加强新建本科院校教学档案管理的思考

蒋娟

摘 要 教育部颁发的《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》，每个指标都需要教学档案来支撑。新建本科院校升本5年后都要接受教学水平评估，可见教学档案管理十分重要，只有加强教学档案管理，才能确保教学水平评估的顺利开展。

关键词 新建本科院校 教学档案 教学评估

中图分类号：G652 文献标识码：A 文章编号：1002-7661（2015）22-0001-02

我校在2012成功转制升本为普通本科院校后，随着新建本科院校升本5年后进行教学水平评估的紧箍咒，作为档案室的一员，组织教务处管理教学档案的老师、以及作为试点的二级院系学前教育学院分管教学的副主任、办公室主任组建一个科研团队，成功申报了我院2014年教改项目，并立项为重庆市社会科学规划项目《高校教学评估与教学档案优化管理研究》。按课题组工作计划，我们对本市及西南地区部分新建本科院校的教学档案管理工作的现状进行调研、考察。通过调查问卷、实地考察等方式，找到新建本科院校教学档案管理工作中存在的问题并提出了解决办法。

一、新建本科院校教学档案管理的重要性和必要性

2004年教育部印发《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》的通知中提出了对高校本科教学工作水平进行评估的指标体系，其中一级指标8项，二级指标19项及44个观测点，分别从学校的办学指导思想、师资队伍、教学条件与利用、专业建设与教学改革、教学管理、学风、教学效果和特色项目八个方面来考查学校的办学水平。其中一级指标“教学管理”的评估指标和等级标准中，“A”级标准明确要求“管理制度健全，执行严格，效果显著”，这实质上是对教学档案管理提出了标准化的要求，要有各类齐全的教学文档可查证。新建本科院校升本后5年评估以此为标准，贯彻“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”的原则，转变角色，做好教学档案管理。完整的教学档案是高等学校教学管理规范化的基本要求，科学、系统、规范的教学档案对正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，促进教学改革，提高教学质量，有着十分重要的作用。

高校教学档案是指在教学、科研以及教学管理实践中形成的具有查考和保存价值并经过归档整理的多种载体的文件资料。高校教学水平评估的支撑材料主要是以教学档案材料为基础凝炼而成，教学档案是评估支撑材料的基础、构架。高校评估与教学档案管理是密不可分的，离开教学档案的评估是无源之水、无本之木。高校教学档案管理的水平高低在教学评估中发挥着重要作用。

1999年，国家以师范院校为突破口，大力调整高校布局结构，先后批准设置了黄冈师范学院、临沂师范学院、湖州师范学院等10所师范类新建本科院校，1999至今，新建本科院校达300多所。国家按照“一年中东部，一年西部，一年民办院校”的审批程序，新建本科院校还在逐年增加。如何适应角色的转变，加强教学档案的管理，服务教学、服务师生、服务于升本5年后的评估建设，这对我们档案人是一个挑战。

二、新建本科院校教学档案管理存在的问题

1.高校教学档案收集不全

由于诸多因素，新建本科院校教学档案收集不全是一个普遍现象。我们与部分新建本科档案馆室交流，发现在实际教学管理工作中，一些学校只重视文书档案整理和编研，忽视对教学档案的收集、整理，致使教学档案内容不全，质量不高，不能全面地反映教学话动和教学管理工作的全貌。大多不能及时收集、整理、归档的教学档案随着时间推移被遗失、遗忘。有的高校档案馆室只注重纸质档案的收集，忽视对电子教案、声像档案、实物档案等档案的收集。每到评比评估时，各高校档案部门及涉及教学的部门临时抱佛脚，匆忙整理、临时补充，不但工作量大，也难免出现造假现象，这违背了高校教学工作水平评估的宗旨。

2.教学档案重“藏”轻“用”

教学档案的收集不全，导致教学档案的编研、教学档案的价值体现大打折扣。教学档案二次开发不到位甚至没有开发，导致不能充分发挥教学档案服务教学的功能。有的高校教学档案大多静态管理，束之高阁，动态管理如开发、利用、服务、编研的少。不少高校教学档案管理的主要功能目前还是收集和保存资料，大多仅限于教师职务晋升、职称评定的佐证材料，而对教学档案的二次开发做得很少。

3.教学档案管理系统对教学过程和学术交流中形成的隐性知识的收集与整理重视不够

师者传道授业解惑，知识具有传承性，这对于高校教学档案的收集就提出了更高的要求。高校教师隐性知识包括：教师教育教学理念；课堂教学的组织与教学方法、技巧；传授知识与培养学生能力的组织技巧；课程体系、课程结构的理解与把握；实训操作突发事件的应对经验；毕业设计包括选题、查阅文献、搜索资料、拟订提纲、评审一系列指导方法与技能等。现有的高校教学档案管理系统对教师在教学过程中或在与学生的交流中瞬间产生的隐性知识收集不够，有些因为不重视而根本没有收集，导致许多名师或专家的教学经验和技巧不能流传下来。

三、做好新建本科院校教学档案管理工作的对策

1.重视院系教学档案信息资源建设，规范和完善教学档案管理制度

结合高校教育教学实践，制定和完善教学档案管理工作的各项规章制度，如《教学文件材料的归档范围和保管期限》《教学档案案卷格式》《教学档案整理细则》等制度，明确教学档案管理员的职责，让教学档案管理员树立起强烈的责任心，调动其工作积极性。工作制度的建立要由学校分管的校长负责组织，由学校档案馆室具体牵头草拟制定，以体现档案工作的专业性和科学性。通过相关制度的贯彻落实，以规范教学档案工作行为，使教学档案管理工作步入制度化、规范化，并逐渐形成机制运行。

高校二级学院是从事教学活动的一线教学单位，是各类教学文件的主要产生者和保存者。各二级院系领导要切实重视教学档案工作，要加强对教师、教学档案员的档案意识培养，使其学会有效利用档案信息。让教师和教学管理员明确每项教学活动的过程、结果都是应该形成文字、实物及时归入档案的，而且他们也有义务把自己教学笔记、教案移交院系办公室保存。对高校的评估，需要对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析。所以，重视院系教学档案的建设，可以为评估提供比较完整、系统、真实的信息数据，这是高校搞好教学评估工作的重要基础。

2.努力提高教学档案员业务素质

教学档案不仅数量大，涉及面广，同时还具有周期性和时代特色，特别是目前许多高校实行学分制，使得教学档案的管理更加复杂，其管理模式逐渐从纸质档案向电子化管理过渡；另外，五年一次的教学评估，对教学档案的管理也提出了更高要求，使得教学管理员必须紧跟时代步伐，在加强档案业务知识学习的同时，还要不断学习以信息技术为支撑的现代教学档案管理方法，深入分析教学评估指标体系，找出差距和努力的方向，积极探索教学档案在质量工程、精品课程、人才培养和教学评估等工作中发挥重要作用的新途径，开发教学档案，真正把教学档案用好用活。

3.充分发挥教学档案价值，树立大局服务意识

做好新建本科院校教学档案管理，还需要树立大局服务意识，为学校人才培养和教学评估提供服务和支持。通过教学档案网站建设，为学校教学管理部门提供动态教学管理和分析数据，让每个相关人员通过网站能够了解与其相关的教学信息，如教学目标、教学任务、教学质量和教学档案规范等，以便他们能更好地展开工作。管理部门也可以通过此网站了解教师的教学情况、培养方案和质量工程建设、精品课程建设情况等，从而为学校开展质量工程建设提供基础保障。

在教学档案的学籍管理中，针对学历认证部门、用人单位、毕业生等社会各界对学生学历材料的利用需求情况，我们应充分利用现代化管理手段，建立教学档案计算机管理系统、网络查询系统等，并将部分子系统向社会开放，逐步实现在线查询，增加利用渠道，提高利用效率。如把毕业证和学位证号查询系统向社会开放，利用者输入毕业证号和学位证号就可以通过网络方便快捷地查询到相关毕业信息。这样既避免了在外地工作的毕业生舟车劳顿到就读学校档案馆室查阅而造成的人力、财力的损失，也大大减轻了档案管理员的工作量，从而腾出更多的时间精力去做教学档案的开发利用工作。

4.重视教学过程与学术交流中隐性知识的挖掘与整理，形成隐性知识档案

引进最新的Web2.0，Web3.0技术和通信技术，对教师和学生、教师与专家等在教学活动和学术交流中形成的隐性知识进行挖掘、传递、收集、整理，建立隐性知识档案。如利用个人、团队或协作式Blog（博客）实现教师、学生、档案管理者之间的互动交流；应用Wiki（百科）收集具有专题特色的教学档案，创建各具特色的专题数据库；用博客、RSS，虚拟学习社区、Mashup，QQ用户群等工具收集、整理教学活动中形成的“头脑风暴”，形成更深层次的专题服务或学科服务档案。

参考文献：

[1]李开平.高校教育评估视域下新建本科院校教学档案工作[J].办公室业务，2013，（11）.

[2]陈雪利，胡国杰.以评促进优化高校教学档案管理[J].城建档案，2013，（09）.

[3]游兰菊.新建本科院校教学档案建设与管理的思考[J].中国成人教育，2011，（13）.

（责任编辑 陈 利）