数字档案室建设难题的思考

2015-11-25黄冈市档案局张梅

办公室业务 2015年24期

关键词：档案室数据库数字化

文/黄冈市档案局　张梅

数字档案室建设难题的思考

文/黄冈市档案局张梅

本文试图从数字档案室的基础设施建设、数字资源建设和制度建设等问题入手，探讨思考数字档案室建设中遇到的困惑和难题，以引导各级各类档案室充分发挥自身优势，打造真正意义上的数字化档案室，最大程度发挥数字档案室作用。

信息化；数字档案室；建设

数字档案室的主要存储对象是电子档案，通过对计算机等数字设备实现对档案的收集、整理、存储、管理和利用。目前，档案信息化建设是档案事业发展的主流趋势，而数字档案室建设又是其中的重要内容之一，但就目前情况而言，我国基层单位档案信息化水平存在较大差异，因此只有进一步加快数字档案室建设，才能提高档案利用率，最大限度发挥出数字档案室的作用。

一、数字档案室建设的重要意义

为了更好地做好单位档案管理工作，必须要采用更为先进的集约化、现代化和社会化管理方式。数字化档案室是顺应时代发展的需求，满足和适应新形势下档案工作的需要；此外，数字档案室的建设，也是提高档案信息化管理水平的重要手段，能够真正实现档案资源共享，更好地服务于地方经济建设。当然，随着档案管理工作量的不断加大，难度也越来越高，通过数字档案室的建立，能够让档案的收集、利用和查询变得更加简单，实现档案查准率和查全率的提升。

二、数字档案室建设的主要内容

（一）基础设施建设。在数字档案室建设中，首要任务就是强化基础设施建设。数字档案室建设应在满足当前需要的前提下，坚持适度超前的原则，对档案存储数据容量、网络访问量和数据操作强度等进行估算，在硬件设备选择、软件系统和网络构建的建设中应为未来设备扩充、系统升级和网络扩建留下余地。基础设施建设主要有三部分内容：1.网络建设。建立独立的档案数据网，便于档案数据整理、加工、存储和管理工作的进行。但是，档案数据网要与互联网进行物理隔离，并根据实际情况和办公网、业务网逻辑隔离。另外在与办公网、业务网交换数据的过程中安全措施要做到位，必要时可配置专门的计算机连接到办公网、业务网中。2.硬件建设。对于数字档案室中的硬件而言，服务器、扫描仪、终端机、打印机、UPS不间断电源以及磁带光盘等设备要具备稳定的性能，能够正常工作，并且必须符合数字档案海量存储、查询和管理的需求。3.软件建设。电脑操作系统性能必须良好并和硬件相匹配，同时选择与硬件匹配的扫描软件、Photoshop等图像处理软件，具备较高的安全性、稳定性。配置的数据管理系统要满足目录、多媒体以及全文等数据的搜索需求，可设计档案查询利用系统、档案进馆报送管理系统、数字档案室管理系统等档案管理应用平台，便于更好地采集、加工、存储和利用各项数据信息。

（二）数字资源建设。在数字档案室建设中，数字资源建设是最核心的内容，档案室要建立目录数据库、全文数据库以及媒体数据库等，并对数字档案数据信息进行统一存储、管理和利用。1.目录数据库建设。在建设目录数据库的过程中，要按照相关的业务标准和规范，力求所有室藏档案电子目录的全面、真实与完整。2.全文数据库建设。第一，电子文件归档。在管理中必须科学规范，要满足国家档案局制定的《基于XML的电子文件封装规范》《板式电子文件长期保存格式需求》以及《文书类电子文件元数据方案》等要求。第二，制作档案数字化。在数字化工作的开展过程中，要严格按照《纸质档案数字化实施细则》中的各项要求进行。3.媒体数据库建设。在建设媒体数据库的过程中要严格落实国家和省的规定要求，进行音像档案、照片档案等内容的数字化加工，同时建立相应的数据库。

（三）制度建设。只有建立健全完善的制度，才能确保数字档案室建设顺利开展下去。各档案室要从自身实际情况出发，对现行数字档案室管理制度作出补充，改善其中不合理的地方，主要应建立以下6种制度。1.电子文件归档与管理办法。对电子文件归档的责任、范围、程序、格式以及方法等进行明确，并制定电子文件归档的质量要求。2.档案安全保密制度。对电子档案安全管理职责要求作出具体的规定，同时制定有效的措施方法。严格划分好网上利用权限，明确档案资料的阅读使用范围。3.档案数据网上查询利用制度。要对档案数据的网上查询利用范围作出规定，并明确具体的查询利用程序和方法，以及相关的安全要求。4.档案数据管理维护制度。对档案数据入库、管理、修改以及备份等操作方法，及其具体程序等作出规定。5.电子档案鉴定销毁制度。对于需要鉴定销毁的电子档案，要制定需要遵循的原则，及其主要的技术要求与方法。6.档案数据网及信息设备维护使用制度。要对数据档案操作管理规范加以明确，制定出可靠的计算机等信息设备维护使用方法。