水利水电工程施工档案管理探讨

单慧英

【摘要】水利工程施工档案是一个施工单位工程项目管理的重要组成部分，它贯穿整个施工过程，矢志不渝的建立健全内业档案管理体系，切实有效的做好档案管理工作，是工程质量评定、驗收、审计稽查、索赔与反索赔及运行、维护、改扩建等不可缺少的依据和条件，本文主要阐述了施工档案管理中存在的问题，并据此提出了一系列的纠正措施。

【关键词】水利工程；施工档案；管理

水利工程施工档案，是指在工程施工过程中形成的各种形式的信息记录，包括编辑的文字、绘制的图表、采集的声像等，它是贯穿整个施工过程的真实记录，现场施工的每一个施工步骤都会伴随着施工档案的产生，因此在工程中有着举足轻重的作用。

1水利工程施工档案管理存在的问题

（1）不受重视，制度不健全，措施不得力，文件材料散失，收集不全；

（2）归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；

（3）档案内容缺项，内容不准确，图物不符（变更、版本、数据）；

（4）无效文件归档：缺原件、签字、盖章手续不完备；

（5）档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清。忽视非纸质文件收集、整理；

（6）参建单位档案整理标准不统一，案卷题名拟写不规范。

2问题产生的根本原因

（1）施工单位对工程档案管理工作不重视，没有健全的工程档案管理制度或者管理制度落实不到位。

（2）施工单位档案管理及操作人员业务素质低，没有经过专业培训，不具备档案管理水平或操作能力。

（3）监理人员对工程档案的整编和管理工作任其自然，没有及时核查和督促。

3措施

3.1建立健全档案管理制度

为了加强对工程建设各阶段工程档案的有序管理，保证归档文件材料的准确、齐全、规范，建设管理单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合水利实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案档案的收集、整理，以保证工程自开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3.2严格把好竣工验收资料档案质量关

工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照水利工程档案管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案专项验收同步。移交合格工程档案的，由建设管理单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交档案不符合要求的，不颁发《建设工程档案合格证》，建设管理单位不返还质量保证金，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。

3.3加强对工程档案管理人员的培训力度

首先，施工企业要健全施工档案管理制度，设立专门的管理机构负责施工档案的管理工作。其次，定期组织档案管理人员和操作人员进行业务培训或者参加建设主管部门举办的档案员上岗培训，提高他们的专业知识水平和工作责任心，为做好施工档案的编制和管理工作打好基础。第三，结合工程实际，每个项目部配备一至二名具备档案员上岗资格的技术人员负责施工档案的编制和管理工作。第四，监理人员对施工档案要及时核查、签认并督促施工单位做好施工档案的编制与管理工作。同时，施工企业要将施工档案管理工作列入业务考核范围，从思想意识上重视档案管理工作。定期对各项目部的档案管理工作进行检查评比，奖优罚劣。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性，更新观念，提高认识。灵活运用和掌握现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，严把工程档案质量关，为水利工程建设服务。

按照标准编制工程档案资料，是施工单位最基本的业务工作职能。一个施工队伍不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。建设管理单位要加强对施工的监督和管理，检查工程档案材料编制情况，按照有关标准形成档案，给后人留下宝贵的财富。

3.5充分利用现代化手段

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。施工各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，提高工作效率。以工程项目划分为核心，按照工程项目档案的性质进行分类与编号。

3.6及时做好传递和变更记录

在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门及时获取有效档案或信息。

3.7运用档案分类组卷

3.7.1分类组卷的八项内容

案卷内容应真实完整地反映从合同项目开工至合同项目完成验收整个工程施工过程，归档范围主要包括八项内容：工程施工质量检查验收资料；工程施工质量检验管理资料；工程施工质量检测试验资料；工程施工来往技术性文件；工程施工竣工图；工程现场移交文件；施工支付文件；施工声像档案及电子档案等。

具体有进场通知、合同项目开工文件、施工组织设计、项目划分报审及确认、配合比试验大纲、技术要求、技术交底、作业指导书、施工进度计划、施工技术方案报审及批复、报告单、人员设备进场报验、原材料及构配件进场报验、设计通知、工程测量文件、施工日志、充水试验文件、单元工程质量评定文件、隐蔽工程验收文件、分部工程验收文件、单位工程外观质量评定文件、单位工程验收文件、金结与机电设备安装文件、质量缺陷处理文件、竣工图编制说明、竣工图、施工支付文件、施工声像档案及电子档案等。

3.7.2分类组卷的原则

遵循工程文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系。归档文件材料应符合完整性、准确性、成套性、系统性要求；案卷达到分类科学，组卷合理，类型鲜明，整理规范，便于检索、保管和利用。

3.7.3具体组卷方法

依据国家和行业的有关法规、标准，按照工程项目施工程序，结合工程项目划分进行分类组卷和排列案卷。工程项目文件材料采用四种方法相结合组卷：一是按工程项目划分；二是按部位组卷；三是按问题组卷；四是按时间组卷。分部工程以单元工程为基础组卷；单位工程以分部工程为基础组卷；合同项目完成验收文件以单位工程为基础组卷；案卷厚度范围保持2—3公分。

4总结

当前，我国的水利市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将践行改革，水利工程档案管理也会面临新情况，同时也存在较大的发展机遇和空间。我们应以积极学习和借鉴国外先进水利工程档案管理经验的态度，充分发挥我们已有的优势，重视加强水利工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结水利工程档案管理的经验，使水利工程档案更好地为经济建设和构建和谐社会服务。