监理资料管理工作要点刍议

朱云芳

【摘要】“资料”——是大家最熟悉的一个词，它似乎很简单，其实却不然，特别是对具有专业性的资料，就如我们监理行业的监理资料来说，它是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据，其重要性不言自明。项目监理部的资料管理工作没有什么技术难度，但监理工作的好坏是通过监理资料来体现的，而整个工程监理过程环节繁杂，专业性较强，不论是总监理工程师、专业监理工程师还是信息管理工程师都无法独自依靠个人力量做好这项工作，如何对监理资料进行管理就显得尤为重要。

【关键词】工程监理；资料管理；工作内容

工程资料是工程建设的一个缩影，因此及时回收档案资料，加强资料管理，有利于及时了解工程建设情况，并加强工程管理。真实的工程档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案积累有利于我们对其进行研究，以期提高以后的工程管理理论水平。如果我们不重视工程资料工作，则既不利于工程管理、工程监督，也不利于工程管理理论水平提高。相反，如果我们能在思想上充分认识工程资料工作的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步、档案工作建章立制、合同管理、立卷、归档等多方面的工作中夯实工程资料的工作基础。根据从事监理资料管理工作的经历，我谈一下对于监理资料管理的一些认识。

1、监理资料管理的意义

工程建设监理资料是监理单位对项目实施监理过程直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录或阶段性总结，这是监理工程师实施工程建设监理、进行目标控制的基础性工作。

做好工程建设监理资料的管理，可以为工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。在工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、整理、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工和目标控制的客观依据。

做好工程建设监理资料的管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提供完整的资料，从而为迅速地解决监理工作中的问题创造条件。

做好工程建设监理资料的管理，可以为工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。

2、监理资料管理的内容

2.1收（发）文管理。所有收（发）文应该在收、发文薄上进行登记。登记的内容有：文件编号、文件名称、内容摘要信息、发文（接收）单位、收文（发文）日期或日期加时间、收文人签名，每项内容都应该详细记录。

2.2监理资料的分类。根据公司制定相关监理资料的管理规定进行分类。

（1）第一类：合同文件。包括：监理合同以及协议、施工合同、分包合同及协议；合同变更材料等。

（2）第二类：资质报审。包括：分包单位资质报审表及表后附件；承包商资质报审；人员上岗证；检测仪器合格证等。

（3）第三类：技术文件。包括：工程设计、图纸审查文件、图纸会审纪要、设计交底记录、工程变更和洽商记录、地勘资料和测量基础资料；施工组织设计、专项方案等。

（4）第四类：监理管理文件。包括：單位资质、总监任命书、人员组成及人员岗位证书复印件；监理规划、实施细则、旁站方案；监理月报、会议纪要；监理日志、个人监理日志、旁站记录、监理工作联系单、监理工程师通知单及回复、工程暂停令、收发文汇总登记。

（5）第五类：进度控制资料。工程开工/复工报审表及附件、工程开竣工报告、工程延期审批表、工程进度计划。

（6）第六类：质量控制资料。质量体系记录、工程材料、设备报验资料、工序报验、施工过程中的所有质量控制资料。

（7）第七类：投资控制资料。工程款审批台帐、工程款支付、费用索赔申请表、现场签证单、预结算及竣工结算审核意见书等。

（8）第八类：竣工验收资料。预验收报告、整改意见、各质量验收评定及验收记录表、工程质量评估报告、监理工作总结。

（9）第九类：安全控制资料。定期安全检查资料、安全月报、安全隐患通知单等有关安全控制方面的资料。

2.3资料的编号、整理。文件资料的编号、整理应在资料分类的基础上进行，做到层次清晰，简单易懂就行。按照文件资料不同的分类，装盒，建立台帐。公司规定安全资料单独存放。

2.4立卷。立卷亦称组卷，是按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门类整理成案卷。包括：对资料进行甄别、排列、编页码、填写卷内目录、案卷装订、案卷编号、填写案卷封面、装盒等工作。

2.5监理资料的移交与归档：监理项目完结后，按《建设工程文件归档整理规范》和公司《监理资料整编管理办法》的要求分别整理有关监理资料，移交建设单位、城建档案管理和本监理公司归档。

3、做好监理资料管理工作的重要性

3.1监理资料管理是监理的基础性工作。做好监理资料的管理可以为监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，经过科学整理的监理资料是宝贵的监理信息资源，是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。

3.2真实、完整、分类有序的监理资料可以作为处理参建各方纠纷的依据。当建设工程出现纠纷时，监理工程师可以依据监理资料做出裁决，同时也是保护监理自身利益的法宝。

3.3监理企业的工作质量和成果是通过监理资料反映出来的。监理资料经过系统的分类整理将作为监理工作的成果，移交给建设单位和城建档案馆，成为建设项目的监理档案。

3.4经过系统、科学分类归整的监理资料是监理企业的宝贵业绩，监理企事业可以从中获得工程理实践经验，有利于不断提高自身的监理服务水平。

4、改进建议

4.1写好监理日志

要把此项工作纳入到项目监理部内业考核工作的范畴。如有必要，公司简单拟定几条监理日志管理规定，如总监要每日审签，书写要规范，用语要专业、准确、严谨，日志必须当日填写，归档管理要求及时等。以避免产生不良后果，这也是公司规范化、标准化管理的需要。

4.2写好监理月报

内容要全面；格式上要尽量符合要求，有正规封面，有本公司标志性图案，规格尺寸统一，文笔要流畅，内容要严谨、真实可靠，切忌长篇大论；监理部总监应反监理文件的写作质量纳入项目监理部工作考核的范畴。

4.3分类归档

资料汇总后要按时分类归档，防止丢失。分类归档，也可不限于上述分类方法，比如按监理工作开展的顺序和结合项目特点分类，一是基础资料：属各方依据性文件；二是监理发出文件：会议纪要等；三是工程验收资料等。

4.4监理档案资料要统一规格，要在整理归档的资料盒、柜上贴上标签，并建立归档资料查询目录，统一编号，登记造册，以便工程实施监理的过程中随时、准确地查阅资料。

以上是我个人的一点见解，难免有纰漏。希望对各项目监理部的资料员资料管理工作有一定的帮助，本人愿与各位同行共同学习、交流、探讨，若有不妥之处，请大家批评指正。

结束语

监理人员必须不断学习新知识、新技术、新规范。因为知识是不断更新的，只有通过不断学习，及时充电，才能使自己的工作游刃有余。

【参考文献】

[1]监理工程项目资料管理.

[2]张翎.浅谈如何做好项目监理部的资料管理工作[J].

[3]建设工程监理规范.