浅谈新时期如何做好农业科研院所档案管理工作——以中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所为例

盖江涛 卢红霞 刘倩 丁书仙 刘少姗 雷照鸣

（中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所，海南儋州 571737）

浅谈新时期如何做好农业科研院所档案管理工作
——以中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所为例

盖江涛 卢红霞 刘倩 丁书仙 刘少姗 雷照鸣

（中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所，海南儋州 571737）

档案管理工作是农业科研院所重要的基础性和服务性工作。本文结合中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所档案管理工作的现状，分析了科技院所档案管理工作中存在的问题，并提出了改进工作的建议，旨在完善档案管理体系，提高档案管理工作的科学性与规范性。

农业科研院所 档案管理 问题 建议

农业科研院所档案是对科研单位各方面工作的真实记录，它记载、反映了科研院所各项工作的主要内容和成果。本文以中国热带农业科学院热带作物品种资源研究所（简称“品资所”）为例，阐述了农业科研院所档案管理的类别、现状、存在问题及改善措施。目前，品资所的档案主要有三类：文书档案、人事档案、农业科技档案。文书档案由综合办公室管理，人事档案由人事办公室管理，科技档案由科研办公室管理。

文书档案又称为管理性档案，其内容主要涉及党群管理、行政管理、人事管理、财务管理、科研管理、条件建设管理、科技产品开发管理、科研基地管理等方面的文件［1］。文书档案通常是由法定机关、团体发布的文件形成，文书档案管理工作的主要任务是整理、分类、编号、归档等。文书档案是记录单位各部门工作情况的重要文件，它是确保各项工作可持续性发展的依据。

人事档案的内容主要是职工个人信息、简历，记录了职工出生以来的重要经历、活动，包括成长过程、政治思想、学识水平、德才表现、工作业绩等，是不可复制的原始材料，是人才信息的主要载体，是选拔人才的重要工具，肩负着单位知人用人、人才开发重要依据的责任，是科研院所人事工作的重要组成部分。

农业科技档案记录了农业科研院所的主体活动内容。农业科技档案主要是指在农业科研项目中从申请立项、执行、总结、结题、鉴定、成果申报及示范推广活动中形成的具有保存价值的文字、声像、图表、图片和数据等各种形式的文件材料。主要包括研究课题审批文件、可行性研究报告、项目建议书、课题立项申报书、计划任务书、委托书、协议书、技术合同书、专利证书、项目执行情况报告、论文、专著、课题验收评估、科技成果鉴定证书、科技成果获奖凭证、品种审定证书、推广应用证明等文件。农业科技档案是科研院所重要的支撑。

1　现阶段科研院所档案管理状况

目前，科研院所的档案存放形式是纸质档案与电子档案并存，以纸质档案为主。纸质档案的保存需要设置档案库房和档案柜，占用大量的人力、物力和财力，还要防鼠、防虫。以品资所为例，建立了档案保管室，配备了统一标准的密度集架，确立了专项柜用以单独保存，明确具体档案的基本样式与规格，统一专盒储放，并有档案管理员监管。

电子档案是具有原始记录性和保存价值的图像文字等电子文件资料，是通过计算机的磁盘和硬盘等设备进行存储的数字化信息。电子档案管理是利用计算机技术和现代网络技术对电子档案信息进行收集、管理，并通过电子和网络系统提供“借阅”和使用［1］。电子档案与纸质档案相比，它具有非人工识读性，存储便捷，存储量大，节省空间，可以复制，实现文件的共享，保存简单，查阅、传递快捷。2014年4月起，品资所在邮箱传递文件的基础上，开始使用OA系统（办公信息化系统），实现了文件办理更加及时快捷。

2　档案管理工作中存在的问题

2.1归档不及时

《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”但科研院所普遍将档案管理工作视为辅助性工作，各个办公室档案管理人员将更多精力放在日常管理工作上，习惯以领导交办的工作任务为主，对档案管理关注不够，文件归档存在拖延，档案整理应付于上级部门的检查。另外，农业科技档案主要由研究室的兼职档案员收集、整理，交由科研办公室的管理人员归档。研究室的兼职档案员多是农业科技人员，他们档案管理专业知识欠缺，归档意识不强，将更多的精力放在日常科研工作上，有的科技人员担心科研成果被泄密而推延归档，有的课题验收后，成果鉴定、申报评奖等周期长，造成归档不及时。

在办公信息化过程中，虽然使用了OA系统，但是办公自动化未能形成体系，达不到档案信息的资源化要求，档案的管理和存储并没有与办公系统实现连接。电子文档要经过不同部门审批才归档，造成电子文档的归档重复或者归档延迟的情况时有发生。

2.2档案法律 、法规等落实不到位

《中华人民共和国档案法》第十条只是规定了应该定期归档，但对不归档者没有相应的约束办法。制度不完善，缺乏系统、完整的制度保证。

2.3档案不易查找

档案信息化程度不高，公开文件存档不完善，不易查找；便捷的网络传输也给电子档案保存带来了安全隐患，计算机容易遭到黑客攻击或者被感染病毒，这些都会给电子档案的保存带来威胁，需要强化硬件设施与软件设备的有力搭建。

3　改善档案管理工作的措施

3.1强化归档意识，做好档案收集工作

首先，领导重视，采取有效措施，强化档案管理意识。要组织档案管理人员认真学习《档案法》和《科技档案管理办法》，提高档案管理人员对档案重要性的认识和和执行意识，养成随时收集和跟踪收集的习惯。

其次，不定期举办档案管理人员、兼职档案员培训会和业务学习活动，加强档案归档范围、归档流程、文件电子化处理、整理原则和方法等方面的业务培训，实现档案的科学化、规范化管理，有利发挥档案的作用，体现档案所具有的价值。

3.2建立优良的档案管理队伍

加强对档案管理人员综合素质的培训，配合引进专业人才。努力打造一支政治素质高、业务能力强、职业素养全面的高素质档案管理队伍；要鼓励、支持埋头苦干、勤勉务实、有能力的同志为档案事业提供有力的人才支撑；尽量减少档案管理人员的变动，保持档案管理队伍的稳定，档案员换岗前做好业务交接工作。同时，档案管理也涉及到保密工作，档案管理员也需要增强保密意识，遵守保密管理制度。因此，需要配备业务技能突出、责任意识强、细致认真的工作人员对档案进行专人专管。

3.3健全档案管理制度

建立完善的档案管理体系。切实制定《档案管理制度》、《OA 办3.4提高自身素养，政治觉悟

公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等制度，分清和落实档案管理部门、档案管理员的档案职责，细化档案责任，将档案材料的形成、积累、整理和归档纳入有关部门和有关人员的职责范围，纳入管理人员的年度考核、评优、职称评定、职务出任的考察范围内，制订档案管理分类方案，将有保存价值的档案材料进行科学的、系统的、有规律的保管。严格依照制度管理档案。做到依法管理、有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉行动，确保归档质量，依托制度实现档案收集工作规范化。

提高自身素养、增强工作能力、提高业务水平、改进工作方法、加强硬件设施建设等，促进档案管理工作顺利进展，是保障单位整体工作的重要保障。开展在文件材料收集整理评选活动，鼓励优秀、传播经验、促进交流学习，一方面提高档案管理队伍的业务素质，另一方面激发专、兼职档案员的工作热情。

3.5档案信息化建设

建立完善档案信息资源数据库［2］。同时，在信息化管理的工作中，应该注意一些问题，如访问控制，对用户进行文件和数据操作权的限制；网络安全监控与入侵检测；漏洞扫描与风险评估；病毒防治、预防、检测和查杀；执行安全审计，提早发现可能的破坏性行为；主要设备、软件、数据等应有备份［3，4］。

4　结语

档案的管理是一项政治性、专业性、机密性、服务性、实践性很强的工作，档案管理人员需德才兼备，始终以淡泊名利的心态，乐于奉献的精神，不事张扬，不尚空谈，高标准地做好文书档案工作。按规定及时接收各门类的档案，做到“分散整理、集中管理”。同时，需定期对档案室进行检查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生，做到档案管理工作规范化、科学化。

［1］刘小瑾.试论事业单位文书档案管理中存在的问题与对策［J］.华章，2012，22：230.

［2］吴桂荣，林淑芳，翟季，尚丽霞.浅析农业科技档案工作问题与对策.农业科技管理，2008，27（2）：65-67.

［3］王富有，王相东，蔡东宏.欧美等国科研评估的发展历程及其对我国的启示.农业科技管理，2011，30（4）：27-29.

［4］孙玮.农业科研院所的信息化管理.农业科技管理，2011，30（4）：69-71.