

二是集中人事档案管理权，建立统一的人事档案管理机构。首先，将现有的人事档案管理职能从原有的管理机构中分离出来，建立统一的、层级分明国家所有的人事档案管理机构，以人事档案管理机构的独立性来确保人事档案内容在用人单位和当事人之间存在的客观公正。该人事档案管理应纳入社会公共服务范畴，将人事档案管理机构设置为公益性的、财政全额拨款的事业单位，确保人事档案收集工作的全面、及时、完整和真实。

三是责成相关管理部门对人事档案管理工作进行定期清理、核查。人事档案主要是由组织人事等部门在选人用人工作中形成的原始记录。长期以来，人事档案收集、整理、归档的权限也是掌握在这些部门手中，并无相关的监管机构对其管理工作进行管理、指导和监督。这就导致人事档案管理过程中的收集整理的及时性、完整性、真实性无法保证。建议组织建设相关部门对人事档案管理部门进行定期的清理、核查，全面保证人事档案收集整理的质量。

四是将现代计算机信息技术同人事档案管理技术相结合，实现人事档案管理信息化。传统的的纸质载体对于人事档案的利用有很大的局限性。人事档案管理者应该采用术数据库技术、现代计算机网络通讯技等信息化手段,把人事档案资源以数字化的形式存贮，建立数据库，以网络化的方式连接，从而实现人事档案检索方式的脱机检索、联机检索甚至是智能检索、网络检索，使人事档案的功能得以充分发挥。同时要处理好利用工作和保密工作的关系，因为人事档案涉及个人隐私应当在信息化过程中注意做好保密工作。

[1]郭路群.关于人事档案管理现状和改革的思考[J].中国人才,2004(6):29-30.