浅谈文秘工作人员的基本素养

刘芳

【摘要】文秘工作人员是领导身边的参谋助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务等重要职责。提高文秘工作人员的基本素养，对于保障工作运转，提升服务水平，树好单位形象，具有重要的现实意义。本文结合有关理论知识和实践体会，对文秘工作人员应具备的基本素养进行初步探讨。

【关键词】文秘工作；素养

中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-054-01

第一，良好的精神状态是根本前提。事在人为，人在精神。良好的精神状态，是做好一切工作的前提，是事业成败的基础。文秘工作岗位重要、责任重大，既具体繁杂，又紧张清苦，只有始终保持良好的精神状态，干好工作才有内生动力。一要有坚定的事业追求。从事文秘工作非常体面、让人艳羡，也是出成果、出人才的岗位。既然选择从事这份工作，就要牢固树立事业至上的思想境界，把自身价值的实现融入到对单位发展作贡献的追求中去，始终保持对事业的挚爱，始终充满对工作的激情，努力在敬业实干中成就出彩人生。二要有饱满的工作热情。文秘工作任务艰巨繁重，需要特别能吃苦、特别能战斗的精神。要始终保持昂扬向上、奋发有为的精神状态，保持“五加二、白加黑”的工作劲头，把主要心思和精力用到推进工作上，聚精会神钻研业务，尽职尽责干好本职，努力在平凡的岗位上创造不平凡的业绩。三要有平衡的心理状态。从一定意义上说，选择了文秘工作就是选择了奉献，就要把困难矛盾扛在肩上，把个人利益抛在脑后，就要时刻保持平和的心态。坚持“看轻个人得失，看淡进步快慢”，做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑；坚持“以苦为乐、苦中作乐”，把苦和累当做成长的一种历练和财富，在艰苦奋斗中成长进步、砥砺品质、实现价值；坚持“从容淡定、宠辱不惊”，得到肯定时不得意忘形，受到批评时能反躬自省，为踏实工作创造良好心境。

第二，自觉的学习习惯是内在要求。作为文秘工作人员，要常怀“本领恐慌”的危机意识和忧患意识，以只争朝夕、时不我待的紧迫感，勤于学习新理论、新知识，为胜任本职、干好工作打下坚实基础。首先，学习内容要广。既要加强理论武装，系统学习党的理论政策、上级的决策部署，使之成为指导实践、推动工作的指南；又要坚持广泛涉猎，本着缺什么、补什么的原则，有针对性地学习掌握时代前沿和实用业务等知识，不断完善自身知识结构。其次，学习方法要活。要根据学习内容的不同，选取适合自己的方法。比如，研读理论著作时，可采取小结式读法，视情况可读一本书或一个章节后及时记录精华、写读后感，一步一总结、步步有收获；学习文件讲话时，可采用问题式学习法，边读边给自己提问题，以问题为主线把内容“串”起来，形成稳定的记忆架构；阅读报刊杂志时，可采用专题学习法，把获取的知识和信息定期分类收集，并及时跟上学习吸收、反复“回头看”。再次，学习贵在坚持。让学习成为生活方式，说着容易做起来难，既要对自己严格要求，还得有行之有效的好机制。比如，实行日清、周清制度。所谓日清，就是当天的报纸必须看、要点必须记住，不能整天闷头过日子。所谓周清，就是每周读完一本或一定页数的书，形成至少一篇读书笔记；梳理一周以來的知识点，结集以便日后学习。日日如此、周周如此，时间长了肯定大有裨益。

第三，扎实的文字能力是基本功底。能“文”是文秘工作的题中之义，文秘工作人员必须具备较强的文字处理能力，在以文辅政上多出成效。文字能力绝不仅仅是耍耍笔杆子，而是对文秘工作人员素质全面综合的培养，必须着力强化三个“基本功”。一要把握领导意图，提高领悟力。文稿起草的过程，实际上就是与领导思想对话的过程。不管写什么稿子，先得弄清领导意图、把握准确方向。在领受任务时，必须认真听、仔细记，并且记全面、记准确，遇到不明白的及时问，觉得不合适的马上提，把能想到的问题先解决掉。文稿拟写完成后，及时收集领导修改手稿，跟上听会整理领导讲话录音，从而更好地把握领导风格和语言习惯。二要善于系统筹划，提高思考力。思考深刻方能思想深邃，文思敏捷方能文采飞扬。树立“拿起笔杆子就是领导”的角色意识，站位要高、眼界要宽、思考要深，培养多面性、抓本质、看长远的思维方式，既能联系大政方针写出“厚重感”，又能结合具体事项增强“鲜活度”，还能提出管用建议体现“实效性”。集体讨论是拓宽思维广度的好方法，不仅能够把最精妙的布局、最精辟的观点、最精美的词句集中起来，而且让每位参与者开动脑筋、相互启发，有利于锻炼思维、快速成长。三要巧于借鉴运用，提高创造力。每次起草文稿，都要尽量多地占有素材，对上学习政策，对下掌握实情，对外借鉴经验，仔细甄别、认真研究，紧扣主题、合理取舍，为所起草的文稿添砖加瓦、增光添彩。提高写作能力必须下长功夫，根本途径在于勤学苦练。如果只是纸上谈兵、不去实践，写作水平是难以提高的。特别是对新手来说，要变被动地“赶鸭子上架”为主动地“鸭子敢上架”，敢于自告奋勇领受任务，敢于把材料拿给别人指点修改，这样才能尽快提高写作水平。

第四，全面的综合素质是必备条件。文秘工作千头万绪，项项都有很强的专业性。在普遍人少事多的常态下，这要求文秘工作人员既要精于本职岗位技能，又要尽可能的掌握多项业务能力，努力成为一专多能、独当一面的复合型人才。把握文秘工作的特点规律，不管身处哪个岗位，从事哪项服务，都必须具备三个方面的基本业务能力。一是参谋服务的能力。按照“身在兵位、胸为帅谋”的要求，紧贴领导工作思路，紧靠基层群众实际，深入开展对策性、前瞻性调研，从战略高度和辩证视角提出切实可行的对策建议，力求参在点子上、谋在关键处。同时，牢记角色定位、注意把握分寸，做到参与而不干预、献策而不决策、到位而不越位。二是综合协调的能力。立足承担的各项工作任务，全方位做好统筹谋划、综合协调，确保工作高效运转。内部协调，坚持有分有合的工作方法，日常性工作可独立承担，有重大活动和重要任务时，要善于协调其他部门人员共同完成；上下协调，在认真领会领导意图基础上，采取沟通、请示、联络、服务等多种方法，力争吃透上情、熟悉下情，确保政令畅通、运转顺畅；左右协调，经常与各单位、各部门互相通气，做到认识统一、步调一致。三是抓落实的能力。对上级和领导的决策部署和安排任务，迅速反应、及时跟进、果断执行，全力以赴抓推进、促落实，遇到难题不找借口，千方百计确保各项工作不折不扣地落到实处。在督促检查、把关工作、处理问题上，要坚持原则，不怕得罪人，做到问题不解决不放过、落实不到位不放过、群众不满意不放过。