试论事业单位档案管理信息化建设

吴秋明

摘要：随着我国经济的不断发展，社会科技水平的不断提高，事业单位的档案数目与储存需求日益增加，这成为推进我国事业单位档案管理信息化建设的一剂强力催化剂。目前，提高事业单位档案管理的效率，采用新型管理方法，成为了事业单位档案管理日常工作中需要逐步加强的内容。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

一、引言

当今社会已经逐步进入信息化社会，众多数据通过数据库及云端储存系统进行处理并存储。事业单位如何进行档案管理事关国家建设过程中重要信息的保存，也为未来发展提供了第一手的宝贵资料。而事业单位的档案管理需要处理大量数据并进行有效保管，因此改革事业单位信息储存模式能够降低储存成本，提高储存效率。事业单位档案管理本质上是事业单位对有关重要信息或者凭据进行妥善分类保存的过程。而档案管理的信息化建设实质上是事业单位使用较为先进的计算机信息化技术将本身纸质或者其他材质的档案信息处理成电子信息，进行有效保存，这就需要完成信息化转换及数据库建设等过程以保障事业单位提供的档案保管服务可以正常完成。事业单位档案管理的信息化建设除了需要考虑现有技术及人力限制之外，还需要考虑前期投入人力及技术的制约，以最大化信息化建设的效用。

二、事业单位档案管理信息化进程中存在的问题

1. 事业单位档案管理负责人对信息化重视程度较低

当前我国事业单位的档案管理负责人大多并非档案管理类专业出身，这造成档案管理负责人对于通过现代化手段提高档案管理能力和工作效率并不重视。目前众多事业单位的档案管理负责人由于年龄及学识所限，难以接受新生事物，仍然喜好使用老一套档案管理方式，这为我国事业单位档案管理信息化的建设带来了较大的推进阻力。事业单位的档案管理负责人的不重视也必然导致了下级执行人员的不重视。例如，某市环境监管机构的档案管理部门主要负责有关园林绿化及污染问题处理档案的保管和存储，由于该市近年来对于污染问题的举报及处理力度大大加大，给单位的档案保存管理带来了较大的压力。但该单位档案管理负责人由于年岁较大，难以接受新生事物，对于引进的新型信息化管理系统和设备并未合理利用，造成工作量巨大，差错保管事件多有发展，阻碍了该单位档案管理的正常发展。

2. 事业单位档案管理信息化建设过程中缺失专业性人才

当前我国大多数事业单位招聘人员很少聘用专业的档案管理人才，众多老员工均属于“熟能生巧”型员工，而新员工也鲜见专业对口人才。这造成事业单位档案管理信息化建设过程中人才缺口很大，大量新型设备及系统在同一采购后，使用率较低。同时，对于参与档案管理的员工培训力度较小也使得事业单位难以迅速改变档案管理水平低下的局面。时代正在迅速发展，如果事业单位在档案管理信息化进程中不加以学习，这必然造成落后于时代的发展，严重阻碍信息化进程的发展。例如，某事业单位在2014年度新招聘的公务人员中并没有专业的档案管理人员，对计算机及信息系统并不具备专业素质。该单位主管人员安排新聘用人员从事档案管理工作，但由于不具備专业知识，造成对新系统及设备的使用存在困难，造成档案保管中误删2010年度7月份整月所有电子信息档案，给该单位造成了重大保管事故。该事故的主要产生原因就是非专业人才误操作导致。

3. 事业单位档案管理过程中缺乏信息安全保护措施

众所周知，某些事业单位的档案管理和其他企业或者普通单位的档案管理存在巨大差异，主要原因是因为某些事业单位的档案涉及到较多的国家核心机密或者某些企业的商业机密，如果一旦泄露，将会给国家、企业带来巨大的损失，并且需要承担相应的法律责任。因此各事业单位在进行档案管理信息化建设的进程中必须特别注重信息的安全保护以切实保障档案安全。个别事业单位在对外公开的信息审核方面存在漏洞，造成某些不应该对外公开的信息误公开，而这在建立现代信息系统后更容易出现，主要因为内网外网如果错误进行连接，便容易被黑客窃取重要信息。

三、加强事业单位档案管理信息化建设的举措

1. 提高事业单位档案管理负责人对信息化建设的重视程度

想要加强事业单位档案管理信息化建设水平，首先需要提高事业单位档案管理相关负责人对信息化建设的重视程度。想要提高事业单位在档案管理过程中负责人对其重视程度，首先需要加大对信息化建设的宣传力度，只有加大宣传力度，负责人才能逐步意识到信息化可以有效提高工作效率、减少工作量、降低工作失误率。负责人大多已入中年，对于新鲜事物的接受程度较低，因此相关主管单位应组织对负责人进行集体培训并进行考核，以确保集体采购的新设备和新系统可以物尽其用。同时，主管单位可以通过建立内网的方式将辖区内相关事业单位的电子化档案信息进行集体保存，并定时定期进行抽查，对于不符合规范的信息录入或者操作进行及时指正。

2 增加事业单位档案管理信息化建设过程中的专业性人才

目前事业单位档案管理信息化建设过程中缺失专业性管理人才给推进信息化建设带来了一定难度，因此想要加强事业单位档案管理信息化建设水平，还需要从人才入手，逐步培养并招聘一批具有专业素质的信息化建设人才。想要增加事业单位档案管理信息化建设过程中的专业性人才，首先可以通过对外招聘的方式进行。对外招聘就是通过公开的事业单位人才招聘时限制报考人员的专业，以确保后期从事档案管理的人员具有图书管理或者信息系统处理等知识。同时，这些人才可以短时间内快速提高档案管理信息化建设水平，给事业单位的档案管理建设注入新的血液。其次，还需要对内进行有效培训。已经开始从事档案管理的员工，可能并不具备信息化操作的能力，但随着培训力度的加大，很多难以克服的操作问题仍然可以在短期内得以解决。主管单位还可以配备相应的信息化建设管理平台，以及时回应事业单位档案管理人员遇到的档案管理信息化问题，并对多发性问题进行及时文件解答或者系统优化。

3. 增强事业单位档案管理过程中的安全保障水平

事业单位档案管理信息化建设中尤其需要注重增强事业单位档案管理的安全保障水平，以防止信息泄露、国家安全受到侵害的事件发生。安全保障是事业单位档案管理时需要重点考察的问题，事业单位的某些档案涉及到国家安全、卫生、医疗等基础性问题，一旦信息遭到泄露，极容易造成民众恐慌，并给不法分子以可乘之机。提高事业单位档案管理的安全水平，首先需要从优化信息系统建设开始，信息系统优化需要有专业的系统设计人员进行，并对系统的安全性进行有效监测。另外，在系统建设之后，还需要跟进维护，对某些项目进行优化、对安全漏洞给予补丁。而对于进行事业单位档案管理信息系统的使用人员也需要加强培训，防止因操作不慎造成的信息泄露。系统使用人员首先需要确保在录入信息时网络接入无误，防止因在外网环境下进行操作而导致的难以防止黑客攻击等情况的出现。其次需要确保信息的录入无误，防止某些重要信息在扫描或者录入时发生交错偏差。只有在信息系统和信息系统使用者都按照规则及相关要求谨慎行事，才能确保档案管理信息化的安全性。

四、结语

事业单位加强档案管理的信息化建设和发展是我国经济社会进步及科学水平提高的重要表现，因此事业单位需要结合现有人力物力，同时采用高水平先进信息化技术，最终做到加强档案管理水平、增强档案信息处理能力。

参考文献：

[1].王红.浅论事业单位档案管理信息化建设的途径[J].兰台世界.2013（S2）

[2].尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案.2014（06）