谈企业档案信息的增值方式

文/中国民用航空局档案馆 段志飞

企业档案信息资源是在各项活动中形成的并最终存储于企业档案载体之上的或作为档案信息保存的一切信息资源的总和。从内容上，既包括企业在研发、生产、流通及服务性活动中形成的产品信息、科技信息、会计信息，又包括企业在党政领导、政治生活及行政管理等活动中形成的行政管理信息、人事信息等；从来源上来看，既包括来源于上级部门的关于企业的信息、来源于其他企业的各种信息和企业的内部产生的信息。企业档案信息资源既表现出信息资源的一般特征，如价值性、有序性、共享性等，同时又与企业的最终目的与使命结合在一起，也表现出竞争性、排他性、注重利润性等特征。企业档案是企业的核心资源，对其进行开发以实现其增值，会对企业的发展有着至关重要的作用。

一、企业档案信息增值的含义

信息增值一般可以指信息在量、质及价值上的增加。包括以下三层意思：一是信息在量上的增值。主要表现在信息加工、处理、交流、传递、利用等信息过程中信息量的变化。二是信息在质上的增值。即信息满足其使用者需要程度的大小。三是信息价值、使用价值上的增值。信息成为商品便具有使用价值和价值。信息在以上三个层面的增值,共同影响了信息的最终价值。

因此，企业档案信息增值表现为企业档案信息资源在数量上的增加、满足用户需求程度的增大和效用的提高。其过程是根据企业或市场的需要，以企业档案信息资源为中心，并适当聚合其他相关资源，如政策法律信息、行业环境分析信息等，对企业档案信息资源进行整合与开发，形成带有一定价值和知识性的档案信息产品。在这个过程中，档案信息资源的数量是基础，只有在占有一定数量档案信息资源的基础上，才可以对信息进行开发，进一步满足用户需求，提高档案信息资源的效用。三者的关系如图1所示：

图1

二、企业档案信息的增值方式

企业档案工作主要涉及档案的接收、整理、保管、提供利用等，在这一过程中，同时伴随着档案信息的序化，最终实现档案信息的增值。因此，档案信息的增值是通过档案信息的有序化整流来实现的。首先要进行信息的积累，然后经过整理、分析、综合等加工才有可能成为高质量的信息，从而通过信息服务者的传递、信息用户的接收、利用，实现其价值的增长。因此，信息的加工经历了以下几个环节：信息的来源→采集加工（整流）→积累→传递→利用，构成企业档案信息的增值链。如图2所示：

图2

（一）企业档案信息在收集过程中的增值。档案信息的收集过程也就是档案信息数量的增长过程，即信息增值中“量”的增加。档案信息的收集是企业档案工作的基本任务，丰富的档案信息也是实现信息增值的基础和前提。企业档案信息数量除了与企业本身的性质及活动有关，企业档案部门也可以发挥主动性，通过适当方式，促进档案信息的增长。具体方式有：第一，扩大企业档案的收集范围。企业档案的收集范围大体上涉及文书、科技、财会、设备、经营等。随着企业自主性和创新能力的提高，应着重加强对经营档案和科技档案的收集。第二，适当收集其他可作为档案保存的资料。这里所说的可作为档案保存的资料主要包括：直接服务于企业决策、经营、管理等活动的资料、企业通过科技成果转让得到的技术资料、通过一定渠道获知的具有竞争性的独占情报信息等。

（二）企业档案信息在加工过程中的增值。信息加工是实现信息增值的核心，包括了信息的序化和深度加工，并最终形成信息产品。对于企业档案信息来说，其加工过程涉及以下方面：1.档案信息的分类。即根据企业档案分类方案，确定档案所属类别，保持档案的同源性或同质性。2.档案信息的检索。主要是指档案信息检索工具的编制。3.档案信息统计。用统计数字或图表的方式按一定标准对档案进行统计显示。4.档案编研。

根据企业生产经营的需要，从档案中选取相关内容，编研加工形成各种专题材料。这是企业档案信息增值的主要方式。

(三)企业档案信息在积累过程中的增值。信息积累确定信息的最终存在形式，目标是将档案信息增值的成果进行保存和安全管理，保证信息产品的及时、高效地交流与传递。对于企业档案信息来说，档案信息和信息产品可以以传统方式进行保存，也可以存储于计算机、磁盘、光盘等新型载体上，同时，档案信息也可以体现在企业的图书、期刊、快报等形式中。

（四）企业档案信息在传递过程中的增值。由于信息资源在时间和空间上分布不均，形成用户利用信息资源的时空障碍。随着信息资源的丰富，越来越多的用户要求获得这些资源和服务时，信息传递功能就变得非常重要。企业档案信息对于企业外部来说具有排他性和独占性，更加剧了信息分布的不均衡性。企业档案信息在传递过程中增值主要表现在两个方面。一是传递方式的增加。企业可以利用网络技术、计算机技术加快信息传递。二是传递范围的扩大。即企业档案信息除了作用于企业内部，还可以扩大到企业外部。

（五）企业档案信息在利用过程中的增值。信息利用是实现信息增值的最终环节，也是检验信息或信息产品质量和价值的最终标准。档案信息和信息产品能否满足利用者的需要，一方面取决于信息的质量，另一方面也取决于利用者的信息需求和素质。

[1] 尚真.企业档案信息资源管理理念与模式初探[J].兰台世界,2007(4):16-17.

[2] 王丙炎.论信息增值和图书馆信息增值服务[D].湖南:湘潭大学,2006.

[3] 纪晓华.企业档案的收集与整理[DB/OL].http://www.bianjibu.net/post/1120.html.2009-06-21.