事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

2015-10-31金洁关钰千

中国科技纵横 2015年22期

关键词：事业单位档案管理单位

金洁关钰千

（内蒙古通辽市中心血站，内蒙古通辽 028000）

事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

金洁关钰千

（内蒙古通辽市中心血站，内蒙古通辽 028000）

事业单位的档案包涵了该单位以及其他相关单位的人员、重大事项等重要信息，对整个单位乃至整个社会的都有着至关重要的意义。因此，做好档案管理工作就显得尤为重要。本文通过分析事业单位的档案管理情况，找出了当前事业单位档案管理工作中存在的主要问题，然后提出了相关的解决对策，希望能对相关人士、单位提供一定的参考和帮助。

事业单位档案管理对策

档案管理是对有关信息的收集、整理、保存，以及对有关事项的记录、分析，其目的是是为办理事项、解决问题时提供依据，是服务于整个单位和社会的。随着社会的快速发展，对事业单位的档案管理工作也提出了更高的要求。因此，传统的档案管理思想和方法已经不能适应和满足当今社会的需要，必须及时找出工作中存在的问题并采用科学的方法改进，才能使档案管理工作更加完善。

1　事业单位档案管理中存在的问题

1.1对档案管理工作重视程度不够

长期以来，许多人认为档案管理仅仅是对资料进行保管，只要做到不丢失即可。正是由于大多数人怀着这种比较松懈的思想，我国的一部分事业单位的档案管理工作没有做到位，仍然采用比较落后的方式管理档案。档案的管理对国家和社会发展的重要性不言而喻，有的档案是十分机密的文件，倘若泄露出去，可能会对社会造成严重的影响；有的档案则是相关人员的重要资料，关系着他人一生的发展，倘若出现丢失，则可能会造成不可挽回的局面。但是就目前来看，仍然有许多负责档案管理的工作人员对其工作的重要性认识不够深刻，单位也不够重视，没有建立完善的档案管理制度，一旦在该项工作中出现问题，后果是不堪设想的。

1.2档案管理人员素质不高

目前许多事业单位并没有安排专门的工作人员来进行档案管理的工作，甚至有的单位直接安排其他岗位的人员来对单位的档案进行简单、松懈的管理，这样不仅不能很好的对档案进行管理，反而会给单位的发展带来阻碍。有的单位即使有专人负责管理档案，也没有对其进行专门的培训和考核，专业程度化较低，综合素质不高，无法对档案进行完善的管理。档案管理并不是一项简单的工作，涉及到计算机、统计学、数学、科学等多方面的知识，如果档案管理人员不能全面掌握这些知识，则难以做到专业、科学的管理档案。同时，由于个别人员职业道德的缺失，可能会利用档案来违法犯罪，这无论是对单位还是对整个社会都是有百害而无一利的。

1.3档案管理信息化程度较低

目前人类已经步入了信息化时代，各行各业的发展都离不开信息技术的运用。将信息技术引进档案管理工作中，其好处是显而易见的。首先，利用现代信息技术帮助档案管理工作，能提高工作效率和质量，减少误差；其次，现代化信息技术使档案的查询、提取、整理分类更加方便快捷；最后，倘若提高档案管理的信息化程度，档案的安全性将大大提升。除此之外，档案管理信息化还可以节约成本，符合当前的环保理念，能将资金运用到更加重要的地方。目前大部分事业单位并没有意识到信息技术可以为档案管理带来的诸多好处，依然采用传统的方式管理档案，影响了工作的效率和质量。

2　改进事业单位档案管理工作的对策

2.1加强对档案管理的认识

首先，单位的领导要给予档案管理工作足够的重视，认识到档案管理是单位工作中的重要环节。同时，领导也要教育、带动下属，使大家提高对档案管理的认识，调动工作人员的积极性，认真负责的做好管理档案的工作。单位应当建立健全完善的档案管理制度，对于档案管理工作中的细节、重要之处要有严格的规范，确保工作人员有原则可依。除此之外，单位的档案管理工作人员要经常进行自我检查和互相检查，检验档案管理工作是否到位，工作方法是否可以更加优化，以不断提高工作效率，完善工作质量。单位也需要加强认识，支持档案管理工作的改进，加大对档案管理工作科技的投入，使单位档案管理日益完善。

2.2提高档案管理人员综合素质

档案管理人员综合素质的高低直接影响档案管理工作的质量。因此，事业单位在选拔和聘用档案管理的工作人员时，需要对该人员的专业水平、综合素质、职业道德修养等方面进行全面的考察，才能确保其人岗相符。单位还要加强对档案管理人员的培训，向其传授最新的理论知识，学习相关专业技能，并定期对工作人员进行考核，使其工作技能紧跟时代的发展。另外，档案管理工作人员对自己也应严格要求，在平时的工作中严谨认真，一丝不苟，确保每项工作都能做到位；在工作之余要加强学习，向前辈请教先进的工作方法，不断提高自己的业务水平。除了提高专业素质外，职业道德素质也不能忽视，要确保工作人员具有正确的世界观、价值观，能认真负责的完成工作，以踏实的态度、严谨的作风来对待档案管理工作。

2.3加强档案管理现代化、信息化

事业单位需深刻的认识到档案管理信息化的重要性、必然性。随着社会和时代的不断发展，档案管理信息化是一个必然的趋势。因此，单位要加大对档案管理科技的投入，在资金、政策上给予支持，逐步完善信息化管理的相关设备，提高档案管理的安全性，促进档案管理向现代化、信息化不断发展。同时，也要加强对相关人员在计算机科学方面的培训和指导，是工作人能快速掌握使用现代科技进行改造的技巧，能熟练利用信息化的设备对档案进行完善的管理。另外，要注重对信息化档案管理的维护，定期对相关系统和设备进行排查，发现隐患及时处理，防止出现问题而造成损失。