浅谈档案在现代化建设中的重要作用

文/吉林省双辽市社会福利服务中心　林双静

浅谈档案在现代化建设中的重要作用

文/吉林省双辽市社会福利服务中心林双静

本文结合工作实际，简单阐述对档案利用工作的理解和认识。

档案；现代化建设；作用

几十年的改革开放，使社会主义市场经济得到了深入的推进和发展，同时，档案信息资源也得到了很大程度的开发利用。档案的利用效益不断地被挖掘出来，并随之被逐渐扩大化，从而使得档案信息的价值及其开发利用工作也得到了前所未有的关注。

一、档案利用工作的理解和认识

档案工作的社会地位及其社会影响是由其对国家各项事业的贡献大小来决定的。应当看到，档案工作由于条件性、服务性的特点，要想争得社会各界对其高度重视与赞扬，则同其他工作相比，付出要更加巨大和艰辛。不论哪个国家的档案工作，都是一定社会历史、经济、科技、文化发展的客观产物，都是因社会对档案信息的需求所产生的，但又靠着社会对档案工作的重视而发展起来的。因此，档案工作的生存发展，以至于其前途和命运，也都是与档案工作为社会各项事业的服务和效益紧密联系在一起的。从各地区各部门的档案工作实践来看，也都证明了档案信息开发利用工作搞得好坏，与其档案工作的地位相关，搞得好就兴旺发达。所以，档案利用工作与其所创造的社会效益和经济效益，就成了衡量一个单位档案工作的重要因素或者成效与否的标准。

二、档案成为服务性的物质资源

（一）档案利用的目的。就档案工作的根本目的来说，实质上就在于对档案的利用。通过档案部门的开发利用，把档案价值利用的信息提供出来，为社会主义各项事业服务。当然了，它的最终目的还是为了最大限度地实现档案的潜在价值向现实价值的转化。通过这个转化过程，以获得具有一定社会效益和经济效益的利用效果。

（二）档案的潜在效益。对于任何一个机关单位和部门来说，开始注重的主要是其档案信息资源的数量和种类、成份等内容，特别是档案的质量。有些档案在当初收集工作时，往往被看做是没用的，到了若干年之后，其档案的潜在价值才被显露出来，并得到开发利用。这时人们才认识到档案的“滞后效益”，是促进或推动生产与工作的催化剂。所以，档案工作要想后期能取得一定的社会效益和经济效益，首先就要对其给予足够的重视。

（三）科技档案的作用。一般档案部门对科研成果档案的收集保管，总认为可为从事科研的人员提供丰富的“前车之鉴”。事后通过查阅有关项目的档案资料，既可验证科研人员对已有方案的见解性，又可以避免对同一问题、同一项目的重复进行研究。通过对前人科研记录的查阅利用，也为如今科研工作节省时间，并少走了弯路，同时还避免了人财物的浪费，又大大缩短了科研工作的周期。

（四）基建工程档案的作用。在日常的基建工程中，妥善保管好原始档案及变更设计资料、图纸，也非常重要。如果保管记录不好，一旦在工程系统中出现问题，没有档案或档案不齐全，那么就会造成极大的被动，甚至造成巨大经济损失。有时在关键时刻，如果档案部门能齐全完整地把有关档案资料提供出来，而施工单位因得到了维修的依据，这就会使事情变得大不一样了，不但省去了从设计院、档案馆提档及复印等相关项费，而且也能使工期得以提前，资金得以节省。

（五）房屋档案的作用。而就房屋档案来说，它是房屋部门资产管理的重要依据和凭证，特别是在办理楼房产权、物产登记过程中，如果有了齐全完整的档案资料，才会缩短办证周期，从而赢得时间，得以顺利办理，减少差错，提高工作效率。同时，这也可为权属单位节约时间，避免因单据凭证问题而造成手续费等方面的经济损失。特别在处理年代长久的历史房产问题时，其档案凭证的作用尤为突出。而在房屋拆迁面积勘测及权属认证问题时，若没有原始档案凭证，则很难避免不必要的口舌纠纷；假若档案凭证齐全，这才能有效避免国有资产以及个人财产的流失，利益得以维护。

（六）其他档案的作用。像人口计划生育档案、医疗档案等，它也是作为日后的记录凭证，对社会历史的记录有一定的作用，对个人起到一定证明作用，特别是医疗档案，可判别后期个人病历的发展过程及趋势，为后期治疗提供直接参考，少走治疗的弯路。任何档案不论社会效益或经济效益是多是少或明显与否，最重要的就是对其要有正确的认识。档案人的艰苦劳动，有了效益与成果，那么档案信息服务就要得到社会的认可。各地区开展档案创效益的活动及其成果告诉了人们，不断丰富和改善档案馆（室）藏，也是非常重要的。机关单位的档案部门，应当结合本单位工作的性质与特点，不断加强档案信息资源库的建设，以便更好、有效地开展档案信息利用和服务工作，充分发挥档案作为档案部门为社会各项事业服务的物质资源作用。

三、档案的利用为社会主义各项事业服务起着重要的作用

（一）把握档案利用的主要方向。档案工作的发展历史告诉我们，档案信息的开发利用工作是档案工作的生机活力所在，也是档案工作的生命线。因此，档案业务部门的工作中心，也就是要紧紧围绕党和国家的工作中心，贴近机关单位生产、工作的热点和难点，积极主动地开展有针对性的档案信息服务。像党政机关围绕领导决策、机构改革、改章建制、换届改选等工作，都要及时地为领导和各部门提供历史档案资料；作为企业单位，则要围绕转轨改制、市场调研、产品开发、成本核算、技术改造等工作，及时为领导和业务部门提供各时期的综合情况和数据资料。每个单位的档案工作都要千方百计地为本单位的中心工作尽心尽力服务，并想方设法让沉睡的档案信息在本单位的生产与工作中发挥作用，产生效益，才能激活本单位的档案工作，凸显其自身的成效。

（二）转变观念，充分利用档案多出效益。让档案利用工作创造出显著的效益出来，首先档案管理工作者要思想端正。要从思想作风、工作作风上来一个大转变；树立服务观念，走出档案部门，到各部门和生产一线去，了解档案的需求，变被动调卷服务为主动登门服务，思想上实现根本性的转变。这才是使档案多出效益的关键所在。

（三）档案利用信息要急用户所急。档案信息的利用工作，要急领导与各部门之所急、所想，并要结合加强市场调研和统计工作，围绕档案信息的需求急缓来安排档案业务工作。有些单位档案利用较好的，常对档案利用的效果调查非常关注，特意建立档案效果实例手册，有效促进了档案利用效果的良性循环。这样，档案人员看到了自己的工作成果体现出来，不仅提高了工作积极性，而且还对其他工作人员进行宣传教育，增强了做好档案收集、积累、保管、利用工作的自觉性和积极性。