高校档案管理“失范”问题分析与应对措施

李海涛

摘要：高校档案管理“失范”表现为“失重、失衡、失迷、失控”，其后果是：影响大学文化建设，阻碍高校核心竞争力的提升;影响档案为学校中心工作服务的作用的发挥，延缓学校整体发展步伐;影响学校历史档案的完整性，对历史和后人失责。对策是：加强档案法制教育和宣传工作;健全高校内部档案管理体制和机制;在大学文化建设中推动档案工作发展;拓展档案工作职能，加强“两个体系”建设;强化队伍建设，促使全校档案管理网络化。

关键词：高校档案管理;失范;措施

一、高校档案管理“失范”现象

“失范”的意思就是“失之于规范”。档案的特殊性与管理档案工作的规律性要求了档案管理工作必须在规范有序的环境中进行。这也是保证我国档案工作能够稳健发展的重要前提之一。但是目前很多高校都存在着一定的档案“失范”现象，具体有以下几种表现：

1.失重。这里主要指的是高校没有对档案工作加以重视，对档案管理机构投入的经费少，很多基础性设施都没有到位，没有投入相对应的人力、物力、财力等进行维护。因此造成档案管理机制不健全，管理团队少，专业技能薄弱等问题。使得档案管理工作失去了应用的价值与效益。

2.失衡。档案管理工作没有达到相应的档案法规方面的要求，导致档案管理工作处在失衡状态。在一个学校的管理建设中，任何一个环节的失衡都会对学校的管理体制造成一定的影响，这不是表示要将档案管理等同于其他人才培养、科学建设等中心工作一样，做到一碗水端平的概念，而是要把档案管理工作与其他管理工作同步发展。学校要根据自身的实际情况给予档案管理工作相应的位置，加强对档案管理工作的认识。

3.失密。档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，也是学校实现教育目标的客观条件。但是由于作基础差、发展慢，无法及时地跟随学校发展的步伐，导致档案管理工作一直停滞不前，很多管理职能也得不到充分的发挥，在收发材料方面经常处于被动状态，数字化管理利用率低，主動开发利用的资源少，降低了档案的文化价值和原始价值。

二、高校档案管理“失范”的影响

（一）影响大学文化建设，进而影响高校核心竞争力的提升

档案的文化属性是高校竞争的核心力量。它作为文化的载体承载着我们人类文明的历史进程，它是大学文化建设的基础，失去它将对高校事业的发展造成重大的影响，高校竞争的核心力就是人才的竞争力，档案管理工作是文化建设的关键部分，从系统性的分析上不难看出，档案管理工作一直在潜移默化的影响着高校的可持续发展道路。

（二）影响档案为学校中心工作服务的作用的发挥，延缓学校整体发展步伐

档案管理一旦“失效”，学生就不会主动的去利用档案的价值，如此一来，档案在高校管理中的作用也就无法得到发展，并且随着如今信息化时代的来临给档案管理技术带来了新的挑战与机遇，如果档案工作仍然保持传统的管理模式势必会影响整个学校的管理工作无法顺利展开，直接影响学校的发展进程。

三、高校档案管理“失范”的对策

1.加强档案法制教育和档案宣传工作。各高校要形成“以法治档”的管理意识，加强对档案管理工作的宣传力度。把档案管理工作纳入相关的工作计划中，部署各项方针政策，并且落实到实处，尤其要在学校的“十二五”规划中逐渐解决高校档案工作的基础设施问题。

2.健全高校内部档案管理体制和机制。在高校中建立相对比较独立的档案管理机构，构建全校的档案管理信息网络，实行“分层分级。定岗定责”制度，在管理中明确档案工作的职能要求，理顺学校各部门与档案管理之间的各项工作需要，投入一定的人力、无力、财力等，建立档案管理工作的保障机制，进一步提高档案管理工作，为高校建设提供更好的服务与效率。

3.在大学文化建设中推动档案工作发展。在大学文化中对历史文化进行积极的开发利用，把档案管理工作与学校的文化建设结合起来，在学校的文化建设中多方面的展现历史文化的内涵。加大对学校文化建设的投入力量，增加对档案管理的保障工作，改善档案管理的基础性设施，调动档案管理人员的积极性，从而使档案工作保持活力，获得良好的发展动力

4.开拓档案工作职能，加强“两个体系”建设。档案管理部门必须对资源管理的建设，改变传统的工作观念，创新档案管理工作的新模式，不断拓展档案管理的工作内容，将单纯的纸质保管转变为数字化信息保管，将收集中单一的接受材料转为征集与接受并重，将档案的普通提供利用转向主动开发利用，在编写研究中由单一的对材料进行编写转向资料与研究并重的过程，逐渐开发档案管理建设中特色性，利用其蕴含的文化资源积极创造新的文化景象。

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