医院档案资源的开发和利用探讨

文/玉林市妇幼保健院 郭小萍

随着形势的发展,医院管理进入了新常态,为了尽快适应新常态下医院的现代化管理需要，医院档案管理工作的重点应由单纯收藏向提供服务转变，这就要求医院档案管理要根据不同种类档案利用需求的变化，探索符合新形势的开发利用模式和途径，为医院发展服务。

一、医院档案资源开发利用的主要内容

医院作为一种特殊的服务行业，档案内容丰富，以我院为例，有文书、人事、病案、财会、科技、基建、设备、实物等八大类档案,管理难度较大，所以在开发利用时只是按实际需要开发。

（一）文书档案资源的开发利用。医院文书档案真实地记录了医院由小到大、迅速发展的光辉历程,为编印《医院大事记》《医院荣誉汇编》等提供生动翔实的材料；为医院管理决策和制订规划、计划、总结、以及医教、科研、论文撰写等提供信息资料。

（二）人事档案资源的开发利用。医院人事档案是职工成长过程的真实记录,记录了从读书、工作和参加社会实践活动情况。人事档案能提供全面、准确的人事信息：一是可为医院的改革、发展推荐培养专门人才提供人才信息，达到医院人才管理目标。二是为医院提拔干部合理选人用人提供真实可靠的依据，真正做到人尽其才。三是在合理配置人力资源、提高员工积极性和提高医院两个效益等方面起到决策和参考作用。四是确保医院在职称晋升，岗位聘任和推优等方面的合理性和公正性，为医院发展奠定坚实的人才基础。

（三）病历档案资源的开发利用。病案是患者住院接受诊疗过程的原始、成套的资料，病案信息不但作为诊断治疗的参考和教学示范的依据，其真实性、完整性也为医务人员科研、论文撰写提供了大量的准确数据，在我院还为遗失补办出生医学证明提供详细信息。而且也是衡量医院管理水平和服务水平的重要依据，医院各级管理者通过查阅病案内容、业务报表和病种分析医院业务现状，监督指导和改进工作。同时，又能在处理医疗纠纷、医疗保险、商业保险民刑事案件等方面具有法律效用，作为法律文书，是患者在医院所有医疗行为最重要的见证，为医院解决各类纠纷服务。所以，通过积极开展病案的查阅利用，能强化医院管理，提高医疗质量。

（四）财务档案资源的开发利用。医院财务档案是医院进行所有经济活动的原始记录，直接反映医院各项收支情况。利用财务档案资料中的各种数据，分析医院的经济发展和财务运行特点，以及存在的不足，研究制定合理的财务管理对策；另外，财务准确数据，是医院经营绩效、债权债务的重要凭证，可为医院开展经营活动、杜绝违规行为提供有力证据，也是进行年度经济预算的重要参考，为医院决策者提供真实的原始资料，对于医院的健康发展发挥了经济保障作用。

（五）设备档案资源的开发利用。设备档案的利用价值主要体现在经济效益，在招标、采购、使用、维修等工作中必须充分利用。一是为科室申购设备的考察与论证提供数据，并为设备管理部门、医院决策者提供及时、准确的参考信息；二是档案管理人员在加强培训后，使维修及使用人员熟练掌握设备的使用性能,从而提高设备的使用率，并扩大使用范围；三是方便设备管理部门做好维护服务，避免设备使用率低造成资源浪费，也减少事故隐患的发生。可根据设备维修记录,充分做好维修前准备，尽量减少设备停机时间,减少病源损失,减少维修费用。

（六）基建档案资源的开发利用。医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用，如工程档案，从立项筹建到竣工验收，其间不断的反复利用参考设计图纸和资料，不仅可以保证按图施工加快进度，还可以提高工程质量和减少成本。而医院各项维修、扩建、改建、工程的清单制作、预算及验收,工程款的结算等均需利用基建档案，经过核对，可以使各流程通畅，结算做到快速准确，充分体现了其利用价值。

其他如科技档案，真实地记录着从立项、结题、科研成果鉴定等有关学术活动的过程，成为科研成果推广应用的重要依据；还有专业人员技术档案、声像、实物等档案资料，通过有效开发和利用，便于医院管理者形成科学决策，真正发挥档案服务功能。

二、医院档案资源开发利用的途径

（一）转变思想观念，加强档案宣传。医院档案是医院发展不可缺少的重要信息资源，必须尽快开发和利用。首先，领导重视是做好档案开发的前提，要把档案管理和开发工作纳入医院的重要议事日程，现今，经济发展进入新常态，医院领导及档案管理者应转变思想观念，充分认识档案在日常工作中的重要性，并在全院加大宣传力度，增强全体职工的档案参与和支持意识，让档案资源在新常态下切实为医院的两个效益服务。

(二)完善管理机制，明确岗位责任。医院综合档案管理是一项难度较大的工作，由于它的种类多、内容杂、收集部门分散，故必须健全档案管理的一系列规章制度，理顺关系，建立岗位责任制，使责任到人。医院各职能部门均设定一名兼职档案员，负责收集整理本部门在工作中形成的材料，除病案外每年移交综合档案室归档，形成全院档案管理网络，方便多渠道提供利用。

（三）提高人员素质，确保档案利用效果。要加强档案管理人员的素质训练，不但要有责任心和使命感，更要有较强的业务能力，不只是档案的保管者，更应是档案的形成者、管理者。要不断钻研档案业务知识，熟悉各类档案内容，掌握各类档案利用规律，才能在工作中综合各种档案信息，准确、及时地向利用者提供所需的信息，确保档案利用效果。

（四）加大资金投入，实现档案现代化管理。加大资金投入，一方面是配齐档案保护设备，如档案库房的防火、防潮、防高温、去湿、空调等基本设施；另一方面是配备现代化技术设备,如应用计算机管理，用计算机录入和储存整个医院的各个门类档案，不但方便整理和检索，还节省了人力和物力，提高工作效率。同时适当引进档案管理应用软件，运用先进的管理技术，可实现档案管理的现代化和自动化，为档案信息资源的开发与利用创造良好的条件。

（五）创新服务方式，充分发掘档案价值。1.把档案由静态变为动态。利用医院的各类档案,如病案、科技、文书档案等编写医院动态、新项目开展、科研成果推广以及建设医院文化等，及时宣传医院特色服务、重点学科和专家名医，方便群众就医，提高社会效益。要建立档案利用信息的反馈制度，实现各部门档案信息利用的相互联系，最大限度地满足各项工作利用档案的需求。

2.把被动服务变为主动服务。档案管理者在档案的管理和提供利用过程中，应通过多种渠道了解利用者的需求,掌握各门类档案的特点，主动、及时提供所需信息，多角度、多层次地为医务人员、患者及社会公众服务。

3.把档案收藏变为档案利用。对档案的开发利用情况定期进行分析，掌握哪类资料利用率高，以及存在的问题，广泛征求档案利用部门和医务人员的意见，不断改进工作。并制定全院档案管理工作规范，使档案信息资料的收集、整理、筛选、归档和对外服务制度化、规范化。

4.建立档案信息网络。将医院各种门类的档案，包括文书、科技、设备、基建、财会、声像等档案全部划归综合档案实行统一管理，病案和人事档案单独管理。开展档案信息的编辑工作，进行分类开发，编写各种汇编或简报，使各种档案之间都互有联系并实现资源共享，提高医院内部档案信息的传递速度。加快医院信息化建设，使外部的信息及时接入医院内部信息网络，形成内外信息资源网络化，全面为医院各项工作服务。

医院档案是一种信息文化，关系到医院的持续发展，但档案的价值就目前来说还没有完全体现出来。随着医院规模的扩大，医院的各类档案会大量产生，档案资源的开发利用价值将会不断显现。只有多途径加强医院档案资源的开发，使档案利用价值向网络化、科学化发展，综合利用性增强，才能使档案信息资源有效的融入医院的整个工作中并服务于各项工作。

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