试论涉密档案管理

文/新疆兵团勘测设计院（集团）有限责任公司 陈淑芬

一、涉密档案概述

涉密档案指得是档案管理权限的单位或个人对机关、团体和组织以及个人在从事各类社会活动中形成一定保存备查价值，而且规定在一定空间、时间和范围内限制或控制各种载体形式的原始记录。根据《保密法》规定，国家秘密的保密期限，分为秘密、机密、绝密，其中这三种形式在档案中具有一定的体现。利用这些涉密档案的优势，为我们开展涉密档案作用的筛选不容忽视。

二、秘密档案管理的安全隐患

（一）广泛的机密档案。各单位在从事职能活动中存在差异性，必然会产生涉密档案。在各个单位档案中都有涉密档案的存在，其中秘密档案比例最大。除了密集的档案，也有相当的秘密档案覆盖的情况。

（二）管理功能不健全。仓库和办公室人事档案与整理间、阅读室和库房，该功能并不在三个独立的系统中实现。有的单位将整理间、阅读室和仓库混在一起，秘密档案的接收、整理、检验在办公室和库房间交叉进行，存在很大的安全隐患披露。

（三）缺乏硬件设备。一些单位设置未实现功能区完整的分工，将办公室设置在办公楼，库房单独设置在离办公室较远的楼层或为顶楼，库房的门窗没有安装以及安装防护栏，也没有安装防盗报警器、监控视频和电子门禁的系统等。如将库房安置在一楼或者顶楼，在门窗不符合设计要求存在监控盲区的情况下，很容易发生盗窃、鼠灾、泄密等安全隐患。

（四）解密工作风险。按照《保密法》的要求，无论是定密或解密都该由从事各项社会活动形成档案的主体机关单位来确定，其他政府单位以及个人包括各个档案馆都无权解降密。可见，现实中面临着这样的问题：在我们筛选全宗档案时，有的全宗单位已撤销或已合并，还有被疏散到不同的单位，主体单位不存在，牵连到这些相关单位涉密档案的解密问题该谁来确定，成为一个棘手的问题。

三、加强秘密档案的管理措施

（一）提升在岗人员保密意识。想要做好科技档案的保密工作，只有不断增强档案人员的保密意识。档案工作是一个高度政治工作，工作人员必须具有较高的政治素质和文化素质，每天负责科技资料的收集、整理和保管与提供利用工作。可见他们的保密意识强弱与政治高低，跟档案保密工作有着重要的联系。还要加大工作人员的教育力度，不定期开展学习贯彻《保密法》，提高工作人员的素质。

（二）提升基础设施建设。要保管好涉密档案必须要有相应的硬件保证。为了长期、永久地保留这些档案，必须依靠相应的技术和设备去实现。如:库房管理的防火、防盗、防水、防光、防虫等技术；调整所需的温度和湿度、除湿机和加湿器等设备；保护原始文件的安全，专用密集架、缩微设备及当前广泛使用的计算机设备和相应管理软件等。因此，涉密档案所在部门必须根据单位工作实际和发展需要，加大基础设施投资，加强硬件设施建设，确保必要的建设资金和材料到位。此外，随着电子档案日益增多，还应该配置防磁柜、电脑、扫描仪、管理软件等现代工作设备。

（三）做好档案的解密工作。根据《保密法》规定，保密档案是分有等级的，其规划为“绝密”“机密”“秘密”三级。确定档案密级，是为了让工作人员根据不同的密级利用不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但秘密也不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，就失去了它的隐私价值，因此我们不会按照原有的保密文件管理，并应根据公共文件进行管理。这便是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，想开放，就必须先进行划密解密，把没有解密的列入控制使用范围内。在过去，很多档案馆对其所保管的注有密级的档案没有定期解密，影响了档案的开放利用。对于划密档案进行解密工作，应该遵循《保密法》的有关规定:“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时解密。”也就是说，解密是由原确定密级的机关单位或者为上级机关进行。

（四）离岗、退休人员管理解密。对离岗与退休人员在办理交接手续时，将管理期间的工作进行移交，包括涉密档案的清理、交接，涉密介质、公共物品的清退。对离岗、退休人员签订保密协议，实行脱密期管理，重要涉密人员脱密期2～3年，核心涉密人员脱密期3～5年，脱密期间不能擅自出国出境。

（五）数码扫描秘密档案的严格控制。近年来，企业正在开展数字扫描纸质文件，应该注意：涉及到国家机密档案严禁进行数字化扫描，涉及商业秘密档案也不得进行数字化扫描。企业需要对涉及商业秘密档案进行扫描的，应在本单位安排专门场所就地进行，涉密档案不得带离企业内部，加工场地应安装监控设备，全程录像。同时，加工场所的设备和网络应保持独立，不得与单位办公网络或互联网连接与共享，应通过一定的技术手段，拆封外接设备信息出口，确保数据无接口，防止信息泄露。

[1]崔文斌.关于涉密档案管理的思考[J].参花(下)，2013（09）:160.

[2]黄洁.关于涉密档案管理的思考[J].机电兵船档案，2010（03）:43～45.

[3]姜琳.浅议国有企业涉密档案的管理[J].北京档案，2014（04）:27～28.