大数据时代档案管理工作的思考

文/辽河油田分公司浅海石油开发公司 高菱

大数据时代档案管理工作的思考

文/辽河油田分公司浅海石油开发公司 高菱

大数据时代档案管理是利用网络技术,将大量的档案信息用数字来表达、存贮,再通过网络来传输交流,实现档案资源高度共享。档案网络化具有信息利用的高效性、信息内容的及时性、网络信息的集中性、网络化档案的互动性、信息保存的永久性等优势。档案作为一种文化载体，档案文化建设对其他文化建设具有基础性的参照作用。大数据时代档案建设是档案工作在网络时代的必由之路和必然要求。我们必须充分利用网络优势，强化和提升档案文化意识，这对于我们重新认识和研究档案、档案工作和推动档案事业健康有序发展将产生重要而深远的影响。

技术；信息；建设

一、计算机网络技术管理档案的必然性

经过多年的实践和完善，传统的以纸张、案卷为载体的收集、归档以及检索等一些档案管理方法已经比较成熟。然而，随着社会的不断发展，在很大程度上促进了网络信息技术的发展，现在的社会属于知识经济社会，经济发展的主要驱动力是知识，因此，企业要想在竞争日益激烈的市场中得到生存，就必须获得属于自己的核心技术以及技术知识，只有这样企业才能立于不败之地，获得持续发展的动力。

二、档案网络化的优点

（一）可节省人力资源。档案信息网络化建成后，人们可以在网络上查询档案，而不用去档案室翻阅，大大减少了工作人员查询等工作时间。

（二）可以多人重复利用档案。利用率高，并且没有时间或空间的限制，随时随地网上查询。同时还可实现全天候为用户服务，传统的服务方式，只是在上班期间才可以提供，而这种方式就突破了这种限制，用户能够不用出门就可以实现对所需资料的查询以及借阅功能，还有就是实现了大量用户同时访问的功能，这就实现了档案信息资源使用的简捷，在很大程度上提高了工作效率。

（三）避免了纸质档案丢失损坏的现象。档案信息网络化建成后，通过网络访问，用户得到的异地信息资源仅仅是原件的复制品，不会涉及原件的调阅，这就在侧面起到了对原件的保护作用，还能避免因打印对原件档案造成的伤害。

三、实现档案网络化的对策

只有具备一定的条件才能实现具有复杂系统工程的档案信息管理网络，具体如下：

（一）建立一支科技型的档案管理队伍。事业的成败由人才决定,同样人才也是档案事业发展与否的关键。档案管理人员必须一职多能、有开拓创新精神、能适应档案信息网络化建设需要的复合型人才队伍。

（二）制定统一的档案信息网络化管理规范。档案信息作为信息源，具有非常丰富的内容以及非常复杂的形式，这就需要建立一个全国统一的上网目录标准，来保证人们在网上查档的时候能够轻松、快捷。不然面对检索目录的繁杂，严重会影响用户在查阅档案使得速度和准确性。

（三）培养一支具有高素质的工作人员。要对工作人员在档案管理上的综合素质进行不断的提升，定期地对有关工作人员进行相应的现代化管理方法的培训，这样能够在很大程度上提升工作人员的工作素质，从而增加企业的档案管理工作的管理效率。

（四）养成一种安全档案管理的思维。在日常的管理当中要不断地加强安全教育，使得管理人员形成一种安全信息化的思维，建立出一个安全、可靠的档案信息共享平台，从一些细节出发，做到对档案信息安全的保障，从而防止一些数据信息的丢失，对档案的管理造成影响。

四、档案信息网络化建设的意义

（一）资源共享，互通有无，有效解决档案信息利用率普遍偏低问题。网络的出现，将原本不沟通的地区和国家联系了起来，使得信息资源共享更加全社会和全方位，将其应用到档案管理当中，实现了对传统方式查阅档案束缚的打破，能够在很大呈上上扩大了档案信息服务的对象范围，将档案的作用能够充分的利用起来，真正地做到了使档案活活过来的目的。

（二）优化全国档案馆网系统的组合及布局。互通有无，资源共享是网络建设的一个重要作用。按照我国档案馆的布局和档案资源配置政策，库存档案相同者甚多。例如，中央国家机关的许多文件，不仅中央档案馆有，各省、市、自治区直至县(区、旗)档案馆也有；同一省、市、自治区许多文件，不仅省、市、自治区档案馆有，而县级档案馆也有，同一地区机关文件，不仅地区级档案馆有，县级档案馆也有，同一工程的设计图，不仅设计单位有，建设单位也有。所以对于信息网络化建设，要做到规划要全面，分工要适当，要做到各部门分工明确，能够找准自己在工作中的地位，做到各司其职，并且能出色地完成自己的工作，避免在工作过程中出现一些重复的行为。

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