浅谈合同信息化管理方案和措施

朱清华

【摘要】众所周知，合同与我们生活息息相关。在建筑工程中合同管理是建设项目管理的一项及其重要的内容。并且，在电子信息化大潮流的影响下，信息技术在建筑工程合同管理工作中也起到了很大的作用。工程合同信息化管理不仅能够约束一个工程在开始到竣工的过程中在不违约的前提下所有工作能够按时保量的完成，以及能够保证建筑工程项目顺利地实施。本文总结现在工程合同信息化管理中所存在的问题，并以此作为基础，就如何加强工程合同信息化管理的措施进行深入的探究。以便，为以后建筑工程中所遇到的合同信息化管理问题作为参考。

【关键词】建筑工程；合同管理；方案措施；

引言

建筑工程合同是经济合同的一种形式。建筑工程合同的具体内容则是根据工程建设的目标从而充分化的完成建筑工程内容。它由承包商与发包商在确定两方的义务以及权力，并且合理的区分两方的责任风险以及协议。所以，对建筑工程合同进行信息化管理能够直接影响整个建筑工程的进度、以及影响实现建筑工程的最终目标。由此可见，只有深入分析建筑工程合同信息化管理中存在的问题以及总结出合理的解决措施才是重中之重。

一、 建筑工程合同信息化管理现状

建筑企业忽略对合同信息化管理的实行。从企业管理的层面上分析可得，建筑工程合同的信息化管理是在整个过程中贯穿的必要程序，并且它对企业在建筑过程中的财务结算以及开展日常的施工工作均有着重大的影响。由此可见，在建筑过程中，合同信息化管理是十分重要的。我们可以有把握的说，如果建筑工程脱离了建筑工程信息化合同管理则无法高效率的完成工程任务。所以，强化建筑工程合同信息化管理的工作才能让建筑企业增大经济效益，从而提高企业的竞争力。但是，在现在的建筑过程中，我们总会看见这样一类现象，就是企业急于完成工程任务而忽略对合同信息的管理。一旦发生工程意外，将引发一系列的工程官司纠纷，这样既不利于企业自身发展，又对社会造成了不良的影响。所以，建筑企业应该重点开展对合同信息化管理的工作，应用相关的工程项目管理的软件，这样做不但能够提升部门的工作效率，更能够让工作人员有时间发挥其巨大的工作效益。所以，将建筑工程管理工作紧紧地围绕合同信息化管理而开展工作。这样才能够深入认识到建筑工程合同信息化管理的重要地位，并且能根据自身的情况制订出适用于自身发展的高效管理措施，以便提升整个建筑过程中的信息化管理水准。

二、工程合同信息化管理方案和措施

（一）分析工程合同信息化管理方案

（1）合同信息均网上录入。在实施工程时将招投标文件以及中标通知书等一系列有关双方责任义务的文件一次性录入计算机系统。这样可以在施工期间对后续工作中对合同的补充以及更改提供基础信息。在信息一次性录入后，不但能够使合同信息一目了然，进而也实现了信息共享的目的。也为管理工作人员能够及时的提取合同信息进行查看、分析。

（2） 合同网上评审。在进行评审工作时，评审人员根据限制的时间参加合同网上评审的工作。这样各部门能够根据网上合同条款提出修改意见，并且通过合同信息化管理的封闭性能够不受外界的影响。使得整个评议流程公开、透明，进而保证了评审工作的公正性。

（3）合同信息网上追踪。由于工程项目时间往往比较长，所以使得合同管理周期就比较长久。所以，随着时间的推移，许多合同的条款都需要根据实际情况进行更改。由于合同信息化管理就能够让管理人员及时提取合同的信息，以方便进行更改。所以，实现合同信息化管理不但能够让合同信息具有完整性，并且也能够为管理人员带去方便。

（4）合同风险网上监控。在工程项目实施的过程中，往往会出现意外的事故。所以，合同管理要求必须将实际施工风险限制在可控范围内。为了防止风险的发生，企业应该预先制定风险管理方案，以及解决的办法。这样，能够保证在出现意外时，能够及时的解决。

（二）工程合同信息化管理的措施

（1）专业人才的缺乏是影响合同信息管理化不足的重要原因。所以，集中对管理人员进行专业技术知识的讲授以及对其进行技术方面的培训。以此达到熟练的运用管理软件，从而更好地进行合同信息管理化的工作。

（2）规范和优化合同管理流程和管理系统功能。企业应该先了解国内合同管理信息化的现状和水准，并且结合企业自身合同管理的现状规范企业合同管理的流程。同时合同管理系统应该满足管理、先进、可扩展、易维护、安 全、稳定、高效的要求。

（3）健全工程合同信息化管理体系。我们都知道，作为一种经济型性的合同，建筑工程合同在建筑工程工作中是及其重要的一种经济合同。所以，通过对合同进行信息化的管理显得尤为重要。工程合同信息化管理顧名思义则是将会议的起草、以及会议的签到、以及审批的项目、以及收付款的凭据、以及资金的追踪等等对其用电脑软件进行管理。因为在建筑过程中其涉及的方面及其广泛，所以，将合同中的内容以及条款进行输入计算机是信息化管理工作的重点。但是，传统的仅靠人工管理这些内容往往费时又费力，并且传递信息的速度较慢，进而耽误整个工程项目的周期。所以，在信息时代高速发展的今天，建筑企业应该与国际接轨，将先进的计算机技术引用到我国建设的工程中。这样，通过计算机技术应用到日常的管理工作中能够有效地提升管理人员的工作效率并且能够提高企业的管理水平。所以，意识到对建筑工程合同进行信息化管理的重要性应该是每个建筑管理人士重点关注的对象。将文字报表的处理，统计报表的处理，招投标书的编写、以及项目财务收支的管理等繁琐的工作均交给计算机进行信息化处理是明智之举。所以，企业只要健全自身合同信息化管理体系就必须加强运用信息化技术，就能够实现信息面面俱到的目标。

结语

众所周知，信息化已与我们生活息息相关。在建筑工程中对合同进行信息化管理是建设项目管理的一项及其重要的工作。所以，只有深入分析建筑工程合同信息化管理中存在的问题以及总结出合理的解决措施才是重中之重。只有企业将工程合同信息化管理工作彻底应用到建筑工程中，必将能够让建筑工程顺利并且高效的完成。这样，不但有助于提升企业的竞争力，更能够为其获得巨大的经济利润。

参考文献：

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[2]张咏梅.谈建筑工程合同管理的重要性[J].知识经济.2015（01）

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