浅谈办公电子化条件下档案管理的机遇与挑战

文/广州市广播电视大学 潘建华

浅谈办公电子化条件下档案管理的机遇与挑战

文/广州市广播电视大学 潘建华

【摘要】本文从办公自动化的内涵与特点出发，阐述了办公自动化给档案管理带来的机遇与挑战，并分析了解决问题的措施。

【关键词】办公电子化；档案管理；机遇；挑战

一、办公自动化的内涵与特点

办公与管理自动化简称为办公自动化(Office Automation,缩写为 OA)，它是将现代化办公和计算机网络功能有机结合起来的一种新型的现代化办公方式。办公自动化是采用计算机信息技术，基于工作的流程和理念，以计算机为中心，通过一系列现代化的办公设备和办公软件，运用先进的通信技术，全面、高速、系统地收集、整理、加工、存储、使用各种与工作相关的信息，使单位内部工作人员能够方便快捷地了解和共享信息，从而高效地协同工作，从而达到提高办公效率的目的。在西方欧美发达国家，办公自动化发展十分迅速，目前已经进入了办公业务综合管理的自动化应用阶段，并成为了现代信息社会发展的重要标志之一。在我国，随着社会经济的迅速发展，这种新型的自动化办公模式越来越受到人们的重视和喜爱，并被逐渐应用于各类企事业单位的办公之中。

办公自动化具有4个方面的特点：一是易用性。自动化的办公最大的特点就是简单易操作，一般具备一定的计算机应用基础的工作人员，在经过一段系统化的培训后，都能够十分熟练地操作和应用现代化的办公系统。二是整合性。所谓整合性是指办公自动化系统能够与其它软件系统进行有机的整合与关联，完成现代化办公对多元协助性设备和软件的兼容。三是严密性。办公自动化系统在满足办公便捷的同时也具备了较强的严密性，员工需要通过特定的身份认证才能够登陆，不同级别的工作人员的访问权限也不同，对于系统内的各种文件信息资料的使用也有相应的记录，从而确保了信息的保密要求。

二、办公自动化给档案管理带来的机遇

办公电子化较之于传统的办公，无异于一场革命，档案管理也随之进入了一个全新的时代。传统的档案管理在信息化技术的浪潮面前，面临着难得的转型和发展机遇。

（一）有利于档案文件信息的收集和归档。在传统的非自动化办公环境下，收集档案和档案归档是档案管理工作中最繁琐和最复杂的环节，档案管理人员需要与不同的部门打交道，主要是采取物理的方式进行档案材料的收集和整理，办公效率十分低下。尤其是对纸质档案处理起来需要耗费大量的时间和精力，在一定程度上影响了档案管理工作的效率和质量。而自动化办公系统的应用和普及，给档案管理工作带来了翻天覆地的变化，几乎80%的档案资料可以通过计算机网络技术进行收集和归档。档案管理部门在收集其它工作部门产生的需要保存的电子档案时，只需通过自动化办公系统的文件传输即可完成档案的收集工作。在此基础上运用信息技术对于收集的电子档案进行编码、归类、加密、归档。

（二）能够减轻档案管理人员的工作负担。在纸质化办公时代，档案管理人员采取的都是手工记录编码、逐一分类、归档存储，可以说档案管理人员的工作强度大、工作任务重，工作效果不佳。通过运用自动化办公系统就可以大量减轻档案管理人员的工作负担，同时将分散的档案处理过程整合成为一体化的档案管理模式。如档案管理部门需要对收集的文件、文献、报告等档案材料进行处理时，就可以事先根据类型、保密级别等建立好档案存储库，然后将这些材料的标题和摘要等输入到自动化办公系统内，在档案管理软件的处理下完成档案的分类、归档、存储工作。在档案管理一体化的环境下，能够极大地提高档案管理人员的工作水平和效率。

（三）有利于多元化档案信息的处理与整合。任何单位每天都会产生大量的档案材料，这些档案材料既有纸质文档、电子文档材料，又有各种影音视频等多媒体档案材料。然而，对这些类别繁杂的档案材料处理起来十分复杂，不仅要考虑各类档案材料材质的特殊性质，还要考虑各种档案材料之间的属性和联系，这样才能够保证档案材料归档的合理性及档案材料查询使用的便捷性。在信息化环境中，对不同种类和属性的档案材料处理起来就会十分便捷，一个计算机存储档案库就可以解决电子文档、音频材料、视频材料的分类和存储，既可以节省物理存储空间，又便于人们对这类档案材料进行查找和使用，同时运用现代化信息技术还可以将相关的档案材料制作成影音文字于一体的立体式档案，让需求者可以直观地运用同一类别的档案材料。

三、办公自动化给档案管理带来的挑战

在看到办公信息化给档案管理带来便利和规范的同时，也应该看到，目前档案管理还远没有跟上信息化发展的步伐，在诸多方面明显滞后。主要表现在以下几个方面：

（一）需要建立标准化的档案管理流程。先进的自动化办公系统给档案管理工作带来了便利，减轻了工作人员的劳动强度，但同时也带了许多挑战。在电子办公环境下，档案管理工作的开展并不是随心所欲、无章可循的。要想充分利用办公自动化给档案管理工作带来的便捷，提高档案管理工作的效率和水平，必须建立一套切实可行的标准化档案管理工作流程和工作标准。一方面，科学而规范的档案管理工作流程，必须要以档

（二）需要组建一支高素能的档案管理团队。办公自动化是依托以计算机为核心的现代化办公设备和软件的系统平台。因此，要求档案管理人员除了具备扎实的档案管理知识之外，还必须掌握较强的计算机应用能力和现代化的办公能力。档案管理人员在加强科学文化的相关学习以提高自身的综合素质的基础上，还要顺应时代改变自己的知识结构，学习最新的计算机应用知识和信息化档案管理知识，掌握新技术和新方法，理顺现代化的档案管理工作流程，提高档案管理水平。在办公自动化时代，组建一支高素能的档案管理团队，是应对新型工作环境的重要保障。建立高素质的档案管理团队要从团队的年龄结构、知识结构、学历结构入手，通过集体培训学习、参观进修的形式提升管理队伍的办公能力，同时也可以引进档案知识扎实和计算机应用能力强的人才，补充和优化档案管理队伍。

（三）需要加强档案管理的安全保密措施。在办公自动化环境下产生的各种电子、纸质、影音视频等不同载体的档案资料，要求档案管理人员在机读档案的处理和使用过程中，必须要严格遵守单位制定的档案管理制度和保密制度，防止档案信息的流失和泄密。众所周知，在信息化时代，电子办公将人们从繁忙的工作中解放出来，但是我们也不得不考虑信息网络技术存在的危险性，各种黑客、木马软件、系统病毒等都给现代化档案管理工作带来了巨大的挑战。首先，档案管理部门要针对档案网络安全对档案管理人员进行专门的保密培训和防御处理培训，充分了解和掌握发生网络安全威胁时的应急处理办法。其次，要定期对自动化档案办公软件进行系统维护和安全检测，确保档案信息的存储安全。

（四）需要提高档案载体存储的空间和质量。办公自动化环境下形成的各类档案载体都是与信息技术相关的高科技产品，比如影碟、磁片、音视频存储器、U盘、硬盘等等，这些档案载体对管理和库存环境有十分高的要求，不仅具有防盗、防潮的特殊要求，也有对温度和湿度以及磁场环境的特殊要求。这些特殊的档案载体的保存除了满足以上这些要求外，还要符合4个方面的条件：一是特殊档案载体要做好防写处理，防止和避免因摩擦和刮划破坏记录图层。二是对于单片的档案载体应进行装盒保护，直立存储避免挤压。三是要将高科技的档案载体存放于远离磁场、避免冷热刺激和具有毒害气体的空间。四是要控制好这类档案载体存储空间的温度和湿度，通过空气温度和湿度调节仪器，保证档案载体存储的稳定性和安全性。

参考文献：

[1] 何慧敏. 浅谈办公自动化的研究[J]. 广西医科大学学报，2007（24）

[2] 宋自珍. 办公自动化给档案管理带来的新挑战[J]. 广东档案，2011（6）

[3] 包菊花. 浅析办公自动化给档案管理带来的影响[J]. 黑龙江史志2014（12）