中小企业采购管理现状和策略

刘杰

摘 要：采购数量有限，品种单一，采购决策过于简单，采购中体现较多订单式采购，承受物价冲击力较弱，风险意识强是当下我国中小企业采购管理的主要特征，随之延伸出的种种问题也阻碍了我国中小企业发展。为此，本文通过对我国中小企业采购管理现状的概述，就中小企业采购管理环节存在的一些问题提出相应改善策略，以促进中小企业在社会经济中发挥更大作用。

关键词：中小企业；采购管理；社会经济

一、前言

我国中小企业在经济发展中发挥的作用越来越明显，但中小企业采购管理问题却对社会进步造成很大阻碍，具体表现在注重传统，出现与时代脱节现象，企业竞争力低下等方面。当前不少传统企业的采购工作又局限于手工账目，浪费人力资源，财务数据不能得到及时反馈，导致中小企业发展缓慢。因此，对中小企业采购管理现状和策略的探讨具有重要现实意义。

二、中小企业采购管理现状概述

国内中小企业一般都源于家庭式作坊，缺少足够的运营资金，生产经营活动一般都处在单一模式中，规模较小注定采购数量的有限性，采购品种也具有单一性，整体采购环节尚未形成一体供应链，采购规模受到很大局限。就我国目前情况来看，国内大多数中小企业都带有明显的私营色彩，企业采购控制权只掌握在少数人手中，简单采购流程使得企业采购缺少科学性与统筹性，决策武断很难使原材料采购具备合理规划。中小企业整个采购环节缺少严格的审批制度，采购资金未经合理预算，程序过于简单。当下我国中小企业主要以制造型企业为主，尚未形成自己完成的品牌，大多数都是在为某些大型企业制造附属产品，主要依据大企业生产经营来安排自身活动。由此可知：中下企业采购主要是依据大企业需求产生变化，具有很强灵活性，也因为其自身规模有限，生产所需资金常会出现短缺现象，企业生存环境受到严峻挑战。中小企业管理人员在采购环节中具有很强的风险意识，控制性要远大于大型企业，物价上升对其造成的冲击也是导致其风险意识十分敏感的原因。

三、中小企业采购管理中存在的主要问题

1.由于中小企业自身企业规模、企业管理者综合素质和经营范围的局限，其采购部门设置与大企业有着很大不同。许多中小企业采购从业人员并非科班出身，有的还是亲戚朋友关系，在企业中采购人员一定程度上完全隶属企业所有人，导致财务部门欠缺独立性，缺乏相应的约束机制，影响账目可信度，无法真实反映出企业的采购支出等财务状况。当今社会，全球经济一体化进程加快，企业竞争日趋激烈，及时提高企业采购工作效率势在必行。另外，据相关调查显示：我国百分之九十的中小企业都尚未形成自身明确的战略采购规划。中小企业管理者的着眼点主要围绕业务方面，战略采购问题无暇顾及，常常出现由于采购管理缺失产生一系列问题。比如中小企业管理者日常忙于日常事务中，在开会和签字报销之间来回奔忙，再加上协调上下矛盾，致使管理者对于企业发展方向认识不清，企业辅佐人员上下没有形成统一认识。战略采购管理环节中对组织的战略定位不明确，很难结合自身资源和外在环境制定正确的战略目标，对战略执行缺乏必要监控，造成战略采购管理缺乏现象。不少中小企业也带有浓厚的家族企业色彩，企业主自身经验知识在企业经营管理中占据决策地位，非理性的直觉很难使得计划部门可行性的发展决策得以贯彻执行。就一般情况来看，非必要时企业主对于长远发展问题的考虑比较欠缺，对战略采购意图的设想比较普遍。再加上缺乏明确有效的执行力，使得不错的战略策划也很难实现预期目标，与绩效考核挂钩制度不明确，人才匮乏，技能不足，心有余而力不足成为中小企业采购管理现状的高度概括。

2.中小企业具有的生产规模有目共睹，企业在实际运营过程中的流动资金有限，批量生产活动较少，对原材料及库存的要求也都相对较高。近些年来，因为通货膨胀等原因存在，企业在生产活动中的原材料价位不断提升，库存管理问题也逐步凸显。中小企业经营本就是建立在大企业下的活动，资金及人才有限，生产活动必然缺乏科学严格的计划性，组织生产活动能力及原材料能力受到限制，采购环节过于敏感，采购方式极具传统性，通过采购实现规模经济效应不太可能。大多数中小企业也没有形成固定的供应商，对企业采购进行长期规划或分析力度不足，采购成本高居不下，部分大型企业通过对市场材料的熟悉，对一切可能出现的状况进行了分析，采购规模效益得以实现。但也有很多原材料供应商过于注重市场变化，通过对其仔细分析，故意提升原材料价位，中小企业能力有限会通过贷款赊账等方式购买原材料，企业利息负重更高，资金周转能力限制程度加大。中小企业采购成本的上涨必然会导致商品价格的上涨，同行业市场竞争受限，库存压力加大，中小企业经营风险不断发生。

3.财务信息安全与企业生存息息相关，由于中小企业财务软件种类繁杂，操作人员技能不熟练，相关人员对采购工作的安全性、保密性重视不足等原因，导致在实际的工作中存在许多安全隐患。有些企业采购从业人员的电脑不设保护，其它人可随意使用，这种保密意识不强的做法，很容易致使公司财务机密被窃取，类似案例比比皆是。采购电算化依赖的是计算机硬件和财务软件共同支撑的，而计算机故障、突然断电等外部原因都有可能出现财务软件系统崩溃，数据丢失现象；软件方面，在我国很多财务软件开发尚未成熟，产品质量参差不齐，软件自身防护系统不完善，也有可能因为网络开放性、动态性和虚拟性导致系统可控性降低，增加了病毒或者黑客入侵的可能性，加大了企业采购的安全隐患。

四、对中小企业采购管理问题的解决策略

1.采用现代信息技术提高统计工作效率

现代信息网络技术为企业采购管理统计工作提供了强大技术支持。因此，中小企业在进行采购数据的统计工作中，必须要重视采用现代信息技术，创新统计方式，提高统计工作实际效率。以当前最先进的“云端”网络信息技术为例，中小企业完全可凭借云端网络数据强大在线数据搜集、分析与整合的优势，把相关数据统计工作依托这一新型网络技术进行。如通过云端网络平台，可在企业上下各个子公司之间、总公司与子公司之间、企业各个职能部门之间建立全新在线互动，实现各种生产经营管理等信心数据第一时间的上传、共享、备案与分析，这会为企业采购管理决策提供实时数据支持，帮助企业制定更加科学完善的经营决策。总之，采用现代信息技术，提高采购统计数据质量和效率是未来中小企业基于信息统计工作实现采购成本控制的必然趋势。

2.更新采购观念

中小企业管理人员需依据市场动态变化不断调整自身战略，企业材料采购从根本上区别于人们日常购物，采购本质上充满了商业化行为色彩。中小企业管理工作者观念需与时俱进，充分认识到采购在企业运营中的重要作用。当下诸多中小企业采购人员带有鲜明的“亲戚色彩”，多方面原因导致采购行为固化，对市场采购缺乏必要的嗅觉和敏锐度，采购观念初步落后于时代。采购环节监督松散，科学合理预期的采购机制难以贯彻执行，诸多不利因素使得中小企业与大企业相比劣迹斑斑。因此，及时更新采购观念，重视企业采购环节，健全相应采购制度是中小企业发展的前提。依据自身市场定位与行情变化制定决策，采购环节引入职业经理人角色，完善的采购方案最高效全面的争取到项目负责人的认可。

3.加强对采购工作的保密措施

中小企业施行采购电算化可利用计算机技术将采购信息资源共享，但方便快捷的同时也伴随着相应风险。本身财务软件的自身保密程序较弱，这就需要企业或财会人员使用各种方法来保护本公司的财务数据，防止被黑客攻击，或者被有心人士泄密或破坏。企业应明确采购人员职责，对采购人员权限严格控制。同时提高计算机的网络安全防范能力，保障财务信息安全。利用计算机犯罪在当今社会已经屡见不鲜，所以，企业一定要对软件进行定期检查和维护，为采购管理工作提供一个良好环境，从硬件、软件及人力资源等各方面建立安全防范措施，保证企业采购工作的有序进行。

4.提高企业主的采购管理能力

中小企业产品类别比较单一，运作市场范围有限，规模问题使其难以设立专业的计划职能部门。企业采购战略拟定一般都是由高层或企业所有者直接决定，企业主自采购管理能力占据主导地位。企业主非理性的战略意识需要结合投资者敏锐的市场眼光，最终制定出高效准确的企业采购战略发展目标。企业主的发展思维不能局限在繁琐的日常事务处理中，采购战略思维的运用需要考虑企业长远发展，企业主需不断增强自身实力，获取前沿发展动态而服务与自身企业，结合大数据转变传统发展理念。为防止企业领导者的个性特征对某些发展决策的专断，可采取工作团队进行人事整合等举措避免。

5.制定科学合理的采购计划，规范日常采购行为

中小企业采购缺乏规律性是其明显的缺陷，不定期的市场动态和经营活动使其游走在市场边缘，稳定性不高。应对市场冲击能力有限。因此，中小企业要谋求长远发展，就必须准确衡量企业生产所需原材料的具体数值和类型，节约成本，提高效率，具体目标可细化为：依据市场和自身实际发展情况，准确预测采购周期，降低管理费用，保障企业生产活动照常运行；并依据该企业主营业务购置生产运营必需品，发挥最大功效配合企业生产，保持其市场竞争专一的品牌路线，由此可见，中小企业制定科学有序的采购计划意义重大，与生产财务部门的有效沟通也十分关键，采购计划要征得上级同意，各部门协调制定的采购计划可最大限度的实现效率最大化。除此之外，中小企业应细化采购管理部门的职能，对参与采购的人员要建立完善的监督制度，规范行为，奖罚分明，在保证市场监管的同时鼓励采购人员在日常的采购中对市场变化进行调查。

6.注重电子采购人才的培养

当下，中小企业因为人才资金限制，信息化建设不足，对电子商务的意识或建设能力不足，电子信息能力的缺失导致采购优化不足，充分普及信息技术知识，运用大数据等多重手段加强电子商务宣传，培养员工素养与安全教育工作，普及法律诚信与自律原则，加强中小企业管理者对内部电子商务建设的认知，通过多重渠道培养和聘请素质高，层次合理，具备网络建设，计算机管理，电子经营的复合型人才，如此企业采购管理质量和工作效率才会从根本上得到有效改善。时代发展，信息互换模式不同往日，只有真正把握时代脉搏，走在企业软件应用前沿，做好风险防控举措，走企业信息化建设道路是大趋势。

五、结语

综上所述，中小企业采购管理工作面临的困难和挑战诸多，面临复杂多变的市场环境，管理者必须统筹整体发展，与时俱进，从根本上做到工作与科技接轨。日常工作中不断加强对采购市场的调研，制定应变计划，不断优化采购流程，提高业务效率，明确采购目标，加强对相关信息的管理，从而防止腐败现象悄然滋生。

参考文献：

[1]魏凤莲.我国中小企业电子商务发展模式选择——政府搭建第三方平台[J].金融教学与研究，2015（04）：23-27.

[2]陈鸿雁.采购管理实务[M].北京交通大学出版社，2011.

[3]周超，马勇.中小企业采购管理缺陷与应对策略研究[J].大众商务，2010（09）：11-15.

[4]申海燕.试述中国采购电算化发展中存在的问题及解决对策[J].经济研究导刊，2010（02）：34-36.

[5]王锡湖，杨志龙，高子吉.当代中小企业在采购过程中存在的问题及解决对策[J].皖西学报，2014（02）：14-20.